Personas bruges som redskaber i idégenereringen samt som redskaber til at kvalitetssikre koncepter for ny/forbedret it-understøttelse.

Transkript

1 PERSONAS Personas er billeder af medarbejdere i a-kasser og jobcentre, som til dagligt praktiserer, og hvilke behov/ønsker har de til ny/forbedret it-understøttelse. Personas bruges som redskaber i idégenereringen samt som redskaber til at kvalitetssikre koncepter for ny/forbedret it-understøttelse. 1. Konsulenter i a-kasse med borgerkontakt 2. Konsulent i jobcentret giver 3. Konsulent i jobcenter med særlige målgrupper 4. Fastholdelseskonsulent i jobcentret 5. Faglig sekretær i a-kasse Persona 1: Konsulenter i a-kasse med borgerkontakt Rådgivning af ledige om jobsøgning og Jobnet.dk CV Per og Hans er begge erfarne konsulenter i en a-kasse. Deres arbejde består i at føre samtaler med ledige, typisk at rådgive og vejlede de ledige om mulige veje i jobs, om konkrete forløb for de ledige, og om ansøgninger og udfyldelse af CV. De skal både rådgive og inspirere de ledige til konkrete jobs, så de ledige selv kan søge videre, ligesom de skal sørge for, at de i a-kassen har de rigtige og opdaterede oplysninger parat, så de ledige er lette at udsøge, når de får jobordrer ind. Jobnet.dk CV et fungerer ifølge de to konsulenter ikke til de situationer de ledige står i. Brugbare CV er skal også kunne sendes til en virksomhed til helt konkrete job, der søges. Det kan man efter deres opfattelse ikke med det nuværende Jobnet.dk CV. Per løser det ved helt at undlade at beskæftige sig med Jobnet.dk CV (efter dette er godkendt). Han forholder sig ganske enkelt ikke til det, og nævner det ikke i sine samtaler. Det betyder så, at de ledige der kommer til Per ikke bliver opmærksomme på vigtigheden af også at forholde sig til Jobnet.dk CV, og dermed måske ikke udsøges, hvis der kommer jobordrer ind, der faktisk matcher deres ønsker og kompetencer. Hans bruger tid på at holde fokus også på Jobenet.dk CV, men hans synes det er irriterende at skulle arbejde med to CV er, og synes han spilder sin og den lediges tid. Både Per og Hans ønsker sig et system, hvor de lediges Jobnet.dk CV både kan bruges til udsøgning og til ansøgning om jobs. Et mere fleksibelt CV med brede søgekriterier

2 Persona 2: Konsulent i jobcenter giver Modtagelse af jobordre og rådgivning af virksomhed Carsten er virksomhedskonsulent i et jobcenter. Han er del af et team af virksomhedskonsulenter, som på skift har telefonvagten på jobcentrets. Samtidig har han som jobformidler også samtaler med ledige dagpengemodtagere, som han rådgiver og vejleder ifm. jobsøgning. Hvis en virksomhed kontakter jobcentret med en ordre på en løntilskudsperson, er det vanskeligt at udsøge ledige med en ledighedsperiode på minimum 26 uger, som der kræves, for at vedkommende er berettiget til løntilskud. Det er ikke muligt at udsøge på varighed i Jobnet.dk, og i det kommunale Opera er det ikke muligt at få alle relevante ledige fx fra nabokommuner med i udsøgningen. Når han udsøger i Opera får han typisk mulige emner, og når han går ind de enkelte borgeres journaler i Opera for se, om de matcher jobbet, er de fleste af oplysningerne i journalen ikke relevante for at kunne matche til jobbet. Han aftaler typisk med virksomheden at løntilskudsjobbet lægges i den kommunale jobdatabase og hvor længe, således at kolleger som har samtaler med ledige kan se det og opfordre de ledige til at søge. Hvis en virksomhed ringer for at få råd og vejledning om fx voksenlærlingeordningen, får han ofte ikke spurgt om virksomhedens cvr. nr.. Derfor bliver der ofte ikke noteret i virksomhedsmodulet, at virksomheden har ringet og om hvad. Af samme grund er relevante oplysninger om virksomheden ofte ikke ajourført, hvilket betyder, at konsulenten ikke får spurgt ind til en evt. igangværende fastholdelsessag, fulgt op på at virksomheden tidligere har ringet med en jobordre, eller hvordan det går med en nyansat i fleksjob. Det er tidskrævende manuelt at søge efter virksomheden i cvr. registeret efter telefonsamtalen og derfor bliver relevante oplysninger fra samtalen ofte ikke noteret i virksomhedsmodulet. Søgemulighederne i Jobnet.dk skal forbedres, fx skal det være muligt at søge på ledighedsperiode, ledighed eller i job, og evt. sortere ledige i prioriteret rækkefølge efter 1) ønskejob, 2) andre mulige jobønsker og 3) alle relevante jobs (A, B eller C jobs). Hvis virksomheden fx siger ja til en voksenlærling på metalområdet, skal det være muligt at kunne udsøge alle ledige, der ønsker at arbejde med metal, men som ikke har uddannelse (mhp. at kunne foreslå den ledige et voksenlærlingeforløb). Når en virksomhed ringer til jobcentrets servicetelefon, skal alle relevante oplysninger om virksomheden komme frem på en separat skærm, så konsulenten hurtigt og effektivt kan servicere virksomheden, og under/lige efter samtalen få skrevet alle relevante oplysninger om samtalen ind i virksomhedsmodulet. Det skal være meget lettere at dele det skrevne i forskellige it-systemer, så fx cvr. nr. og oplysninger som skrives i Opera under den enkelte borgers sag kopieres over i virksomhedsmodulet på en specifik virksomhed, uden manuel kopiering mellem systemerne

3 Persona 3: Konsulent i jobcenter med særlig målgruppe Vejledning af ledige akademikere i jobsøgning Peter er ansat som personlig jobformidler i et projekt med særligt fokus på nyledige med mellemlange uddannelser (professionsbachelorer). Hans opgaver er coaching og rådgivning af ledige. Han følger de ledige det første halve år af deres ledighed og skal blandt andet afholde fælles samtaler med a-kasser. De ledige skal have 6 samtaler indenfor 6 måneder, og det første tilbud indenfor 13 uger. Det vil stort set altid være et jobsøgningskursus, for mange i målgruppen har ikke tilstrækkeligt gode jobsøgningskompetencer - især har mange svært ved at kontakte virksomhederne og fortælle, hvad de kan. Han har flere konkrete udfordringer: Han skulle egentlig ud til virksomhederne 50% af sin arbejdstid og bruge de andre 50% på rådgivning af ledige. Men reelt bruger han kun 20% af tiden på det virksomhedsvendte, 20% på det borgervendte (primært coaching og rådgivning af ledige) og 60% på administrative opgaver. Når han udsøger ledige ud fra en jobordre eller en jobåbning, er det vanskeligt eller umuligt at finde ledige, der matcher via søgninger på Jobnet.dk CV et (som han søger på via workbase). Derfor udsøger han aldrig ledige via Jobnet.dk/workbase, hvis han kan undgå det. I stedet går han altid ind i Emnebanken, der er en særlig database, hans team selv har lavet, og som kun dækker egen kommune. Her findes CV er på alle de ledige, de har haft til samtale, og her kan han hurtigere og mere nøjagtigt finde et antal ledige, der matcher et givent job, og hurtigt sende CV er til virksomheden. De blanketter han ofte skal bruge er ikke fuldelektroniske. Derfor skal han printe og scanne og sende alle blanketter til sig selv, før han kan få den vedhæftet borgernes sager. Og der er mange andre dobbelte arbejdsgange; eksempelvis skal han copy/paste alt, hvad han skriver i matchsamtalen, for det samme skal skrives i planmodulet. Alle de placeringer, han laver, skal registreres separat i et tælleark (excel-database), for at der kan trækkes nøjagtig og opdateret ledelsesinformation, og for at sikre, at de får registreret målopnåelse for teamet/projektet - det er for tidskrævende, eller umuligt, at trække informationerne ud på andre måder. Han er lige gået i gang med at bruge Jobnet.dk for jobkonsulenter. Det giver ham to kalendersystemer. Han kan skrive ting i Planner, der så kommer ind i Outlook, men han kan ikke få ting fra Outlook ind i Planner. Derfor skal han reelt arbejde parallelt i begge kalendersystemer. Som virksomhedskonsulent er han blevet mere mobil, og er mere ude på virksomhederne. Men it-understøttelsen har han ikke med. Han har blok og pen med ud på virksomhederne. Han kan bedre være nærværende med blok og pen, synes han. Men det giver udfordringer med tidsforbruget, fordi der bliver dobbelte arbejdsgange. Han ønsker mere tid ude på virksomhederne, bedre udsøgningsmuligheder, mulighed for at kunne trække statistiske data i eksisterende systemer og mulighed for at have it med ud på virksomhedsbesøg

4 Persona 4: Fastholdelseskonsulent i jobcentret Services til virksomheden om fastholdelse af sygemeldte Rikke er fastholdelseskonsulent i et sygedagpengeteam i et jobcenter. Hendes opgaver er at tage sig af sygemeldte lønmodtagere samt at servicere virksomheder, der henvender sig om at forebygge (langvarige) sygemeldinger. Hun laver de fleste af sygedagpengeområdets opgaver: Myndighedsopgaver og virksomhedsservice. Både hun og hendes kolleger er blevet rigtig gode til at komme ud på arbejdspladserne, og virksomhederne tager det som en god service. Det forebygger opsigelser, at de er blevet mere synlige. Rikke har flere konkrete udfordringer: For det første mangler hun basale oplysninger til at vurdere om den sygemeldtes arbejdsplads skal kontaktes med tilbud om tidlig indsats. Når hun får oplysningsskemaet, har borgerne typisk udfyldt årsagen til sygemeldingen og hvornår, de regner med at være tilbage. Men der mangler ofte flere oplysninger. Fx oplysninger om arbejdsfunktion og kontaktoplysninger på arbejdsgiveren. Derfor er hun tit ikke særlig godt forberedt, når hun møder borgeren første gang, og når hun kontakter virksomheden første gang. Hun har en bærbar computer, men kan ikke være sikker på at kunne komme online ude på virksomhederne, og selv hvis hun kan komme online, er sagsstyringssystemet så langsomt, at det i praksis ikke kan bruges i en mødesituation. Derfor har hun alt med på papir ud i virksomheden, inklusiv alle blanketter, der kan blive brug for. Det er ikke superbesværligt - men det er heller ikke særlig professionelt, synes hun. Der er en fordom om, at jobcentret som offentlig myndighed ikke får tingene ordnet, og ikke er så effektive. Det ville være et bedre signal at sende, at tingene kunne ordnes med det samme. Mindre virksomheder har tit spørgsmål til, hvordan tingene foregår i Virk.dk. Det er ikke nemt at svare, fordi hun ikke kender systemet og brugerfladen. Hun ønsker at det er muligt på en enkelt måde at trække alle relevante oplysninger vedr. fastholdelse inden virksomheden kontaktes, så hun hurtigt kan klædes på til at snakke med arbejdsgiveren om muligheder og risici. Desuden ønsker hun mulighed for at være online eller arbejde offline, når hun er på virksomhedsbesøg, så hun ikke skal tilbage til jobcentret for at finde oplysninger om fx revurderingstidspunktet, hvem der er den sygemeldtes sagsbehandler og evt. tidligere sagsbehandlere. At kunne udfylde blanketter digitalt hos arbejdsgivere har også stor prioritet. At kunne booke møder digitalt, når hun sidder hos arbejdsgivere. Det handler om at blive mere mobil og kunne gøre flere ting digitalt og direkte hos arbejdsgiverne og kunne rådgive (endnu) bedre

5 Persona 5: Faglig sekretær i a-kasse Rådgivning af ledige til uddannelse og opkvalificering Poul er faglig sekretær i en a-kasse/fagforening og har jobformidling og opkvalificering som kerneopgaver. Han har kontakt med både ledige, virksomheder og tekniske skoler og meget opsøgende arbejde til virksomhederne, hvor han blandt andet arbejder med hurtig omplacering ved fyringer samt opkvalificering og kurser i perioder, hvor der ikke er så meget i ordrebogen. Desuden afholder han CV-workshops for nyledige sammen med en kollega to gange om ugen, hvor de ledige og han kan lære hinanden at kende, hvilket er en fordel ift. jobformidling, uddannelse og opkvalificering. Der er stort fokus på uddannelse og opkvalificering i a-kassen. Allerede nu mangler der faglærte indenfor deres område, og der vil komme til at mangle i Ledigheden indenfor branchen er så lav, at a-kassen i op imod en fjerdedel af deres formidlingsopgaver ikke kan formidle ledige med de kompetencer, virksomhederne efterspørger. Det er en udfordring, at de understøttende værktøjer til at finde relevante uddannelses- og opkvalificeringsmuligheder for de ledige er lister i PDF-format. Der kan ikke søges digitalt, så man må scrolle gennem listerne eller printe og bladre på gammeldags facon. De ledige har vanskeligt ved at overskue mulighederne, og ofte er det den faglige sekretær, som peger på opkvalificeringsmuligheder for den ledige. Der er indført uddannelsespakker, der mindsker udbuddet af uddannelses- og opkvalificeringsmuligheder. Nyledige har ret til 6 ugers jobrettet uddannelse indenfor uddannelsespakkerne, som skal godkendes af jobcentrene. Når der er fundet et uddannelses/kursus(forløb), der matcher den lediges behov for kompetenceudvikling, er der en række praktiske planlægningsudfordringer: Det er tidskrævende at finde ud af, hvilke skoler der udbyder de forskellige delelementer i et uddannelsesforløb, og hvornår. For at få en hel uddannelsespakke skal der ofte sammensættes fra flere forløb, og ofte må den ledige fx skulle tage nogle moduler på Sjælland og andre i Jylland. Desuden kan det være vanskeligt at nå et helt uddannelsesforløb indenfor ledighedsperioden på dagpenge pga. ventetid på delelementer. Oveni kommer, at jobcentrene generelt har meget forskellig praksis ift. prioritering af uddannelse og opkvalificering. Nogle bevilger gerne relevante kurser, mens andre er meget restriktive. Digitale udsøgningsmuligheder af relevante kurser og forløb ift. de lediges muligheder for 6 ugers uddannelse. Ligeledes lettilgængeligt grafisk overblik over brancher i vækst (gerne historisk/geografisk), så det er let at vise ledige, hvor der er jobmuligheder mhp. at motivere til at tage et uddannelsesforløb. En uddannelsesportal til at understøtte uddannelse og opkvalificering, der både kan fungere som medlemsportal og rådgivningsværktøj, svarende til den portal Metal, 3F, DI og Industriens Uddannelser har lavet. Hvis den bliver NemId-baseret kan man oprette sig som privat bruger

6 FIRMAS Firmas er billeder af virksomheder, der bruger virksomhedsservice, og hvilke behov/ønsker de har til ny/forbedret it-understøttelse. Firmas bruges som redskaber i idégenereringen samt som redskaber til at kvalitetssikre koncepter for ny/forbedret it-understøttelse. 1. Dansk Supermarked, en stor landsdækkende detailvirksomhed 2. Konditorbageren i Vejle, en mindre selvstændig bagerbutik 3. Elitemiljø, en stor landsdækkende rengøringskæde 4. Brombærgården, en mindre privat integreret daginstitution 5. Teknik og miljø, stor offentlig arbejdsplads Firma 1: Dansk Supermarked Rekruttering Dansk Supermarked er en landsdækkende detailvirksomhed med ansatte. Der er meget stor personaleomsætning, især blandt unge og ufaglærte. Dansk Supermarked lægger stor vægt på en hurtig jobformidling og ensartet samarbejde med jobcentrene - og synes generelt der er et rigtigt godt samarbejde. Dansk Supermarked er i gang med en centralisering af alle back-office processer, og det er derfor vigtigt, at det er enkelt og hurtigt at kommunikere elektronisk med jobcentrene. Udfordring I forbindelse med rekruttering til butikkerne oplever Dansk Supermarked ofte, at jobcentrene har svært ved at udsøge relevante kandidater - og særligt kandidater, der bor i andre kommuner. Hertil kommer, at der i forbindelse med fx etablering af praktikker er forskelligt serviceniveau, og at der skal indgås forskellige aftaler, afhængigt af jobcenter Behov/ønsker Dansk Supermarked ønsker sig dels, at jobcentrene kan og vil udsøge jobs bredere end tilfældet er nu, dels at der er ensartede administrative krav og procedurer og arbejdsgange i forbindelse med fx ansættelse i praktikker og løntilskud - 6 -

7 Firma 2: Konditorbageren i Vejle Rekruttering Konditorbageren i Vejle er en selvstændig bager og butik, som er med i en større landsdækkende indkøbskæde. Der er i alt ca. 20 ansatte, dels bagersvende og en lærling i bageriet, og dels HK ansatte i butikken samt en chauffør til at køre varer til butikker og storcentre. Nye medarbejdere rekrutteres på sædvanlig vis via netværk og mund til øre metoden. Konditorbageren har dog også samarbejdet med de nærliggende jobcentre om rekruttering - også om rekruttering på særlige vilkår. Udfordring Bagermesteren har tidligere forsøgt sig med Jobnet.dk til at søge medarbejdere til ledige stillinger - primært chauffører og bagersvende - men uden den store succes. En søgning på fx bagersvende giver typisk ca. 300 ledige registreret med en uddannelse som bager. Problemet er, at deres Jobnet.dk CV ikke er retvisende. Af de 300 er der en stor andel, som ikke har arbejdet som bagersvende de sidste mange år. De skal sorteres fra, fordi der ofte skal for meget oplæring til, inden de kan varetage jobbet. Udsøgningen og sorteringen er alt for tidskrævende - det tager for lang tid at læse alle 300 CV er igennem, og for ham er det en uoverskuelig opgave at få sorteret i relevante og irrelevante CV er. Desuden er der ifølge bagermesteren en del ledige med CV i Jobnet.dk, som reelt ikke er interesseret i et job, og som kun registreres med et CV i Jobnet.dk for at opretholde deres forsørgelse. Behov/ønsker Bagermesteren foretrækker at ringe til jobcentrets frem for at søge selv på Jobnet.dk, hvis han skal bruge nye medarbejdere og ønsker assistance fra jobcentrene. Han foretrækker at ringe til en fast kontaktperson i jobcentret, som skal kende til arbejdspladsen og tonen i bageriet, og som han kan fortælle, hvad han har brug for af arbejdskraft (mundtlig jobordre). Dernæst kan kontaktpersonen finde 3-5 ledige, gerne nogle som han kender lidt til på forhånd, og som han kan stå inde for, og som selvfølgelig skal kunne matche jobbet. Det skal være nogen der kan tåle, at der fx bliver råbt højt i bageriet, hvis der er travlt. Virksomhedskonsulenten skal kende til arbejdspladsen og lidt til de ledige, og skal på den baggrund kunne udvælge ledige, der matcher arbejdspladsen. Hvis han selv skal udsøge i Jobnet.dk, foretrækker han at kunne udsøge ledige, der har arbejdet som bagersvende eller chauffører indenfor de seneste 3 måneder. Og at det blev muligt at sorterer umotiverede fra i udsøgningen

8 Firma 3: Elite Miljø Fastholdelse Elite Miljø er en landdækkende servicevirksomhed med i alt ca ansatte. Virksomheden samarbejder med flere forskellige jobcentre om bl.a. fastholdelse af sygemeldte medarbejdere. Virksomhedens interne procedurer for håndtering af sygefravær har betydning for muligheden for en tidlig indsats fra jobcentrets side. Når en medarbejder har været til sygesamtale med sin teamleder, sender teamlederen en sms til det centrale lønkontor i Midtjylland. Teamlederen skriver navn og medarbejdernummer, fraværsårsag og første og evt. sidste sygedag. Derefter indberetter en administrativ medarbejder sygefraværet og anmoder kommunen om sygedagpenge jf. de fastsatte tidsfrister. Udfordring Den administrative medarbejder, som indberette sygefraværet, kender ikke til den sygemeldtes situation og kan derfor hverken vurdere, om en tidlig indsats er relevant eller svare på spørgsmålene om tilpasning af arbejdet ifm. anmeldelsen. Den administrative medarbejder er ligeledes usikker på, hvilke konsekvenser det kan have for den sygemeldtes sag, hvis hun svarer. Spørgsmålene virker underlige og er svære at svare på for virksomheden. De passer ikke med virksomhedens opfattelse af, hvad der er vigtigt ifm. sygefravær. De kender ikke til fast track ordningen og ved ikke, at muligheden eksisterer. Elite Miljø bliver kun meget sjældent kontaktet af et jobcenter om en sygemeldt medarbejder. Hvis teamlederen vurderer, at der er behov for tidlig indsats fra jobcentrets side, er den normale procedure, at teamlederen (som har personaleledelsen) opfordrer den sygemeldte til selv at kontakte sin sagsbehandler i jobcentret. De har oplevet flere sygemeldte medarbejdere, som i starten af et sygeforløb har en del jobcentermedarbejdere inden over sin sag, og hvor den sygemeldte bliver kastebold mellem de forskellige afdelinger i kommunen. Set fra virksomhedens perspektiv giver kommunerne generelt samme indsats til alle sygemeldte uanset diagnose. De glemmer at tage udgangspunkt i det enkelte menneske, og at gøre det rigtige for den sygemeldte afhængig af dennes situation eller diagnose. Behov/ønsker Virksomheden foretrækker en fast kontaktperson i jobcentret, som har til opgave at tage vare på den sygemeldte og følge sagen til dørs. De har rigtig gode erfaringer med fastholdelseskonsulenterne, og de så gerne, at denne - udover at arbejde med fastholdelse - også kan være bindeled med de øvrige medarbejdere i jobcentret, som er involveret i den sygemeldte medarbejders sag. Ofte er den sygemeldte meget forvirret og rundt på gulvet, og kunne godt bruge en tovholder i sin sag. I forbindelse med anmeldelse af fraværet og anmodning om sygedagpenge så de gerne, at NemRefusion blev hurtigere og meget mere smidig at arbejde i. Efter en indtastning vender man fx tilbage til startsiden og skal derefter selv klikke sig frem til, hvor man er kommet til. Tidligere indtastninger skal kunne gemmes til næste indtastning. De ønsker ligeledes en mere smidig og effektiv arbejdsgang til at give jobcentret besked om risikosager. Fx at kunne give besked om alle sygemeldinger, hvor der ikke er en forventet raskmeldingsdato på den sygemeldte

9 Firma 4: Daginstitution Brombærgården Uddannelse og opkvalificering Brombærgården er en privat integreret daginstitution med 156 børn (vuggestue og børnehave) og 40 medarbejdere. De får rigtig mange uopfordrede ansøgninger og derfor bruger de ikke jobcentret direkte til rekruttering til ordinære stillinger. Men de bruger jobcentret til rotation, når medarbejderne er på uddannelse, og samarbejder også med jobcentret om borgere i praktik. De har efterhånden ansat 8-9 medarbejdere, som er startet i praktik, løntilskud eller i forbindelse med jobrotation. Der er også en del af deres praktikanter, der er kommet i uddannelse. Det er de stolte af, og de ser det som en værdi at være en del af samfundet og derfor også hjælpe folk med at komme tilbage til, eller i gang på, arbejdsmarkedet. De er generelt godt tilfredse med samarbejdet med jobcentret. Der er en åben og ærlig dialog, hurtig respons på henvendelser og anerkendelse af og interesse for institutionens indsats, når det gælder praktikanter, fx når deres medarbejdere fungerer som mentorer. Der er meget tastearbejde ved administration af rotationsordningen. Der skal laves blanketter for hver enkelt medarbejder, og der skal tælles timer sammen fra de medarbejdere, som er på kursus, og som kan indgå i ordningen. Ofte kommer jobkonsulenten med papirer til underskrift - det scanner de ind og sender tilbage til jobcentret. Måske kunne det gøres enklere? De har prøvet at bruge Jobnet.dk til at se efter nye medarbejdere, men synes det er vanskeligt at finde frem til, om de ledige kan lige det, de behøver. En del papirarbejde kunne måske klares med NemID. Hvis de nu kunne skrive under elektronisk, så jobcentret ikke skulle sende så mange blanketter og breve ud. Deres ønske til Jobnet er mere specifikke søgekriterier og BEDRE CV er! Sidst ville de gerne have et overblik i pixieform over, hvad jobcentrene kan tilbyde af ordninger

10 Firma 5: Teknik og Miljø i Aarhus Kommune Job på særlige vilkår Teknik og Miljø i Aarhus Kommune har ansvaret for håndtering af byens affald og vandforsyning, vedligeholdelse af kommunens veje og ejendomme samt behandling af byggegodkendelser. Der er ca ansatte, primært håndværkere, ufaglærte og en del administrative medarbejdere samt akademikere. Teknik og Miljø har en fast procedure for rekruttering af ordinær arbejdskraft, som ikke involverer jobcentrene (det foregår altid med opslag på kommunes webside). Til gengæld samarbejder de en del med Aarhus Kommune og nærliggende jobcentre om rekruttering på særlige vilkår. Byrådet i Aarhus Kommune har besluttet, at 10 % at medarbejderne i kommunens magistrater skal være ansat på særlige vilkår, i løntilskud, senior- eller nyttejob. Det har medført øget samarbejde og administrativt samarbejde mellem arbejdspladsen og jobcentret. Det skal være ekstraordinære opgaver udover driften, som fx at vaske bænke og busskure, klippe strips af lygtepælen samt mindre opgaver ifm. projekter rundt om i byen. Udfordring Det kan være en udfordring at finde arbejdsopgaver i Teknik og Miljø til fx løntilskudsjobs. På den ene side må det ikke være arbejdsopgaver, som udføres i ordinære stillinger, på den anden side skal jobbet give mening og på sigt medvirke til at kvalificere den ledige til at komme i betragtning til de ordinære stillinger i Teknik og Miljø. Derfor skal der være nogle udfordringer i jobbet. Der går typisk 3-6 og nogle gange 8-10 måneder inden der er en kandidat, der matcher, så opgaverne skal også kunne tåle at vente længe på den rette person. Ligeledes er udfyldelse af blanketter og hjemtagelse af tilskud en administrativ udfordring for arbejdspladsen. Når en afdelingsleder har lavet en beskrivelse til fx et løntilskudsjob, sendes denne via til jobcentret, der lægger opslaget i jobcentrets jobbank. Hvis jobcentret finder en kandidat til fx løntilskudsjobbet, er der en del blanketter, som skal udfyldes, printes, underskrives, scannes ind med underskrift og sendes til jobcentret og til afdelingens tillidsvalgte. Det tager typisk minutter pr. ledig på særlige vilkår hver gang. Jobcentret kan udfylde noget på forhånd, men ofte skal der ændres igen pga. ændringer i løn eller pensionsforhold, og så skal den udfyldes og printes osv. igen. Oveni dette, skal hjemtagelse af tilskuddet søges i et andet IT system, i Virk.dk. Det giver meget administration og mange unødige arbejdsgange. Oven i dette kommer, at Teknik og Miljø samarbejder med flere jobcentre, som har forskellige procedure og retningslinjer for fremsendelse og godkendelse af blanketterne osv. Behov/ønsker Den administrative medarbejder på arbejdspladsen skal selv kunne udfylde blanketter til ansættelse på særlige vilkår elektronisk, underskrive med fx digital signatur og sende til jobcentret og tillidsvalgte. Der skal være skriveadgang, så det er muligt for alle parter at rette i blanketterne, og det skal kunne gemmes, så man ikke skal starte på ny, hvis der er fejl i. Det skal således være muligt at hente gamle blanketter og rette i dem, så ikke der skal udfyldes en helt ny blanket hver gang. Og udfyldelse af blanketter og ansøgning om fx løntilskud bør være i samme IT system