Uddannelsen tilrettelægges i øvrigt under hensyntagen til uddannelsesstedets behov og muligheder. Der ansættes tre elever hvert år.

Transkript

1 Det overordnede mål for uddannelsen Det overordnede mål for den praktiske del af kontoruddannelsen af elever i kommunen er, at eleven opnår viden om og færdigheder i kontorfaget, således at eleven efter endt uddannelse selvstændigt kan udføre almindeligt forekommende kontormæssige funktioner. Endvidere skal eleven erhverve sig viden om og forståelse for de opgaver, som udføres i kommunen. I tilknytning hertil tilstræbes det, at eleven medvirker ved sagsbehandlingsopgaver og særlige opgaver, som udføres i de forskellige afdelinger, hvor uddannelsen gennemføres. Eleven skal herudover opnå færdighed i at anvende de kontortekniske og elektroniske hjælpemidler og de dertil knyttede administrative systemer, der benyttes på arbejdsstedet ved udførelsen af de nævnte funktioner. Eleven skal i forbindelse hermed erhverve sig viden om formålet med disse hjælpemidler og systemet samt om disses indbyrdes sammenhænge. Uddannelsen tilrettelægges i øvrigt under hensyntagen til uddannelsesstedets behov og muligheder. Der ansættes tre elever hvert år. Beskrivelse af uddannelsen Den praktiske del af kontoruddannelsen har en varighed på 24 måneder. Uddannelsesperioden, som normalt påbegyndes 1. september, sammensættes således 1 elev i Borgerservice 2 elever i turnusordning I turnusordningen vil følgende uddannelsessteder kunne indgå: Intern Service Sekretariat og HR, Økonomi Regnskab/Indkøb, Økonomi Budget, Jobcenter, Social & Ældre, Dagtilbud & Skole, Ungekontakten, Teknik & Miljø. Skoleundervisning består af: 15 ugers skoleophold, bestående af 9 ugers obligatoriske specialefag, 5 ugers bundne valg-/specialefag samt 1 uge til fagprøven. Detaljeret beskrivelse af indhold/funktioner fremgår af følgende sider.

2 Indhold, generelt 1. INTRODUKTION Målet er, at eleven erhverver sig viden om regler og organisatoriske forhold på arbejdspladsen, og at eleven erhverver sig viden om såvel den enkelte forvaltning som kommunens opgaver, styringsbestemmelser samt politiske og administrative opbygning. 2. KOMMUNIKATION Målet er, at eleven opnår færdighed i - på en venlig og korrekt måde - at betjene borgere og andre, der henvender sig til kommunen. Eleven skal endvidere erhverve sig viden om, efter hvilke retningslinier forskellige former for skriftlig kommunikation udformes, ligesom eleven skal medvirke ved udarbejdelsen af skriftlige informationer. Endelig skal eleven erhverve sig viden om interne informationssystemer og formålet med disse. 3. REGISTRERING, SAGSSTYRING OG ARKIVERING M.V. Målet er, at eleven skal erhverve sig forudsætninger for at kunne medvirke ved poståbning og fordeling samt journalisering og sagsstyring. Eleven skal endvidere selvstændigt kunne varetage registrerings- og arkiveringsopgaver samt foretage informationssøgning ved hjælp af håndbøger, registre og lignende. I forbindelse med optræningen i disse funktioner skal eleven erhverve sig forståelse for formålet med og principperne for funktioners udførelse. 4. PERSONALEADMINISTRATION Eleven skal - med udgangspunkt i en orientering om det regelsæt, som regulerer løn- og ansættelsesvilkår for kommunens medarbejdere, medvirke ved en række funktioner i forbindelse med beregning og anvisning af løn m.v. samt administration af forskellige personaleforhold.

3 5. BUDGET- OG REGNSKABSFUNKTIONER Eleven skal erhverve sig viden om kommunens budget- og regnskabssystem. På dette grundlag skal eleven opnå færdighed i udførelsen af en række regnskabsfunktioner og ekspeditionsopgaver, ligesom eleven skal medvirke ved budgetog regnskabsopgaver i øvrigt samt ved udførelsen af statistiske opgaver. 6. TEKNISKE HJÆLPEMIDLER Eleven skal opnå færdighed i anvendelsen af de til rådighed værende tekniske hjælpemidler som f.eks. kopimaskiner, PC ere (herunder tekstbehandling og regneark) og kasseregistrering. 7. SAGSBEHANDLINGSOPGAVER OG SÆRLIGE OPGAVER Målet er, at eleven medvirker ved sagsbehandlingsopgaver og særlige opgaver, som udføres i de forskellige afdelinger, hvor uddannelsen gennemføres.

4 Afdeling: Borgerservice - Øvrige sagsområder Elevansvarlig: Karsten Duus Jensen Færdighedsniveau: 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Færdighedsniveau Kontaktperson Kommunikation med borgere herunder skriftlig, telefonisk og personlig borgerbetjening samt sagsbehandling inden for følgende områder Vielser Salg af byggegrunde Folkeregister Sygesikring Personregister Pas Kørekort Befordring Forskud/skat Betjening af omstillingsbord Sagsstyring, arkivering og sagsbehandling

5 Brug af pc, hjemmeside og alle edbværktøjer, der benyttes af en kommune Postfordeling Afdeling: Borgerservice, Ydelsesteamet Efter nærmere aftale. Elevansvarlig: Karsten Duus Jensen.

6 Afdeling: Intern Service - Sekretariat Elevansvarlig: Eva Jensen Færdighedsniveau: 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Færdighedsniveau Kontaktperson Journalisering, arkivering og sagsstyring Journalisering og arkivering, herunder brug af elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem Kassationsregler og forældelsesregler Tekniske hjælpemidler Brug af IT til journalisering, forespørgsler og tekstbehandlingsopgaver Skriftlig kommunikation Udfærdigelse af breve, notater, referater Dagsordener Direktionen De politiske udvalg Børn og Ungeudvalg Andre sagsbehandlingsopgaver m.v. Orientering om kommunens styrelse Hegnssyn

7

8 Afdeling: Intern Service - HR Elevansvarlig: Vibeke Petersen Færdighedsniveau: 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Færdighedsniveau Kontaktperson Introduktion Præsentation af den ansvarlige for elevens uddannelse samt af ledelse og andre medarbejdere Afdelingens opgaver, organisation, arbejdsfordeling og personale Introduktion i overenskomst Introduktion i ferie/sygedagpengeloven Administration af feriekort + fravær Sagsbehandling og særlige opgaver Udfærdigelse af ansættelsesbreve

9 Afdeling: Økonomi Regnskab/Indkøb Elevansvarlig: Anne-Marie Moesgaard Berthelsen Færdighedsniveau: 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Færdighedsniveau Kontaktperson Introduktion og oplæring i økonomisystem Ekspedition/bogføring af indbetalinger til kommunen Afstemning af bankkonti Afstemning af andre statuskonti Kontering og betaling af regninger Indkøbsaftaler, udbud og opfølgning Postfordeling Kontoplan, moms

10 Afdeling: Økonomi Budget Elevansvarlig: Dorte Hundstrup Færdighedsniveau: 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Færdighedsniveau Kontaktperson Kommunens budgetlægning Opfølgning på budgetter og forbrug, Generelt Opfølgning på enkelte områder Budgettering og styring af lønudgifter Introduktion til indtægtssiden (Skat, statstilskud) Hjemtagelse af statsrefusion Afregninger med andre kommuner Regnskabsafslutning

11 Afdeling: Jobcenter Elevansvarlig: Bodil Nicolaisen Færdighedsniveau: 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Færdighedsniveau Kontaktperson Generel viden om organisationen i Arbejdsmarked Få viden om og være med i hvad en koordinerende funktion indebærer Referent i møder Kontakt til IT-afdelingen i forhold til diverse opståede problematikker i Arbejdsmarked Indkalde til møder, tilrettelæggelse af møder med dagsorden, forplejning m.v. Sekretærfunktion i Arbejdsmarked (blækspruttefunktion) Introduktion til telefonbetjening, hjemmeside, wordprogram, workbase Overordnet kendskab til regnskab og budget i Arbejdsmarked Diverse udviklingsopgaver herunder Beskæftigelsesplan Betale regninger i Prisme

12 Afregne vedr. bl.a. fleksjobsager og opfølgning i disse Integration vedrørende selvforsørgende/udlændinge Kommunikation med borgerne, telefonisk og personlig betjening i vores visitation Viden om aktiveringsstrategi og aktiveringssteder under BUC

13 Afdeling: Social & Ældre Elevansvarlig: Inge Marie Østerhaab Færdighedsniveau: 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Færdighedsniveau Kontaktperson Sagsbehandling af ansøgninger i.h.t. Servicelovens 112 og 113 om personlige hjælpemidler og forbrugsgoder Journalisering, notering og behandling i Acadre Vurdering/stillingtagen til sagsforløb (tidl. sag/ny sag) Indhentning af oplysninger hos læge, sygehus, bandagist mv. Korrespondence i.f.m. partshøring mv. Træffe afgørelse i sager (bevilling/afslag) Behandling af ankesager Betaling af fakturaer i.f.m. bevilling Sagsbehandling af bevilgede handicapbiler Beregning af gældsbrev Udarbejdelse af gældsbrev

14 Indberetning i debitorsystem Handicapkørsel, terminalpleje, omsorgstandpleje og specialtandpleje Journalisering i Acadre Vurdering/stillingtagen til sagsforløb (tidligere sag/ny sag) Indhentning af oplysninger til belysning af sager Evt. Partshøring Træffe afgørelse i sager (bevilling/afslag) Behandling af ankesager Betaling af fakturaer i.f.m. bevilling Pensions- og Bilstøtteteam Udfærdigelse af dagsorden Sende invitation om foretræde Skrive beslutningsprotokol Skrive/udsende beslutninger

15 Afdeling: Dagtilbud & Skole Elevansvarlig: Laila Kastbjerg Færdighedsniveau: 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Færdighedsniveau Kontaktperson Intro interview/arbejdsområder Faste opgaver Post papir og elektronisk Prisme fordele og betale fakturaer Prisme afstemning 2007/prisme Køresedler, sygdom og ferie i Opus Booke møder/forplejning (ikke kurser) Kursusadministration skoler Ansvar for diverse adresselister Ansvar for inst.leder-fødseldagsliste Acadre tale/høre sager Pladsanvisning Indblik i institutionssystemet Visitering

16 Økonomisk friplads Privat pasning/institutioner, MKU Dagpleje Intro interview/arbejdsområder Indberetning/opfølgning AMU Skole Intro interview/arbejdsområder Indblik i konsulenters fagområder Ad hoc opgaver Ad hoc opgaver konsulenter/materiale/oversigter Hjemmeside Dagsordener/referater konsulentmøder Digitale læremidler To-sprogsbørn fordeling midler

17 Afdeling: Ungekontakten Elevansvarlig: Jette Dethlefsen Færdighedsniveau: 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Færdighedsniveau Kontaktperson Udfør Modtagelse af borgere, samt videreformidle til UU personale X Dobbelt igangværende historik UU Tilbagemelding DK Ungdomsuddannelse UU Afstemning af kantinekasse + i banken Blå Mandag tilmeldinger m.m. Oprettelser ved nyansættelser + oprettelse i LARA Betale regninger i Prisme Registrantføre i eelskema Kontrakter til opholdsteder Indberette ferie/fravær Indberette kørsel medarbejdere og

18 plejefamilier Betalingsopgørelser vedr. efterskoler Rådighedsberegning vedr. efterskoler Funktion Tjekke hovedmail samt lave kvitteringsbreve vedr. underretninger Postfordeling Forsikring/arbejdsskadeanmeldelse Referent mandagsmøder Mailgruppe udsendelser samt vedligehold Vedligehold ferieplan Udbetale arbejdsdusør

19 Ad hoc opgaver

20 Afdeling: Teknik & Miljø Elevansvarlig: Susanne M. Jensen Færdighedsniveau: 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Færdighedsniveau Kontaktperson Opgaver i det administrative team Afdelingens opgaver, organisation, arbejdsfordeling og personaleadministration Postfordeling: Acadre, mail og papirpost Vejledning af borgere, samarbejdspartnere, interne afdelinger og Teknik & Miljø Registrering af borgerhenvendelser på driftsrelaterede områder Indsamling og kvalitetssikring af dagsordenspunkter til diverse udvalg Personaleadministration af driften i Vej, Park & Genbrug Jordudlejning: Udleje, lejekontrakter og opkrævning Stadepladser og udlån af torvepladser: Regulativ og opkrævning Cirkuspladser: Udlån og udleje Administration af forsikringsskader Administration af garantier Hjemmeside: Ajourføring og nyheder indenfor Teknik & Miljø

21 Annoncering Administration af taaloven Administration af affaldsordninger - dagrenovation og genbrug Skadedyrsbekæmpelse: Rotter og vilde katte Udsendelse af lokalplaner Opfølgning på byggesager samt udlevering af tegninger fra byggearkiv BBR: Indberetning, fakturering BBR: Adresseændringer Sagsbehandling i forbindelse med ejendomsforespørgsler og BBRindberetning vedr. olietanke Ejendomsavancebeskatning, matrikulære sager, 42 påtegninger Tinglysning Enkeltvandforsyninger (5-årig kontrol) Diverse administrative funktioner Ekspropriationer: Udbetaling af erstatninger Ad hoc opgaver øvrige projekter Økonomi Udarbejdelse af budget Budgetopfølgning

22 Ansøgning om anlægsbevillinger og tillægsbevillinger: Kvalitetssikring heraf Kontering af regninger Driften Vej, Park & Genbrug Projektstyring: Tidsregistrering og fakturering Med-udvalg og Arbejdsmiljø: Sekretær