KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- g Ungdmsfrvaltningen HR Organisatin Mødereferat - HvedMED 05. nvember 2014 Dat: 05.11.2014 Tid: 10:30-12:30 Sted: Rådhuset, Udvalgsværelse D Mødedeltagere: Else Smmer, adm. dir. frmand Steen Enemark Kildesgaard, direktør Tbias Stax, direktør Søren Trier Højsgaard, mrådechef Jeanne Jakbsen, skleleder, SKK Pia Lund Bakke, klyngeleder, LFS ledersektin Kirsten Bergstrup, selvej. klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektin Kate Obeid, mrådechef, arbejdsmiljøleder Elin Hausle, HR chef, arbejdsmiljøleder Jan Hby, LFS næstfrmand Thmas Enghausen, LFS Annette Mai Larsen, BUPL June Andersen, HK Jeanie C. Nielsen, HK Julia Jakbsen, DSR Irene Hlmstrøm, FOA, KLS Mette Grønlund, AMR Helle Bille Nattestad, AMR Tania Karpatschf, AC Jan Trjabrg, KLF Laila Lange, AMR, selvejemrådet Henriette Brckdrff, BUPL 28-10-2014 Sagsnr. 2014-0159492 Dkumentnr. 2014-0159492-2 Sagsbehandler Lars König Afbud fra: Niels Mrtensen, FOA 1 Lars Sørensen, KLF Karl-Erik Andersen, centerchef Dagsrden: 10:30 10:35 Punkt 1 Velkmst v/else Smmer 10:35 11:00 Punkt 2 Trivselsundersøgelse 2015 v/cnni Lachenmeier HR Organisatin Frmål: Drøftelse af pfølgning på trivselsundersøgelsen 11:00 11:15 Punkt 3 HR Organisatin Gyldenløvesgade 15 1502 København V Telefn 2677 4256 E-mail lakni@buf.kk.dk EAN nummer 5798009383709 www.kk.dk
KKs Sundhedsfremmeplitik v/elin Steppat Hausle, HR Organisatin Frmål: Høring af HvedMed, vedr. sundhedsfremmeplitikken fra 2012 11:15 11:30 Punkt 4 Orientering g status på rganisatinsændringen v/else Smmer Frmål: Orientering m invlvering af hele BUF 11:30 11:45 Punkt 5 Orientering m status på SAO (samling af administrative pgaver) v/steen Enemark Kildesgaard 11:45 12:00 Punkt 6 Orientering m udmøntning på øknmi v/steen Enemark Kildesgaard 12:00 12:15 Punkt 7 GPS-baseret styring af vgnparken i KK v/elin Steppat Hausle, HR Organisatin Frmål: Orientering mkring retningslinjer 12:15 12:30 Punkt 8 Orientering m brug af eksterne knsulenter v/tbias Børner Stax Referat Punkt 1 Velkmst - Fremtidens fritidsstruktur Der er pt. en kmmenteringsfase Først efter plitisk drøftelse i december kmmer høringsfasen - Ngen mener at Kapacitetsstyringen har givet udmeldinger til selvejende institutiner m at de ikke længere får anvist børn denne udmelding er ikke krrekt g direktinen sørger fr, at der gså internt bliver infrmeret krrekt Punkt 2 Trivselsundersøgelse 2015 - Gennemgang af materiale (vedhæftet referatet) - Designet fr trivselsundersøgelsen 2015 er strt set det samme sm det fra 2013. Dette gøres fr at resultaterne kan sammenlignes - Resultaterne fra trivselsundersøgelsen er en understøttende del i arbejdet med APVen Side 2 af 5
- Trivselsundersøgelsen burde kunne vise at MED-strukturen virker g at der er dialg i MED-systemet fr at få afdækket g løst evt. prblemstillinger - HvedMED har en rlle i at sende et signal m at MED-strukturen er et vigtigt værktøj - Det er vigtigt at nå en høj besvarelsesprcent - De enheder der stadigvæk har svært ved at msætte MED-aftalen skal understøttes i videst mulige mfang - LFS er bekymret fr at en fkusering på mbning kun vil pege på fre g gerningsmændene i stedet fr at undersøge de bagvedliggende prblemer - Organisatinsændringsprcessen i HNG vil sikkert medføre ngle tydelige reaktiner i trivselsundersøgelsen - Spørgsmålene i trivselsundersøgelsen er af mere verrdnede karakter g skal underbygges med lkale APVer - APVen er et handlingsredskab der skal bruges løbende - Opdeling g analysen af sektrgrupperne vil blive en del af det bagvedliggende arbejde, sm skal afdække evt. prblemstillinger g muliggør målrettede indsatser Den videre prces: - Cnni Lachenmeier (HR Organisatin) bringer bemærkningerne videre Punkt 3 KKs Sundhedsfremmeplitik - Sundhedsfremme skulle drøftes i dag, men der er en ny på vej, så punktet skydes til et senere møde, hvr der præsenteres de nyeste data g hvr det nye udkast drøftes - Der er et ønske fra B-siden m at målrette plitikken Den videre prces: - Elin Steppat Hausle sender slides ifm. den nuværende sundhedsfremmeplitik ud til HvedMED (vedhæftet referatet) Punkt 4 Orientering g status på rganisatinsændringen - Afskedigelsesrunden er gennemført g alle medarbejdere har fået deres fremtidige placering at vide - Pt. er der endnu en analyserunde i mråderne i gang - Den nye struktur er ret enkelt g verskuelig - En mere knkret udmelding ift. pgavefrdeling afventer mrådernes tilbagemeldinger fr at sikre at den nye struktur lever p til de 4 mål der danner grundlaget fr rganisatinsændringen - Indtil den endelige verlevering af pgaverne frtsætter afdelingerne med deres hidtidige arbejde - Der har indtil videre været en interessant prces, sm gså invlverede MED-strukturen i strt mfang - Tania Karpatschff pegede på at selve fyringsprcessen var rdentligt, men at der har været en AMR g medarbejderrepræsentant blandt de afskedigede, sm gav anledning Side 3 af 5
til en drøftelse af den reelle beskyttelse medarbejderrepræsentanter i MED-systemet har Punktet drøftes i førstkmmende LkalMED - Nye strukturer betyder nye ledere, nye kmmandveje g det er vigtigt at der hurtigst muligt bliver frmidlet til de decentrale enheder hvrdan den nye struktur reelt kmmer til at se ud g hvem der har ansvar fr hvilke pgaver, gerne inkl. navne g kntaktmuligheder - Denne rganisatinsmstruktureringsprces har vist, at MEDsystemet virker g tyder på at fremtidige rganisatinsændringer frløber lige så prfessinelt g inddragende - Organisatinsændringen er en kulturændring, men i princippet ikke nget nyt i ift. de rganisatinsmål der er i dag, men en øget fkus på de nævnte 4 målsætninger: Styrkelse af supprt til skler g institutiner Bedre implementering eller implementering i bund Praksis ind i beslutningerne Bedre understøttelse af vres plitikere Den videre prces: - LkalMED drøfter punktet vedrørende AMR/Medarbejderrepræsentanter Punkt 5 Orientering m status på SAO (samling af administrative pgaver) - Skler, institutiner g gså frvaltningen selv plever ngle prblemstillinger ifm. SAO, da den ønskede administrative lettelse ikke er kmmet så hurtig på plads sm planlagt - Der er en gd dialg i gang med KS, men der mangler en udmelding til lederne, m hvr langt man er kmmet indtil nu g hvrnår der er frventningerne til at de resterende prblemer bliver løst - BUF g KS prøver pt. at hjælpe hinanden ved at give tid til løsningerne g frmidle hvilke systemer g prcedurer allerede fungerer - Der efterspørges lidt mere infrmatin til medarbejderne m, hvrfr ngle af tingene ikke virker Den lkale leder skal infrmere de berørte medarbejdere, så ikke hele rganisatinen frstyrres med infrmatiner, sm er teknisk g ikke vedrører de fleste - Der frslås at KS trækker administrative leder- /medarbejderressurcer fra BUF fr at afhjælpes med sagspuklen - Det kunne evt. hjælpe g aflaste KS ved, at der kan ringes til lederen i stedet fr KS, når der er spørgsmål Den videre prces: - Der bliver sendt en statusinfrmatin ud til lederne snarest Punkt 6 Orientering m udmøntning på øknmi - Overrdnet ser øknmien fin ud g viser efter 3. prgnse et verskud på ca. 65,7 mi krner, hvraf den decentrale psparing ligger på ca. 36,2 mi krner Side 4 af 5
- Størstedelen af udmøntningen er fastlagt allerede bl.a. igennem budgetaftalerne, men de midler der ikke er placeret endnu skal indgå i bl.a. fremtidens fritidstilbud, åben skle g strukturudligning pga. fraflytning af elever på sklemrådet - Midlerne udmøntes i starten/frår af 2015 - B-siden frslå at materialet bliver gjrt tilgængeligt fr HvedMEDs øknmiarbejdsgruppe, så der kan kigges g kmmenteres på det; plysningerne m tallene er udsendt fr sent A-siden anerkender at der fremtidig skal arbejdes på at give plysningerne videre på et tidligere tidspunkt - Pædaggmrådet føler sig ikke nk tilgdeset midler g mener at plitikkerne fretrækker sklemrådet. Dette har knsekvenser fr bl.a. arbejdsmiljøarbejdet i institutinerne g burde derfr drøftes i HvedMED - Det ville i denne sammenhæng være interessant at pgøre tallene ikke kun i krner men gså i prcent så det er muligt at kigge på frdelingen af midlerne ud fra faggruppernes størrelse Opgørelsen i prcent kan fremver stilles til rådighed, men selve den grundlæggende drøftelse skal fregå på det plitiske niveau Punkt 7 GPS-baseret styring af vgnparken i KK - Ingen bemærkninger Punkt 8 Orientering m brug af eksterne knsulenter - Datagrundlaget er ikke tilstrækkeligt - Der arbejdes på at skabe et bedre datagrundlag udefra man kan drøfte effektiviseringerne g det er planen at starte med frvaltningen fr at sætte det i system - B-siden efterspørger en åben drøftelse af emnet g en større gennemsigtighed ifm. brugen af eksterne ressurcer Direktinen er enig i at effektivisere på de mråder, hvr der er mulighed fr det g det giver mening Det frarådes at bruge mere tid på at samle datagrundlag fr de sidste par år, men fkusere på den fremtidige analyse Side 5 af 5