Referat for: Odder Provstiudvalg PU møde 26. august 2013. Kl. Kl 19.00 Mødested: Provstikontoret Tilstede: Dorte R. Sørensen Herdis Moesby Møller Jensen Inga Salten Stenkjær Knud Søndergaard Svend Aage Kristiansen Mødepunkt 1 Endelig godkendelse af referat Referat endelig godkendt 2 Ansøgning om anlægsmidler Sag: Ansøgning om midler til istandsættelse af kirkecenter (717) - Odder Sogn Odder MR søger om anlægsmidler til udførelse af synsudsatte arbejder vedr. Kirkesti 3 og Kirkesti 5 Ansøgning imødekommes og midlerne tildeles Odder kirkekasse som anlægsmidler i 2014. Evt. mellemfinansiering ved lån i 5%-midler/stiftslån. Ansøgning om anlægsmidler 3 Budget 2014 Sag: Budget 2014 (622) Alrø: Søger dispensation fra honorartakster vedr. formandens honorar. Forbrug af frie midler budgetteres som underskud. Tunø: Overskud anlæg kr. 250.000 disponeres Oversigt over budgetbidrag samt udkast til endelig ligning fremsendt sammen med dagsorden Alrø: Dispensation fra gældende honorartakster bevilliges ikke. Tunø: Overskud fra anlæg i 2012 kr. 250.000 overføres til frie midler. Udkast til ligning til drift og anlæg gennemgået og godkendt Dagsorden gennemgået DRS orienterede om mødet med Odder Kommune Landskirkeskat og udligningstilskud 2014 SV: Møde med Odder Kommune / Mellemregning vedr. kirkeskat 4 Kvartalsrapport PUK Godkendt Kvartalsrapport 2. kvartal 2013 Referat,26-08-2013 Side: 1
Mødepunkt 5 Synsprotokol Saksild præstebolig Sag: Saksild-Nølev sogne (711) - Saksild Sogn Synsprotokol Saksild præstebolig Nye mangler: 1. Udføres efter projektgodkendelse i SØ og finansieres ved salg af sommerhusgrunde. Midlertidig finansiering er muliggjort ved anlægsbevilling i 2013 2-6. Godkendes til udførelse indenfor driftsrammen tilbud vedr syn Saksild præstebolig 6 Synsprotokol Saksild kirke Sag: Saksild-Nølev sogne (711) - Saksild Sogn Synsprotokol Saksild kirke tilbud vedr. syn Saksild Protokollen er udfyldt således at der under Ældre mangler står aktuelt årstal 2013. Dette bør rettes i sognets protokol, ligesom numrene bør være de i tidligere protokoller angivne numre. Ældre mangler: 1. MR bedes anmode SØ om at foranstalte en besigtigelse, jf. Kirkegårdskonsulentens udtalelse. Da MR allerede har en række større arbejder i gang, kan dette vente til 2014. 2. MR anmodes om at få en arkitekt til at udarbejde en projektbeskrivelse, som indsendes til godkendelse i SØ via PU. Dette kan evt. også vente til 2014. 3. Godkendes til udførelse efter kirkegårdskonsulentens anvisninger 4-5. Godkendes til udførelse indenfor driftsrammen Nye mangler: 1-2. Godkendes til udførelse i overensstemmelse med beslutning pkt. 7 PU-møde den 19.6.2013 3. Godkendes til anskaffelse indenfor driftsrammen. MR anmodes om at nyt kirkegårdskort indeholder koter m.v. således at kortet også kan anvendes af landskabsarkitekt ved evt. fremtidig omlægning af kirkegårdens anlæg. 4. Godkendes til anskaffelse. Kirkekassens opsparing til maskiner anvendes til finansiering af købet 7 Valg til provstiudvalg og stiftsråd Sag: Valg til provstiudvalg 2013 (708) Indkaldelse til orienteringsmøde fremsendt til MR og formænd den 29. juli 2013. Annonce i ugeavisen uge 33 Indkaldelse til møde vedr. valg til provstiudvalg stiftsråd Dagsorden gennemgåe. Ad pkt 5: PU anbefaler at der fortsat er 4 læge medlemmer i PU Ad pkt 6: PU Stiller forslag om 3 personer til valgbestyrelse. Pågældene kontaktes kontaktes inden mødet. 8 Fastlæggelse af dato for revisors gennemgang af protokollater Fastlæggelse af datoer for henholdsvis PU's og MR formænds møde med provstirevisor vedrørende protokollater til regnskab 2012 Møde med revisor/pu den 23. oktober 2013 Møde med revisor/formænd og kasserere den 23. september, alternativt den 16., 17, eller 18. september 2013 Referat,26-08-2013 Side: 2
Mødepunkt 9 Hjemmeside Hjemmeside for Odder Provsti er under udarbejdelse og en del af siderne er færdige og klar til offentliggørelse. Hjemmesiden offentliggøres. Sider der ikke er færdige skjules, og offentliggøres først når de er færddigredigeret 10 Kursus provstisekretær Godkendt Ansøgning fra sekretæren om deltagelse i årsmøde for provstisekretærer. Årsmødet finder sted 2. - 4. oktober og koster 4.850 kr. 11 Uddannelsesplan sekretær Godkendt APV og MUS afholdt. Uddannelsesplan: Sekretær tilmelder sig projektlederuddannelsen på Erhversakademiet med start i februar 2014 Pris: 4.600 + bøger 12 Høring - debatoplæg om ny kirkestyringsstruktur DRS udarbejder forslag til høringssvar Høringsfrist 31. oktober 2013 Debatoplæg om ny kirkestyringsstruktur kan læses på DAP (offentliggjort 2/5) 13 Høring - elektronisk aflevering af regnskaber KS udarbejder forslag til høringssvar Høring af løsningsbeskrivelse for elektronisk aflevering og offentliggørelse af MR og PU regnskaber. Høringsfrist: Fredag den 13. september 2013 Løsningsbeskrivelse for elektronisk aflevering og offentliggørelse af MR og PU regnskaber kan læses på DAP (offentliggjort 5/7) 14 Høring - forslag til ændring af lov om bestyrelse af kirker m.m. Der udarbejdes ikke høringssvar Høring vedrørende forslag til lov om ændring af lov om bestyrelse og brug af folkekirkens kirker m.m. og lov om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde. Høringsfrist: Fredag den 27. september 2013 Forslag til lov om ændring af lov om bestyrelse og brug af folkekirkens kirker m.m. og lov om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde kan læses på DAP (offentliggjort 1/7) Referat,26-08-2013 Side: 3
Mødepunkt 15 Høring- fremgangsmåde ved salg af ejendom Der udarbejdes ikke høringssvar Høring vedrørende udkast til cirkulære om fremgangsmåden ved salg af fast ejendom under MR's bestyrelse. Høringsfrist: Mandag den 16. september 2013 Udkast til cirkulære om fremgangsmåden ved salg af fast ejendom under MR's bestyrelse kan læses på DAP (offentliggjort 28/6) 16 Høring - udkast til bekendtgørelse om Folkekirkens Uddannelses og Der udarbejdes ikke høringssvar Høringsfrist: 16. september 2013 Udkast til bekendtgørelse om Folkekirkens Uddannelses- og Videncenter kan læses på DAP (offentliggjort 16/8) 17 Høring - serviceeftersyn gravminderegistreringsordningen KS udarbejder forslag til høringssvar Høring vedrørende Rapport fra arbejdsgruppen vedrørende serviceeftersyn af gravminderegistreringsordningen. Høringsfrist: Mandag den 16. september 2013 Rapport fra arbejdsgruppen vedrørende serviceeftersyn af gravminderegistreringsordningenr kan læses på DAP (offentliggjort 2/7) 18 Salg af Præstholm Tilføjelse af orienteringspunkt til dagsorden: Orientering ved DRS vedr. salg af Præstholm, resultat af 2. budrunde samt MR's indstilling. Punktet ændret til beslutningspunkt. Idet salget er gennemført efter reglerne godkender PU salg til højstbydene. Inga SaltenStenkær stemte imod og ønsker dette ført til referat. Referat,26-08-2013 Side: 4
Orientering 19 Orientering fra personalekonsulenten Der arbejdes fortsat på organistsamarbejde (afløsning/rådighed) mellem sognene i den sydlige del af provstiet. Drøftelser mellem Ørting-Falling MR og Odder MR om mulighed for samarbejde vedr. ledig organiststillng i Ørting-Falling er pågået hen over sommeren. KF orienterede om ledige stillinger i provstiet KF deltager i VIP-net Temadag den13. november 2013 Der arbejdes fortsat på organistsamarbejde (afløsning/rådighed) mellem sognene i den sydlige del af provstiet. Drøftelser mellem Ørting-Falling MR og Odder MR om mulighed for samarbejde vedr. ledig organiststillng i Ørting-Falling er pågået hen over sommeren. KF orienterede om ledige stillinger i provstiet KF deltager i VIP-net Temadag den13. november 2013 20 Forligsaftale Saksild-Nølev MR har indgået forlig vedr. overtagelsespris på bygning(er) Skovduevej 3 21 Torrild præstegård, renovering Sag: Renovering af Torrild Præstegård (639) - Torrild Sogn Saksild-Nølev MR har indgået forlig vedr. overtagelsespris på bygning(er) Skovduevej 3. Ejendommen er udbudt til salg. Hundslund og Torrild MR er den 28. juni 2013 meddelt tilladelse til igangsættelse af arbejdet. Ny revideret økonomisk overslag fra arkitekterne 22 Randlev Kirke, afgørelse på opførelse af maskinhal Sag: Maskinhal, opførelse af (662) - Randlev Sogn SØ har den 3. juli meddelt tilladelse til opførelse af maskinhal SØ har den 3. juli meddelt tilladelse til opførelse af maskinhal Randlev Kirke, afgørelse på opførelse af maskinhal 23 Møde om nyt låsesystem til sygehuskapellet Sag: Sygehuskapellet i Odder (726) Provsten har som begravelsesmyndighed indkaldt til møde vedr. etablering af nyt låsesystem på sygehuskapellet. Provsten orienterede om møde vedr. etablering af nyt låsesystem på sygehuskapellet. Møde om nyt låsesystem til sygehuskapellet Referat,26-08-2013 Side: 5
Orientering 24 Provsters møde med provstirevisor DRS orienterede om muligheden for møder med provstirevisor. Revisor kontaktes med forslag til mødedatoer. 25 Opførelse af kapel, udvidelse af materielgård m.v. Sag: Opførelse af kapel, udbygning af materielgård m.v. (718) - Odder Sogn Møde med SØ, kgl. bygningsinspektør og kirkegårdskonsulent, MR og PU den 24. september 11.00-14.00 vedr. opførelse af kapel, udvidelse af materielgård, samt evt. udbygning af graverbygning Møde ved Odder Kirkegård i september 2013 SØ til konsulenter vedr. mødedato Møde med SØ på Odder Ny kirkegård Anmodning til SØ om møde vedr. kapel, matrielgård m.v. Byggemøde på Odder Kirkegård i september måned 26 SV: Saksild Kirke - istandsættelse af historisk inventar Sag: Historisk inventar (641) - Saksild Sogn SV: Saksild Kirke - istandsættelse af historisk inventar Fra MR til SØ vedr. afslag MR har modtaget afslag på den fremsendte ansøgning begrundet i, at Nationalmuseet skønner, at det af konservator angivne timetal til restaurering ikke er tilstrækkeligt. Bevaringscenter Nordjylland har efter MR's modtagelse af afslag trukket sig fra sagen. Saksild Kirke - istandsættelse af historisk inventar Afslag på ansøgning om istandsættelse begrundet i forkert beregning af timerforbrug/pris 27 Energikursus Knud Søndergård orienterer om tilmelding m.v. Der er ca 25 tilmeldte. KS kontakter Horsens Provsti med tilbud om deltagelse. 28 Kvartalsrapporter 5 kirkekasser er rykket for kvartalsrapport fra 1. kvartal. Kvartalsrapporter 2. kvartal skal være fremsendt til PU 31. august 29 Eventuelt Kommende PU-møder: Torsdag den 12. september 2013 Onsdag den 23. oktober 2013 Torsdag den 14. november 2013 Budgetsamråd: Tirsdag den 3. september 2013 Referat,26-08-2013 Side: 6
Varmestyringskursus: Torsdag den 26. september 2013 Referat,26-08-2013 Side: 7