Organisationsbeskrivelse By- og Udviklingsforvaltningen April 2014 1
1) Indledning, baggrund og ajourføring 2) Mission, vision og strategi 3) Kultur og værdier i) Værdigrundlag ii) Medbestemmelse og sikkerhed iii) Personalepleje 4) Politik, mål og monitorering i) Politisk styringsmodel ii) Administrativ styringsmodel 5) Organisering i) Den politiske organisation ii) Den administrative organisation linie og programmer 6) Ledelses- og arbejdsform i) Ledelse ii) Linie iii) Programmer Appendiks 1) Administrationsgrundlag 2
1. Indledning, baggrund og ajourføring Organisationsbeskrivelsen for By- og Udviklingsforvaltningen er en integreret del af Kolding Kommunes styringssystem. Organisationsbeskrivelsen beskriver: Målhierakiet mellem vision, politikker og By- og Udviklingsforvaltningens arbejde Organisationsstrukturen i By- og Udviklingsforvaltningen By- og Udviklingsforvaltningens strategiske mål By- og Udviklingsforvaltningens opgave- og kompetencefordeling De værdier og arbejdsmetoder, der sammen udgør By- og Udviklingsforvaltningen Organisationsbeskrivelsen ajourføres løbende i takt med de ændringer, der sker i By- og Udviklingsforvaltningens organisationsstruktur og arbejdsområder, dog som minimum én gang årligt. Såvel forvaltningsledelse som medarbejdere har et ansvar for at bidrage med forslag og initiativer, der kan forbedre og aktualisere forvaltningens opbygning, målenes relevans og tilrettelæggelsen af konkrete arbejdsgange. By- og Udviklingsforvaltningens direktør har det endelige ansvar for at vedligeholde og ajourføre organisationsbeskrivelsen. 3
2. Mission, Vision og strategi Vision Kolding Kommune Kolding Vi designer livet Sammen designer vi muligheder for et bedre liv gennem iværksætteri, social udvikling og uddannelse. Passionen for at udforske og anvende design, gør Kolding kendt i udlandet som den europæiske designby, hvor iværksætteri, social udvikling og uddannelse i samspil danner en stolt vækstkommune. Kolding danner forbillede for iværksættere og de bæredygtige vækstvirksomheder tiltrækker investorer. Vi udvikler viden med udgangspunkt i design. Kolding er et attraktivt sted at bo, hvor mange bliver idérige iværksættere i Koldings innovative virksomheder og sociale projekter. Vision og mission By- og Udviklingsforvaltningen Med ovenstående vision for Kolding Kommune for 2012-2022 som underliggende platform, lyder By- og Udviklingsforvaltningens mission og vision således: Mission By- og Udviklingsforvaltningen er til for at styrke og udvikle Kolding kommune som en attraktiv bosætnings-, oplevelses- og vækstkommune. Det gør vi i tæt dialog med borgere, foreninger og erhvervsliv. Vision By- og Udviklingsforvaltningen vil være et skridt foran og skabe positive forandringer. Vi arbejder innovativt og går efter bæredygtige løsninger, der fremmer menneskelig og økonomisk vækst. Forvaltningen vil være en attraktiv arbejdsplads og samarbejdspartner med et godt omdømme i det omgivende samfund. Strategiske indsatsområder Den helhedsorienterede forvaltning - tværgående samarbejde, ressourcefleksibilitet og samtænkning af drift og udvikling Den kommunikerende forvaltning - den gode historie, branding, den oplevede service Den forandringsskabende forvaltning - innovationsevne, designtænkning, vækst og iværksætteri Den samarbejdende forvaltning - borger- og samfundsrelation, Offentlig Privat Partnerskab og konkurrenceudsættelse Den attraktive forvaltning - rekruttering, medarbejderudvikling, trivsel og fastholdelse 4
3. Kultur og værdier i) Værdigrundlag By- og Udviklingsforvaltningen er en attraktiv arbejdsplads og effektiv virksomhed, der arbejder for, at borgere, virksomheder og andre relevante samarbejdspartnere ydes den mest optimale service. I By- og Udviklingsforvaltningen anerkendes, at velmotiverede, engagerede og dygtige medarbejdere er forvaltningens væsentligste ressource og forudsætning for at forvaltningen kan opfylde opstillede mål. By- og Udviklingsforvaltningens ledere skal være gode personaleledere. De skal være garanter for et godt arbejdsklima og trivsel. Lederne skal sikre dette i kraft af åbenhed, uddelegering af ansvar, en udtalt vilje til dialog og i det hele taget gennem kvalificeret kommunikation. Endvidere skal de være i stand til hurtigt at tage hånd om konflikter og bidrage til deres løsning. Lederne skal arbejde strategisk med rekruttering samt kompetenceudvikling, og tage initiativ til medarbejderudvikling ud fra den enkelte medarbejders kompetencer og behov. Endvidere skal lederen støtte op, om medarbejdere, der søger nye kompetencer og udfordringer i deres opgaver. Den bærende idé er, at alle ledere og medarbejdere indgår og deltager i et dynamisk og udviklingsorienteret samvær og samarbejde, der bygger på tillid og respekt. Ligeledes er det en kendsgerning, at visionen for Kolding Kommune Kolding, Vi designer livet, alene kan blive en realitet såfremt alle bidrager hertil, og søger at arbejde for at efterleve nedenstående principper: Vi vil arbejde tværgående inden for forvaltningen, i organisationen Kolding Kommune og med eksterne samarbejdspartnere Vi vil have designtænkning som et omdrejningspunkt i vores udviklings- og projektarbejde og bruge metoderne til at optimere vores arbejdsrutiner og procedurer Vi vil have fokus på at skabe muligheder, der ansporer til risikovillighed og mod både internt i organisationen og i forhold til borgere og samarbejdspartnere Vi vil eksperimentere med processer, ydelser, teknologier og samarbejdsformer Vi vil i arbejdet med nye idéer og projekter have fokus på at opfylde samfundsmæssige behov og skabe nye sociale relationer eller partnerskaber ii) Medbestemmelse og sikkerhed Medbestemmelse: Sikring af medbestemmelse og sikkerhed for By- og Udviklingsforvaltningens personale varetages af By- og Udviklingsforvaltningens forvaltningsgrenudvalg jvf. Arbejdsmiljø- og sundhedsmanualen. 5
By- og Udviklingsforvaltningens MED-struktur fremgår af Lokalaftale for medindflydelse og medbestemmelse. Et godt samarbejde og samvirke medarbejdere imellem, ledelse imellem og mellem medarbejdere og ledelse er forudsætning for en dynamisk og udviklingsorienteret organisation, hvorfor arbejdet i personalemøder og MED-udvalg er højt prioriteret. Arbejdsmiljø: Arbejdsmiljøorganisationen er en del af MED-organisationen. Enhver arbejdsmiljøgruppe hører under et MED-udvalg eller et personalemøde med MED-status. Medarbejderrepræsentanten skal sammen med ledelsesrepræsentanten indgå i arbejdsmiljøgruppen. Alle arbejdsmiljørepræsentanter forventes at yde en aktiv, målrettet og positiv indsats til sikring af et godt arbejdsmiljø i Kolding Kommune i samarbejde med Arbejdsmiljøtjenesten. iii) Personalepleje Det er vigtigt, at nye medarbejdere introduceres grundigt både før, og i tiden umiddelbart efter, tiltrædelse. Ansvaret herfor påhviler den nærmeste leder. Der gennemføres en årlig udviklingssamtale mellem den enkelte medarbejder og nærmeste leder. Udviklingssamtalen skal aktivt bruges til at sikre bedst mulig overensstemmelse mellem personprofil og jobprofil samt skabe nogle trygge udviklingsrammer for den enkelte medarbejder. Et højt informationsniveau og løbende videre- og efteruddannelse betragtes som en forudsætning for at varetage arbejdsopgaverne. Et højt og relevant vidensniveau sikres ved løbende gensidig orientering og passende videre- og efteruddannelse, der bl.a. aftales i forbindelse med udviklingssamtalen. 6
4. Politik, mål og monitorering i) Politisk styringsmodel Byråd VISION Politiske udvalg VÆRDIGRUNDLAG UDVALGSPOLITIKKER Politiske fokusområder Budgetter Forvaltning STRATEGIER, HANDLINGSPLANER Administrationsgrundlag (regulativer, vejledninger, retningslinjer mv.) Styringsmodel; vision, politikker og handlinger Modellen beskriver et målhierarki og viser sammenhængen mellem vision, politikker og handlinger. Visionen er vedtaget af byrådet og skal være det værdigrundlag som politikker, strategier og handleplaner hviler og måles på. De politiske udvalg har ansvar for den politiske implementering af visionen. Udvalgene skal konkretisere visionen gennem udpegning af 2-årige fokusområder inden for deres respektive politikområder. Når de politiske mål er fastlagt, har forvaltningen ansvar for at omsætte målene til konkrete handlinger. Det sker gennem strategier og handleplaner. Ideelt vil enhver handling være en udmøntning af visionen, og det er forvaltningen, der følger op på, hvorvidt politiske mål og dermed visionen bliver udmøntet. Målhierarkiet fungerer således som en styringsmodel for forvaltningen til at sikre fokus på implementering af vision og politikker. 7
ii) Administrativ styringsmodel UDMØNTNING AF BYRÅDETS VISION Mission og vision Organisationsbeskrivelse herunder strategiske indsatsområder og værdigrundlag Konkrete programmer Administrationsgrundlag (Administrationspolitik, personalestrategi, ledelsesgrundlag, konkrete handlingsplaner, initiativer mv.) Administrativ styringsmodel: Vision, organisering, administrationsgrundlag Modellen beskriver et målhierarki der viser sammenhængen mellem forvaltningens vision og mission, organisering samt administrationsgrundlag. Den administrative styringsmodel skal ses i sammenhæng med den politiske styringsmodel. Den administrative model skal på alle tidspunkter afspejle den mest hensigtsmæssige måde, hvorpå de politiske mål kan omsættes til handling. Målstyringen foregår gennem årsaftaler mellem direktøren og områdecheferne. Årsaftalerne er opdelt i mål inden for: 1. de vigtigste driftsmæssige mål 2. strategiske mål fælles for organisationen 3. organisatoriske mål inden for eget område Årsaftalerne indgås årligt efter budgetvedtagelse, og opfølgning foregår kvartalsvist. 8
5. Organisering i) Den politiske organisation Den politiske organisation fremgår af Kolding Kommunes Styrelsesvedtægt: http://www.kolding.dk/politik/styrelsesplan/styrelsesvedtaegt-for-kolding-kommune ii) Den administrative organisation linje og programmer By-og Udviklingsdirektør Thomas Boe Konsulentteam Sekretariat Økonomi Kultur Nicolai D. Heidemann Plan, Byg og Ejendomme Merete Dissing Miljø Bent Mouboe Anlæg og Drift Martin Sejersgaard-Jacobsen Kolding Brandvæsen Søren Ipsen Kultur Byggesag Industri Projektering Kolding Brandvæsen Kolding Musikskole Kommunale Ejendomme Klima & Bæredygtighed Rengøring/Kantine Koldingbibliotekerne Planafdelingen Landbrug og GIS-team Renovation Køb & Salg Natur & Vand Trafik Green Cities Vej & Park Drift 9
6. Ledelses- og arbejdsform By- og Udviklingsforvaltningen er en af fem forvaltninger i Kolding Kommune. By- og Udviklingsforvaltningens opgaver er, at: Sikre politiske udvalg det bedst mulige beslutningsgrundlag Gennemføre byråds-/udvalgsbeslutninger Formulere oplæg til og sætte mål for By- og Udviklingsforvaltningen Formulere oplæg til handlingsplaner til realisering af mål Være kreativ, ideskabende og innovativ Skabe, fastholde og udbygge By- og Udviklingsforvaltningens kultur og profil Udforme politikker, programoplæg mv. til politiske udvalg Koordinere arbejdet i By- og Udviklingsforvaltningen, herunder ansvarsplacering Aktivt styre økonomi, personale og teknologiske ressourcer Vedligeholde og udvikle By- og Udviklingsforvaltningens arbejdsmetoder med henblik på at fremme effektiviteten og den oplevede kvalitet for borgeren i) Arbejdsform a. Ledelse By- og Udviklingsforvaltningen ledes gennem en chefgruppe med by- og udviklingsdirektøren i spidsen. Chefgruppens opgave er at koordinere tværfagligt og tværorganisatorisk samarbejde i By- og Udviklingsforvaltningen, koordinere den overordnede opgaveløsning og sikre gennemførelse af forvaltningens strategiske mål. Chefgruppens opgave er ligeledes, at sikre og koordinere det tværorganisatoriske samarbejde mellem By- og Udviklingsforvaltningen og de andre forvaltninger i Kolding Kommune samt samarbejdet med eksterne samarbejdsparter gennem de strategiske indsatsområder. By- og udviklingsdirektøren har det overordnede ansvar for det udviklende og politikskabende arbejde for hele forvaltningens forretningsområde. Relationen mellem forvaltningens chefgruppe og de enkelte afdelinger og institutioner bygger på central styring decentral ledelse. b. Linie Det er i linien; i afdelinger, teams og decentrale institutioner, at såvel den daglige drift som udviklingen foregår. Den løbende udvikling og innovation skal ske så tæt på den faglige ekspertise og borgeren som mulig. For at sikre det tværgående samarbejde, ressourcefleksibilitet, opbrud med vanetænkning og implementering af designtankegangen suppleres linieorganiseringen ved at arbejde projektorienteret og i regi af taskforces, hvor der permanent skal arbejdes med en tværgående indsats, der har intern karaktér. Linieorganisationen består af seks områder, der kortfattet hver har følgende hovedfokus: Administrationen fungerer som det administrative styrings-, informations-, koordinations- og servicecenter for forvaltningens områder og decentrale institutioner. Området har til stadighed fokus på en helhedsorienteret udvikling af områdets ansvarsområder. 10
Plan-, Byg og Ejendomsområdet samler Planafdeling, Byggesagsafdeling, Køb og Salg samt Kommunale Ejendomme i ét område med det fokus at sikre den bedste - og den bedst koordinerede - service til virksomheder og borgere. Området sikrer desuden rammevilkårene for udviklingen af Kolding kommune som en attraktiv bosætnings- og vækstkommune og vil arbejde for, at der opføres funktionelle og bæredygtige byggerier med høj arkitektonisk kvalitet i et samspil med eksterne samarbejdspartnere. Kultur har hovedfokus på at skabe og udvikle rammer og aktiviteter, der sikrer et alsidigt og aktivt kulturliv kendetegnet af høj kvalitet. Det sker med afsæt i Kolding Kommunes vision "Kolding, Vi designer livet" og med borgere, foreninger m.m. som vigtige medskabere. Samarbejde på tværs af området vægtes højt. Den vigtigste opgave for Miljø er, at varetage myndigheds- og udviklingsopgaverne inden for miljø, -natur, energi- og forsyningsområdet på en sådan måde, at Kolding kommune sikres som en attraktiv bosætnings- og vækstkommune for såvel borgere som virksomheder. Opgaverne løses ud fra en helhedstankegang, der vægter hensynet mellem beskyttelse og benyttelse, samt i tæt dialog med kunderne, som mødes med relevant og rettidig information og vejledning. Anlæg og drift har hovedfokus på, at sikre en effektiv og omkostningsbevidst drift af grønne områder, parker, skove, strande, veje og affaldsindsamling og -genanvendelse til gavn for kommunens borgere. Desuden varetages intern kantinedrift og rengøring i, og af, en lang række kommunale ejendomme og tilknyttede institutioner. Kolding Brandvæsen ser det som sin væsentligste opgave at gøre Kolding kommune til en sikker kommune. Målet er at have et effektivt brand- og redningsvæsen organiseret ud fra et beredskabsmæssigt og økonomisk synspunkt. c) Programmer Programorganiseringen er en permanent del af organisationen, der går på tværs af linieorganiseringen. Et program bliver til på baggrund af et behov for en ekstraordinær strategisk indsats inden for et givent eksternt udviklingsområde over en begrænset tidsperiode. Et program består konkret af en række projekter en projektportefølge - der organisatorisk er placeret forskellige steder i organisationen, men kræver en intern koordinering for at sikre et fælles fokus for at understøtte den strategiske indsats. Programmets formål er både driftsorienteret i forhold til at implementere eksisterende projekter såvel som det er udviklingsorienteret i forhold til at komme med forslag til nye projekter. Programmerne er: o Ny by og liv o Erhverv og bosætning o Oplevelser o Klima og Bæredygtighed Programmerne har alle en programejer i chefgruppen, en programleder samt en programgruppe blandt andet bestående af udvalgte projektledere for de konkrete projekter under porteføljelisten. Programlederen referer til programejeren, der som del af chefgruppen har det koordinerende ansvar mellem programmerne. 11
Appendiks 1) By- og Udviklingsforvaltningens administrationsgrundlag By- og Udviklingsforvaltningens administrationsgrundlag består af en beskrivelse af forvaltningsgrundlaget, stabsmanualer, vejledninger og håndbøger, sektorplaner, regulativer og forretningsføreraftaler. Forvaltningsgrundlaget består hovedsageligt af retsforskrifter, lokalt vedtagne styringsværktøjer og konkrete politiske beslutninger. Nogle anvisninger dækker det samlede kommunale område andre retter sig specifikt mod By- og Udviklingsforvaltningens områder. 12