Digitalisering til grøn velfærd 2013-2015 Rebild Kmmunes digitaliseringsstrategi 2013-2015
Indhld Indledning... 3 Digitalisering sætter rammer g retning... 4 Indsatsmråder... 6 Den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi... 7 Beslutningsstruktur g digital ledelse (gvernance)... 8 Rådhusbyggeri sikker drift med minimalt tab af prduktivitet... 9 De umiddelbare gevinster skal høstes... 10 It-sikkerhed... 12 Drift g servicering... 13 Evaluering af strategiske indsatsmråder... 14 Side 2 af 14
Indledning Nærværende it-strategi, Digitalisering til grøn velfærd bygger på Rebild Kmmunes generelle strategier g plitikker g er et væsentligt element til at håndtere de generelle digitaliseringsudfrdringer, Rebild Kmmune står ver fr. Strategien er en ramme fr de kmmende års arbejde med IT- g digitaliseringsindsatsen i Rebild kmmune. Digitalisering til grøn velfærd afløser Rebild Kmmunes itstrategi 2010-2012. Udfrdringerne: Det digitale krydspres udfrdrer kmmunens budgetter Der er øknmiske udfrdringer i frbindelse med mlægningen af det kmmunale it-leverandørmarked med pbrud af mnpler g betaling fr services, der håndteres andetsteds (f.eks. Udbetaling Danmark, hvr vi skal betale fr systemanvendelse). Vi kan imødese stigende priser i kraft af frtsat betaling til eksisterende leverandør(er), samtidig med at vi frventeligt vil skulle investere i medudvikling g medfinansiering af nye løsninger, typisk udviklet via KOMBIT. Der er øknmiske udfrdringer i frbindelse med gennemførelsen af den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi, hvr strategiens 6 spr medfører investeringer g efterfølgende mlægninger af såvel administrative pgaver sm serviceydelser. Det vurderede effektiviseringsptentiale vil blive gjrt til genstand fr drøftelse i de årlige kmmunefrhandlinger, g derfr kendes det fulde besparelsesptentiale ikke. Ifølge Finansministeriet kan den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi medføre et fald i udligning på lidt under 15 mi. kr. pr år, når strategien er fuldt indfaset i 2015. Nye systemer til nye pgaver øger risiken Omlægning af administrative pgaver g serviceydelser sammenhldt med tilførelse af nye pgaver bl.a. inden fr det nære sundhedsvæsen øger kmpleksiteten g dermed risiken i den kmmunale anvendelse af it g digitalisering. Vi skal indføre nye rutiner, løse nye pgaver g indføre nye systemer g nyt udstyr til at løse disse pgaver. It skal integreres i et stadig stigende antal arbejdsprcesser hvr sm helst, når sm helst g med hvilken sm helst enhed. Priritering af digitalisering skal være i ledelsens fkus Når digitalisering skal gøre s bedre til at løse flere pgaver mere effektivt g med høj kvalitet, stiller det krav m en handlekraftig g sammenhængende it-ledelse. Omstillingsprcesser g innvering af tværgående frretningsgange med it g digitalisering stiller krav m krdinerende prcesser mellem frretningen g it. På den måde fkuseres der bedst muligt på, at frretningen prfiterer af investeringer i it g digitalisering g kan priritere derudfra. Metde Arbejdet med digitaliseringsstrategien påbegyndtes prim nvember 2012 g frventes plitisk gdkendt inden udgangen af 1. kvartal 2013. Grundlaget fr udarbejdelse af strategien hviler på interviews af direktin, chefer g af disse udpegede nøglepersner (prjektledere, ansvarlige fr fagsystemer, funktins- g teamledere). Strategien realiseres gennem knkrete prjekter. Disse besluttes i strategisk ledergruppe efter vr prjektmdel g håndteres via vre tværgående prjektrapprteringsværktøjer. Side 3 af 14
Digitalisering sætter rammer g retning Digitalisering er med til at skabe rammer g sætte retning fr vres arbejde i Rebild Kmmune. Med it g digitalisering skal Rebild Kmmune Skabe værdi Indfri mål Løse prblemer Grundlaget g fundamentet fr al itudvikling, -investering, -drift g supprt hviler på, at betjeningen af brgere g virksmheder skal være i fkus. Det vil sige, at vi skal stræbe md det højst mulige udbytte ved at anvende eksisterende såvel sm nye løsninger ptimalt. Fr at imødekmme ønsket m det størst mulige udbytte kan det blive nødvendigt med pririteringer g investeringer, hvrfr digitaliseringsindsatsen skal være en del af strategiske ledelses beslutningsprcesser. Der skal træffes strategiske valg fr at sikre, at det øknmiske råderum til investeringer i digitalisering g en vedligehldelse af eksisterende løsningsprtefølje. Grundlæggende skal der være fkus på et sammenhængende g driftsstabilt it-miljø. Dette hviler på målsætninger m effektiv udnyttelse af it g priritering af systemers vigtighed ud fra at kunne servicere brgeren bedst muligt. Der skal være fkus på, at effektiv udnyttelse af it g realisering af gevinster skal skabe det øknmiske grundlag fr at kunne tænke nyt g gerne grønt. Der skal være fkus på, at vi er i stand til at skabe de rette rammer g udfylde dem med de pririteringer vi fretager, g de ressurcer vi har til rådighed. Det giver det bedste grundlag fr at skabe en prfessinel g ledelsesmæssig pririteret it- g digitaliseringsindsats i de kmmende år, hvr digitalisering vil stå højt på den natinale dagsrden (gdt 12 % af alle lvfrslag i 2013 tager udgangspunkt i digitalisering). Fra brgerens perspektiv kan it g digitalisering give mere ensrettet g hmgen sagsbehandling udnytter vi systemer g løsninger gdt nk på den ene side g bruger vi de rigtige systemer i markedet? Ledergruppen, Center Sundhed Brgerne mødes af lvkrav m at betjene sig selv via nettet, fx at ansøge m en ffentlig ydelse. Det stiller krav til s m at ændre alle de administrative arbejdsgange, sådan at digitalisering mfatter alle prcesser, ikke kun den brgerrettede ansøgningsprces. Claus Hlm, Centerchef Brgerservice Måske bruger vi fr meget tid på at frfølge prjekter, sm vi ikke kan nå eller har øknmisk mulighed fr at gennemføre. Nanna Linnemann, Ellen Kragh g Luise Gammelhlm Pulsen, Center Kultur g Fritid Vi skal have ryddet p i systemerne g vurdere, hvilke der er must have g hvilke der kan undværes. Jesper Dahlgaard, Centerchef Arbejdsmarked Der skal findes en løsning, der støtter den samlede rganisatin, pririteringer skal være kendt. Anne Marie Hlm, Centerchef Sundhed Gevinsterne skal pgøres på m manuelle arbejdsgange kan realiseres. Der skal være fkus på business cases g hele tiden vurderes m gevinsterne hentes. Lars Peter Schu, direktør Side 4 af 14
I den frbindelse skal vi knstant stille s selv spørgsmålet m, hvrdan vi får vre egne kmpetencer til at følge med. Set i relatin til sklemrådet, sm ttalt set rummer langt de fleste brugere, er det krydsningen mellem viden g infrastruktur der er i højsædet der skal skabes sammenhæng mellem prcesser g kmpetencer på sklerne fr at sikre, at eleverne kan pnå ptimal digital læring. Vi har behv fr pkvalificering ift. at lede digitaliseringsprjekter g -pgaver, så medarbejderne kan udnytte mulighederne. Maja Trp, Fællescenter HR g Udvikling Generelt er der brug fr kmpetencer i frandringsledelse, digital mdenhed hs tpledelsen g digitale kmpetencer i ledergruppe g byråd. Claus Hlm, Centerchef Brgerservice Side 5 af 14
Indsatsmråder De natinale initiativer g vre egne ønsker til it g digitalisering lægger p til følgende indsatsmråder: Den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi placering af det frretningsmæssige g praktiske ansvar fr udførelse g resultatskabelse. Beslutningsstruktur, digital ledelse g gvernance implementering af værktøjer, metder g mdeller der sikrer tværgående ledelsesfkus. Rådhusbyggeri vi skal inden fr strategiperiden bygge g flytte ind i nyt byggeri De umiddelbare gevinster skal høstes hvis der er plagte muligheder fr digitalisering, skal de på baggrund af nærmere beskrivelse (business cases) pririteres g evt. implementeres. It-sikkerhed set ud fra den kmpleksitetsgrad der er ift. anvendelse af it-systemer g bl.a. lagring af dkumentatin, skal it-sikkerhedsplitikken revideres g indstilles til plitisk gdkendelse inden udgangen af juni måned 2013. Drift g servicering ift. fastlæggelse af servicekrav g dkumentatin fr verhldelse skal servicebeskrivelse fr såvel administrativ IT såvel sm skle IT revideres g indstilles til administrativ gdkendelse inden udgangen af juni måned 2013. Side 6 af 14
Den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi Fkus fr den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi er venstående 3 mråder. Disse 3 mråder er udmøntet i seks spr med i alt 36 initiativer. Sm en del af at frankre frandringsprcesser med it g digitalisering i frretningen, er der placeret et verrdnet frretningsansvar. Det vil sige initiering, prjektering, implementering rapprtering med indfrielse af de givne mål. Arbejdet med at indfri digitaliseringsstrategiens mål g ptentiale vil være afhængig af tværgående g handlekraftigt lederskab. De enkelte prjekters frretningsmæssige placering i rganisatinen betyder ikke nødvendigvis, at den rganisatriske ramme er inden fr ét enkelt center. Obligatrisk digital service sm fælleskmmunal standardisering af gedatamrådet jf. nedenfr er blandt ngle af de prjekter, der har tværgående karakter. Det er vigtigt, at der bliver taget ansvar fr pgaven i de Priritering g rapprtering af prjekter berørte centre g vigtigt med ledelsesfkus herpå. (fremdrift, risici m.m.) sker i strategisk Derudver bør prjekterne implementeres jf. den aftalte ledergruppe, jf. beslutning m at frankre prjektmdel g de invlverede prjektledere, styregrupper digitaliseringsfrum i strategisk g prjektdeltagere bør kende deres rller g pgaver. ledergruppe (85.00.00-P20-43-12). Charles Lydersen, Fællescenter It g Digitalisering Side 7 af 14
Beslutningsstruktur g digital ledelse (gvernance) Frmålet er at styrke Rebild Kmmunes muligheder fr at gennemføre digitaliseringsprjekter med de frventede krav til effektivisering g reduktin af mkstninger, jf. løbende kmmunefrhandlinger, samt sikkerhed (jf. Rebild Kmmunes sikkerhedsplitik). Succeskriterierne er at ledelsen af Rebild Kmmune plever, at: der skabes verblik ver kmmunens digitaliseringsprjekter g gruppen deltager aktivt i at træffe beslutninger m prjekters videre frløb der skabes verblik ver, hvilke prjekter der tilfører værdi g hvrdan denne værdi kan kvantificeres der vil kunne tilføres relevante prjektledelseskmpetencer til de prjekter, Rebild Kmmune pålægges at gennemføre der ud fra kvalificering vil kunne gennemføres digitaliseringsprjekter, sm er strategisk funderet g dkumenteret skriftligt i Rebild Kmmunes digitaliseringsstrategier. Digital ledelse implementeres i løbet af 2013, bl.a. med: uddannelsestilbud til ledere g tværgående uddannelsesfrløb fr udvalgte prjektledere g knsulenter (inden udgangen af 3. kvartal 2013) indførelse af fælles værktøjskasse, prjektstyringsværktøj g prjektrapprteringsmdel (til udgangen af 1. kvartal 2013) Med digital ledelse sættes frnyet fkus på den gvernancestruktur, sm er udarbejdet i 2011, g sm skal indarbejdes i digital Når det er vist, at systemerne kan fungere skal prcesserne ledelse i Rebild Kmmune. pririteres, så effektivisering kan høstes. Der er brug fr Det vil sige, at alle beslutninger der flere kntante g knsekvente beslutninger ift. effektivisering af prcesser. vedrører fælleskmmunal digitaliseringsstrategi, Rebild Kmmunes Allan Hübertz, Centerchef Sekretariat digitaliseringsfnd g anskaffelsen af nye frretningssystemer besluttes i g rapprteres til strategisk ledergruppe til evt. direkte igangsætning eller til videre plitisk gdkendelse. Digitalisering skal hjælpe til at nå de mål, der er fr rganisatinen således der skabes værdi, følges p på gevinsterne g evalueres. Anne Marie Hlm, Centerchef Sundhed Side 8 af 14
Rådhusbyggeri sikker drift med minimalt tab af prduktivitet I fråret 2014, er det planen at rådhuset i Støvring flytter i nyt byggeri. Det er Fællescenter it g digitaliserings mål, at der fkuseres på sikker drift med minimalt tab af prduktivitet før, under g efter bygning af g indflytning i byggeriet. Med etablering af et it center i rådhusbyggeriet skabes den vigtigste tekniske grundfrudsætning fr, at der i det hele taget kan arbejdes med digitalisering. Etableringen i rådhusbyggeriet med ny it infrastruktur vil derfr være et altverskyggende nøgleprjekt fr Fællescenter it g digitalisering i strategiperiden. Der vil derfr såvel i frbindelse med planlægning g gennemførelse af byggeriet være interaktiv deltagelse fra it g digitalisering, således at den første medarbejder der sætter sig på sin nye arbejdsplads kan arbejde it-mæssigt fra første dag. Side 9 af 14
De umiddelbare gevinster skal høstes Generelt skal it- g digitalisering i sidste ende frbedre muligheder fr at støtte medarbejderne i at levere effektive serviceydelser til brgerne. Langt den vervejende del af disse mråder, er der gså fkus på i den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi. Derudver har Rebild Kmmune selv peget på en række muligheder, der skal vurderes. Mulighederne skal vurderes ud fra en nærmere angivet beskrivelse, der redegør fr: ptentiale, succeskriterier g mål mkstninger risici invlvering af interessenter g rganisatin g evaluering Digitalisering betyder, at vi skal væk fra papirerne, vi skal håndtere dkumenter digitalt, så hverdagen bliver lettere. Peter Mikael Andreasen, Centerchef Familie g Handicap I den dialg der har været med rganisatinen, bliver der peget på en lang række mråder, sm er nævnt nedenfr. Områderne afklares i den prces, der er fastlagt fr etablering af prjekter i rganisatinen. Kmmunikatin med brgeren Én hjemmeside sm indgang fr brgere g virksmheder (dette prjekt er etableret, g målet er at have første versin af hjemmesiden klar i 2. kvartal 2013). SMS-tjenester Brgernes egen adgang til sagsdata Anvendelse af sciale medier Digital receptin De fire sidstnævnte prjektmråder skal nærmere afklares i strategiperiden. Fleksibilitet i arbejdsdagen fr administrativt ansatte Anvendelse af tablet-udstyr Anvendelse af systemer fkus på mere integratin g tværgående systemsammenhæng Videknference Kmpetencer til at udnytte nuværende g fremtidige muligheder Anvendelse af gegrafiske infrmatinssystemer i sagsbehandling Autmatiseret indberetning af ferie g kørselsgdtgørelse Print med kde Sklernes anvendelse af it-udstyr Individualisering af udstyr bring yur wn device (BYOD) g pgradering af netværkskapacitet Prjektet er delvist en udløber af den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi Den digitale skle g har tilknytning til Rebild Kmmunes egen strategi fr Fremtidens flkeskle. Netværkskapacitet tilpasses løbende g der er fkus på mulighederne fr BYOD. Side 10 af 14
Teknlgi til at styrke grøn velfærd hs brgerne g i eget hus Det er den gennemgående vurdering på besvarelserne fra rganisatinen, at der er perspektiv i at styrke indsatsen med teknlgi, sm giver effektivisering af levering af en række af Rebild Kmmunes kerneydelser servicen til brgerne. Velfærdsteknlgi hs visiterede brgerne selvskyllende tiletter, telemedicin, videchat med brgerne, hjemmetræning med kendt teknlgi, vurdering af elektrnisk udstyr f.eks. vendeseng m.fl. Derudver er der fkus på, at digital vervågning, elektrnisk styring g grøn energi i det mfang det er muligt g vurderes effektfuldt kan nedbringe Rebild Kmmunes mkstninger til en række mråder. Naturpleje herunder kntrl af vandstand Digital rapprtering af tilstand fr bygningsmasse Digital rapprtering af tilstand fr (udvalgte) vejstrækninger Transfrmatrer i gulvene, hvr der kmmer mange brgere. Vi bør samle rganisatinen i ét hus, der mangler synergi. Der kan ikke effektiviseres mere ift. drift, al den stund der gså skal pririteres ressurcer til prjekter. Peter Jensen, Centerchef Øknmi Side 11 af 14
It-sikkerhed Generelt er der en høj tilfredshed med it-sikkerheden g de prcedurer der er etableret fr at sikre itsikkerheden. I frbindelse med lagring af data er det dg rganisatinens pfattelse, at der skal nærmere beskrivelse til af prcedurer fr datapbevaring ledsaget af stikprøvevise kntrller. Der er et ønske m, at it-sikkerhed frmuleres ind sm en del af de enkelte rganisatriske enheders administrative retningslinjer, g indgår sm en del af ledelsestilsynet. Derudver er der et behv fr, at plitikken fr it-sikkerhed revideres g implementeres sm en del af rganisatinens digitale ledelse. Strategien indebærer ikke ændringer i frhld til styring af kntraktfrhld på itsystemer, sm vurderes at være tilfredsstillende. I frhld til det aktuelle trusselbillede er it-sikkerheden tilstrækkelig. Men hvis ngen havde nde hensigter, så ville de sikkert nemt kunne få adgang Peter Buksti, Center Børn g Unge Side 12 af 14
Drift g servicering Der håndteres årligt mellem 7 g 10.000 supprthenvendelser af frskellig karakter. Der er gennemgående tilfredshed med håndteringen af henvendelserne, på baggrund af den serviceaftale, der er i rganisatinen i frhld til anvendelse af it g m supprt af it. Det er et ønske fra de døgnbemandede mråder, at en bredere supprtdækning ud ver administratinens åbningstid kunne være hensigtsmæssig. Der er generelt fkus på, at der skal være et smalt srtiment i udstyr fr at ptimere supprtmulighederne mest muligt. Men mvendt er der gså et enkelt ønske m at kunne individualisere yderligere. Der er således gennemgående tilfredshed med de fællesrdninger, der er rammen fr levering af pc er g telefni. Der er gså et generelt fkus på, at det er nødvendigt at priritere, således henvendelser til supprt der handler m udbedring af service til brgere har frrang. Internt betyder det, at der er en verrdnet priritering af følgende: Kmmunikatin Aktivt udstyr g internetfrbindelse Egne systemer Exchange SBSYS TM TAND NOVAX TABULEX MAP INFO Intranet Hjemmeside Eksternt servicerede systemer KMD OPUS KMD CARE KMDs fagsystemer iøvrigt DUBU WORKBASE UU-VEJLEDNING Der er fra Fællescenter it g digitaliserings side et ønske m at fasthlde g m muligt frbedre supprten g ptimere rganisatinens it-anvendelse. Kan supprt g service leveres mere effektivt sammenlignet med andre kmmuner? Er der behv fr at øge kmpetencer g viden i rganisatinen m ptimal anvendelse af it? Hvr mfattende er spildtiden i frbindelse med anvendelse af Rebild Kmmunes it-løsninger. Dette er blt ngle af de spørgsmål, der skal besvares i den kmmende strategiperide fr at kunne analysere m vi kan g skal ændre adfærd ift. it-anvendelse. Side 13 af 14
Evaluering af strategiske indsatsmråder Nærværende strategis indsatsmråder skal besluttes ud fra Rebild Kmmunes gvernancemdeller g vil ud fra psitiv kvalificering indgå i Rebild Kmmunes prjektprgram g efterfølgende evalueres i Rebild Kmmunes ledelsessystem. Interessenter, der vurderes til at have part i de prjekter, der etableres i frlængelse af nærværende strategi, vil få mulighed fr at give udtryk fr synspunkter gennem høringsperider. Side 14 af 14