Mdtager(e): NOTAT IT-strategi 2010-2011 - Executive Summary Der er igennem det seneste kvartal arbejdet med udfrmningen af en fælles IT-strategi fr Aarhus Universitet. Den er nu klar til ledelsesbehandling. Strategien skal pfattes sm en delstrategi, der har til frmål at facilitere de verrdnede mål i Universitetsstrategien g videreføre intentinerne i den administrative frandringsprces. Materialet er udarbejdet med inspiratin fra den mdel fr IT-strategier, sm Gartner Grup anbefaler. Den mfatter 9 hvedtemaer, frdelt på 3 søjler: Behvssøjlen, hvr spørgsmålene er m, hvilke frretningsmæssige behv IT-mrådet skal understøtte g facilitere yderligere udvikling af. Styringssøjlen, hvr det frsøges besvaret, hvrdan vi vil sikre de nødvendige beslutninger g den ønskede adfærd Leverancesøjlen, hvr der pstilles frslag til, hvrdan vi vil udvikle IT-ydelserne g styrke IT-rganisatinens leveranceevne Behvssiden: Der er taget afsæt i, at vi er et universitet i vækst med en ambitin m at tilhøre eliten blandt eurpæiske universiteter. At vi i dagligdagen arbejder md en stigende internatinalisering samtidig med, at vi agerer i en kntekst af relativ stærk myndighedsregulering. Og at vi ser ind i en fremtid, hvr en stigende del af finansieringen vil ske gennem knkurrenceudsatte midler I frlængelse af Universitetsstrategien har IT-mrådet til pgave at understøtte frretningsudviklingen, primært indenfr: - Fremragende frskning - Talentudvikling - Rådgivning g videndeling - Uddannelser i verdensklasse
Side 2/6 Samt at bidrage til etablering af fysisk infrastruktur af høj kvalitet g levere effektiv støtte g service Arbejdet har identificeret ngle af de væsentligste barrierer fr at leve fuldt g helt p til disse strategiske mål fr IT-mrådet. De kan grupperes i henhldsvis rganisatrisk mdenhed g IT-teknisk mdenhed. Organisatrisk mdenhed: IT på universitetet er rundet af frskningskulturen med en eksperimentel tilgang til drift g fejlretning. Revisinen mtaler kulturen sm præget af et ufrmelt kntrlmiljø. Det kan lyde psitivt, men er udtryk fr en vurdering af, at der i frhld til Universitetets størrelse g afhængighed af IT frventes en betydelig prfessinalisering af arbejdsfrmer g kntrller, hvad angår drift af IT-løsningerne. Tilsvarende er der kulturelle barrierer indenfr IT-udviklingsmrådet. Her arbejdes aktuelt med udviklingsmdeller, der skal varetage, at vi går fra brugerstyret systemudvikling til frretningsdrevet systemudvikling. Organisatinen har hidtil haft verrdentligt svært ved at priritere på IT-mrådet g knsekvensen har været, at det ikke har været ngen tydelig sndring mellem nice t have g need t have. I den administrative frandringsprces er der naturligvis gså arbejdet med disse kulturfrhld, men der mangler frtsat meget, før de frventede resultater af frandringsprjektet i frm af sammenhængende harmniserede systemer til øknmi, studieadministratin, bygningsadministratin g HR baseret på en sammenhængende, transparent infrastruktur er på plads. IT-teknisk mdenhed: På det IT-tekniske mråde har man ver tid udviklet g knpskudt løsningerne i en grad, så kmpleksiteten er blevet unødvendigt str. Og kmbineret med manglende dkumentatin er prydning g lukning af ikke længere aktuelle løsninger en meget tidskrævende pgave. Der findes f.eks. 55.000 fysiske adgange i netværket g det studieadministrative system Delfi har pt. 84 integratiner med andre IT-løsninger. Analysen peger derfr på et markant behv fr principper fr styring af mrådet, herunder arkitektur g infrastrukturprincipper. Yderligere påpeger IT-revisinen med vedvarende fkus på en række udfrdringer g mangler i den måde, AU på nuværende tidspunkt varetager ITsikkerhedsmrådet.
Side 3/6 Det er den grundlæggende erkendelse bag strategien, at vi, selvm det på krt sigt kan frekmme meget lidt værdiskabende, er nødt til at sikre en vis grad af prydning i denne situatin, g at vergangen til nye strukturer (sm fx ibrugtagning af det nye sammenhængende fysiske netværk) vil være ganske langstrakte prcesser, frdi eksisterende kmpleksitet skal krtlægges g håndteres, før migrering kan finde sted. Eller med en analgi fra sprtsverdenen: Hvis vi skal løbe et 100 meter løb, så starter vi løbet 50 meter før startlinien. Rent strategisk mener vi, at behvene fr IT- understøttelse i den kmmende strategiperide kan grupperes under 5 fkusmråder: 1) At levere basal IT-drift ligesm vand ud af hanen 2) At facilitere tilrettelæggelsen af undervisningen 3) At tilbyde at afløfte VIP ernes daglige administrative pgaver 4) At løfte kvaliteten i sagsbehandling generelt 5) At understøtte AU s brand, herunder styrke fusinsidentiteten Styringssiden: Der er i strategiudkastet pstillet en række principper, sm freslås gældende fr den fremtidige udvikling på IT-mrådet. Grundlæggende er, at vi taler m frretningsdrevet IT. Med termen frretning menes frankret i ledelsesmæssige pririteringer af, hvad der tjener frskning, undervisning g rådgivning bedst. Her anvendes begrebet altså ikke i en kmmercielle betydning. Knsekvensen fr IT på AU vil være, at udviklingen skal være drevet af ledelsesmæssige pririteringer, ikke af teknlgiske muligheder g ikke rent brugerstyret. Og at det frretningsrienterede er gældende både, når det handler m at digitalisere arbejdsprcesser, der er velegnede til standardisering; når det handler m metder til at screene g priritere mellem frslag til nye løsninger g når vi taler m effektivisering g standardisering af IT-drift g IT supprt ved at anvende bredt anerkendte prcesser med fkus på service level agreements g ydelseskatalger. Knkret er der udarbejdet et frslag til, hvrdan g hvem på AU, der fremver træffer beslutninger indenfr IT-mrådet. Centralt her står et såkaldt ITfrum, der freslås etableret sm et tværgående frum under Universitetsdirektøren med indstillingsret til universitetets ledelse. Det freslås, at alle prjekter med et budget ver 300.000 kr g et tværgående frmål behandles i dette frum. Og at der udpeges system- g dataejere fr samtlige databærende IT-systemer.
Side 4/6 Der er i tilknytning hertil udarbejdet en række mdeller fr prtefølje- g prjektstyring, sm freslås anvendt i det videre arbejde. Disse kmbinerer erfaringerne fra praktisk anvendelse af den administrative frandringsprjekts prgramhåndbg med frslag til en skarpere g mere frretningsrienteret styring af udviklingsprjekter. I rganisatiner med en længere traditin fr at drive IT frretningsmæssigt anvendes i str udstrækning målemetder til at sikre, m IT-afdelingerne leverer ydelserne sm aftalt. Det er vres vurdering, at AU med frdel kan starte dette mråde p på t klassiske mråder: Brugertilfredsheden med fx AU- IT s supprtydelser samt verhldelsen af aftalte ppetider i frbindelse med serverdrift. Leverancerne: Der er identificeret et påtrængende behv fr at definere principper fr systemarkitektur g infrastruktur. I frhld til systemudviklingen freslås anvendt nget, der ppulært kan kaldes en legklds-arkitektur. Altså hvr mduler g kmpnenter løbende kan udskiftes med hinanden blt ved at justere på den sammenbinding (eller integratin), der er imellem kldserne. I fagtermer en såkaldt Service Orienteret Arkitektur, der i kmbinatin med en integratinsplatfrm kmmer til at afløse den hidtidige mnlitiske systemfilsfi, hvr ét strt databasesystem har rummet studieadministrative systemer, persnaleadministrative systemer, dele af øknmistyringen samt stamdata til hjemmesider g selvbetjeningsløsninger. I frhld til infrastrukturen er det kendetegnende, at givne prdukter har en ganske krt levetid, så anbefalingen på dette mråde går i retning af en knservativ investeringsplitik, hvr der til prduktinsfrmål købes velgennemprøvede prdukter fra anerkendte g langtidshldbare leverandører med stærkt fkus på at beskytte allerede gennemførte investeringer. Hvad angår rganiseringen af IT-driftsydelser anbefaler strategien, at der arbejdes ud fra de principper, der har været gældende i det administrative frandringsprjekt. At: Begrebet administrativ IT tlkes bredt på den måde, at det mhandler de prgrammer g services, der er fælles fr mange brugere. Når en frsker anvender fx Wrd eller Outlk til at udarbejde en rapprt pfattes det sm administrativ IT. Altså, at værktøjer til udarbejdelse, lagring g print af dkumenter g mails pfattes sm administrativ
Side 5/6 IT, uanset m det er en TAP er eller VIP er, der anvender dem. Begrebet faglig IT eller frsknings IT bliver dermed frbehldt det mere labratrienære g eksperimentelle udstyr g applikatiner. At der i implementeringen af IT-systemer sndres skarpt mellem det eksperimentelle behv g prduktinsbehvet. At der fremver vil være en række fælles administrative IT-systemer, der er bligatriske fr alle at anvende, g hvr ansvaret fr drift g supprt gradvist g efterhånden sm løsningerne harmniseres g standardiseres vergår til AU-IT, der dg kan indgå kntrakter med både interne g eksterne kmpetencecentre m at varetage pgaverne g hste systemerne. Og at der på en række andre mråder vil være tale m gradvist et lade nuværende løsninger vergå til drift g supprt hs AU- IT, hvis løsningen er øknmisk, kmpetencemæssigt g/eller sikkerhedsmæssigt attraktivt fr hvedmråderne. Det sidste mråde, strategien har behandlet, handler m rganiseringen af supprtpgaverne. Her er anbefalingen, at der arbejdes efter følgende principper: Ét kntaktpunkt fr al teknisk supprt ( Single Pint f Cntact ) At systemejer har ansvar fr faglig/indhldsmæssig supprt, herunder tilrettelæggelsen i frm af fx en superbrugerrganisatin BESLUTNINGSPROCES FOR STRATEGIENS ELEMENTER Indhldet har indtil nu været behandlet i administratinschefkredsen g i FALK-kredsen. Der ønskes nu en behandling i universitetets ledelse m de grundlæggende temaer i den freslåede IT-strategi. Og hvis der kan pnås tilslutning til disse, vil de mere tekniske temaer blive diskuteret g fldet ud igennem dialg med de frskellige IT-enheder. De temaer, der ønskes fastlagt er: a) At IT s fremtidige udvikling drives af frretningen. Naturligvis i dialg med brugerne, men ikke styret af brugerne, g ikke styret at teknlgiske muligheder. b) At der fretrækkes standardsystemer, hvr sådanne findes, g at de arbejdsprcesser, der skal understøttes, analyseres fra start til slut,
Side 6/6 uanset at de rganisatrisk bevæger sig mellem fællesadministratin g hvedmråder. c) At der arbejdes med en styringsmdel, hvr et tværgående frum under universitetsdirektøren pririterer g indstiller frslag til tværgående it-prjekter med budgetter ver 300 tkr. til universitetets ledelse d) At der arbejdes md frenkling, harmnisering g standardisering af universitetets samlede systemlandskab. Og at ansvaret fr drift af nye fælles løsninger gradvist samles hs AU-IT, herunder at ngle løsninger vil være bligatriske at anvende, mens andre vil have karakter af tilbud, sm hvedmråderne kan vælge til eller vælge fra. e) At der i de handlingsplaner, der skal vedtages, tages højde fr, at vi i kraft af både rganisatrisk g teknisk mdenhed har et efterslæb, sm kræver ganske mange ressurcer at indhente, herunder at pgaven med at leve p til standarderne indenfr IT-sikkerhedsmrådet må frventes at blive ganske mfattende g langvarig.