Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Sundhed og Omsorg Den 15. august 2006 Århus Kommune Bygningsafdelingen Sundhed og Omsorg Udbud af Boligadministration og bygningsdrift. 1. Resume På baggrund af en byrådsbeslutning blev der i slutningen af 2002 efter en udbudsrunde oprettet en intern kontrakt om boligadministration og bygningsdrift. Med denne indstilling skal Byrådet beslutte om området skal udbydes igen. Kontrakten omfatter administration af ca. 4.000 boliger samt bygningsdrift af en bygningsmasse på ca. 350.000 m 2 etageareal. Godt 150 af disse boliger administreres for Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse i henhold til en samarbejdsaftale. Århus Kommunes retningslinier for udbud opstiller 3 formål: Bedst mulig anvendelse af kommunale midler Omkostningsopgørelser Øget brug af kvalitetsmål og kvalitetsstyring Anlægsgruppen Søren Frichs Vej 36M 8230 Åbyhøj Sagsnummer M3/2005/00069 Journalnummer 82.00.00Ø22 Sagsbehandler Henning Madsen Telefon 8940 2000 Direkte telefon 8940 6640 Fax 8940 6695 www.aarhuskommune.dk I 2002 vandt Boligadministrationen under Sundhed og Omsorg udbudsrunden efter en samlet vurdering af pris, kvalitet, konsekvenser for beboerne og kommunaløkonomisk effekt. Udgiftsstigningen for den kommunale boligadministration har siden udbudet i 2002 været lavere end stigningen for boligforeningernes administration. En ny udbudsrunde vil sandsynligvis ikke kunne medføre en besparelse, og ses der på omkostningerne ved at lave udbudsrunden, så kan det tværtimod komme til at medføre en merudgift. Ifølge evalueringsrapporten for forsøg med udbud var engangsudgifterne ved udarbejdelse af udbudsmaterialet og gennemførelsen af udbuddet i 2002 på ca. 2 mio. kr. Udgifterne ved at afgive det interne Udbud af Boligadministration og bygningsdrift.
bud var på ca. ½ mio. kr. Disse udgifter har dels belastet beboernes husleje i udbudsperioden og dels kommunekassen. Hvis opgaven ikke sendes i udbud bortfalder denne udgift fremover og administrationsbidraget forventes dermed at kunne sættes ned med ca. 100 kr. pr. år pr. bolig. De to øvrige formål i retningslinierne for udbud opfyldes både med og uden udbud. Der skal under alle omstændigheder udarbejdes opgørelser over udgifterne til administration, idet disse skal indgå i huslejeberegningerne. Det vil således være enkelt at sammenligne med bl.a. boligforeningernes tilsvarende omkostninger, så der sikres et fornuftigt leje. En sammenligning vil blive indarbejdet i afdelingens budgetmål. Timeregistreringen fortsætter også, således, at der til enhver tid er overblik over det faktiske forbrug på de enkelte opgaver. Brugen af kvalitetsmål og kvalitetsstyring er uafhængig af en intern kontrakt eller et eksternt udbud, så den nuværende styring kan fortsætte uændret. Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg vurderer på denne baggrund at intensionerne bag retningslinierne for udbud herunder at de kommunale midler anvendes bedst muligt bedst opfyldes ved at området ikke udbydes igen. Afdelingen anbefaler endvidere at der indgås en ny intern kontrakt indenfor den nuværende økonomiske ramme, og baseret på erfaringerne fra den nuværende kontraktstyring. 2. Tidligere beslutninger Byrådet vedtog på sit lukkede møde d. 19. juni 2002 Magistratens 3. Afdelings indstilling om resultatet af udbuddet af boligadministrationen mm. Vedtagelsen indebar at området ikke blev udliciteret, men at der skulle indgås en intern kontrakt med Boligadministrationen. Desuden blev det besluttet at der skulle gennemføres et nyt udbud i 2005 med ikrafttræden 1. januar 2006. På byrådsmødet d. 7. september 2005 vedtog Byrådet at udsætte et nyt udbud til 2006 med ikrafttræden pr. 1. januar 2007. 3. Beskrivelse af indstilling Udbud af Boligadministration og bygningsdrift. Side 2 af 8
3.1 Den interne kontrakt. Den interne kontrakt med Boligadministrationen omfatter arbejdet med administration og bygningsdrift ved afdelingens boliger og bygninger i øvrigt. Heri indgår plejehjemsboliger, beskyttede boliger, almene ældre- og plejeboliger samt et mindre antal udlejningsboliger. Desuden indgår der en rådgivning til lokalcentrene i forbindelse med den daglige bygningsdrift samt varetagelse af ekstraordinære vedligeholdelsesopgaver og mindre om- og tilbygninger. Pedel- og viceværtydelser er ikke omfattet af kontrakten. Disse ydelser leveres fra lokalcentrene. Samlet er der tale om administration af ca. 4.000 boliger, herunder et antal boliger, der administreres for Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse. Bygningsmassen er på ca. 350.000 m 2 etageareal. Denne bygningsmasse er økonomisk og lovgivningsmæssigt opdelt i arealer til plejehjem og beskyttede boliger samt servicearealer og boligarealer i almene boliger. Arealerne er flettet ind i hinanden så optimalt som muligt ud fra de daglige funktioner. Som forudsat, da der blev indgået en intern kontrakt, er der i perioden skiftet boligadministrationssystem. Det gamle system blev udviklet af Århus Kommune i begyndelsen af 1990-erne og er blevet tilpasset flere gange undervejs. Alligevel var systemet efterhånden forældet og der er nu skiftet til et af de mest udbredte boligadministrationssystemer i landet. Det viste sig i den forbindelse, at skiftet langt fra var uproblematisk, da systemet - som andre systemer på markedet - er udviklet til brug i de almene boligforeninger. Ved brug i kommunalt regi skulle der ske en række tilpasninger, idet systemet ellers på visse områder ville være ringere end det gamle. Disse tilpasninger omfatter: Plejehjem og beskyttede boliger, der administreres efter reglerne i serviceloven, hvilket systemet ikke var indrettet efter. Opbygning af diverse snitflader til de øvrige kommunale systemer såsom persondata, boligstøttesystem og økonomisystem mv. Udbud af Boligadministration og bygningsdrift. Side 3 af 8
Forbindelser til lokalcentrenes administrationer, idet det er herfra der udsendes konkrete boligtilbud til de borgere, der er visiteret til en bolig. Opkrævning af diverse ydelser, f.eks. forplejning og vask, således at beboerne modtager en samlet regning fra kommunen. Boligadministrationen er organisatorisk en del af Bygningsafdelingen i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg. I Boligadministrationen er der pt. beskæftiget ca. 15 medarbejdere. 3.2 Erfaringer med kontraktstyring af Boligadministrationen. Selvom Boligadministrationen er kontraktstyret - og dermed en adskilt enhed - er der et meget værdifuldt samarbejde med den øvrige del af Bygningsafdelingen bl.a. i forbindelse med de mange anlægsopgaver. Det er vigtigt, at der i forbindelse med anlægsopgaver kan drages nytte af erfaringer fra driften og det kan kun ske ved en tæt og daglig kontakt. Bygningsafdelingen har i perioden fra 2002 gennemført anlægsarbejder for knap 700 mio. kr. Den interne kontrakt indeholder udover almindelig boligadministration - en række forskellige teknikerydelser. I flæng kan nævnes almindelige bygningssyn og udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplaner, bistand til lokalcentre med den daglige bygningsdrift og ekstraordinære vedligeholdelsesopgaver. Honoraret for disse ydelser beregnes således: Teknikerydelse Plejehjem og beskyttede boliger: Lokalcentre: Bistand til ekstraordinære vedligeholdelsesarbejder: Bistand til lokalcentre: Almene boliger og udlejningsboliger: Forbedringsarbejder ved almene boliger: Honorarform Enhedspris pr. bolig Enhedspris pr. center Procent af byggeomkostninger Timepris Enhedspris pr. bolig Aftalt honorar i hver enkelt sag Da teknikerydelserne ofte leveres samtidig, er det til tider vanskeligt at adskille honoraret for de enkelte ydelser. Det skal i den forbindelse erindres, at de forskellige bygningsarealer, som tidligere beskrevet, er flettet ind i hinanden. I den samme bygning findes både boligarealer og servicearealer og de fleste steder Udbud af Boligadministration og bygningsdrift. Side 4 af 8
arealer, der administreres efter forskellig lovgivning. I praksis foretages der naturligvis kun et bygningssyn, hvorefter tidsforbruget registreres på de enkelte ydelseskategorier. Måske bliver der samtidig ydet rådgivning til lokalcentret, hvilket skal afregnes efter timeforbrug. Denne afregningsform har for så vidt fungeret tilfredsstillende, men det skal overvejes, om der ved en ændret kontraktudformning kan opnås administrative lettelser. Kontraktsummen i den hidtidige interne kontrakt er på ca. 33,4 mio. kr. for 4 år eller godt 8 mio. kr. årligt. Pengestrømmen, som Boligadministrationen skal administrere, er ca. 360 mio. kr. årligt. 3.3 Fremtidig styring af området. Det fremgår af Retningslinier for udbud og udlicitering i Århus Kommune fra december 2004 at formålene med udbud af opgaver er: at sikre bedst mulig anvendelse af kommunale midler, at vurdere prisen på de forskellige ydelser via omkostningsopgørelser, og at øge brugen af kvalitetsmål og kvalitetsstyring. På baggrund af erfaringerne fra udbudsrunden i 2002 samt de nyeste tal for administrationsudgifter i boligforeninger mv. er det Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorgs vurdering, at disse formål bedst opfyldes ved en fortsat kommunal varetagelse af opgaven. Bedst mulig anvendelse af kommunale midler. I 2002 vandt Boligadministrationen under Sundhed og Omsorg udbudsrunden efter en samlet vurdering af pris, kvalitet, konsekvenser for beboerne og kommunaløkonomisk effekt. Udgifterne til den kommunale boligadministration har udvist en lavere stigningstakt end boligforeningernes. En ny udbudsrunde vil sandsynligvis ikke kunne medføre en besparelse, og ses der på omkostningerne ved at lave udbudsrunden, så kan det tværtimod komme til at medføre en merudgift. Ifølge evalueringsrapporten for forsøg med udbud var engangsudgifterne ved udarbejdelse af udbudsmaterialet og gennemførelsen af udbuddet i 2002 på ca. 2 mio. kr. Udgifterne ved at afgive det interne bud var på ca. ½ mio. kr. Disse udgifter har dels belastet beboernes Udbud af Boligadministration og bygningsdrift. Side 5 af 8
husleje i udbudsperioden og dels kommunekassen. Hvis opgaven ikke sendes i udbud bortfalder denne udgift, og administrationsbidraget forventes dermed at kunne sættes ned med ca. 100 kr. pr. år pr. lejemål, jvf. afsnittet om økonomiske konsekvenser. En del af materialet fra det sidste udbud kan genbruges, men der er sket en række ændringer, som kræver at materialet revideres. Selve processen med udbuddet vil være den samme som sidst, så samlet er det en meget tids- og omkostningskrævende opgave at gennemføre et nyt udbud. Omkostningsopgørelser Arbejdet omfatter dels nogle administrative og dels nogle tekniske ydelser i forbindelse med boligerne. Disse ydelser skal indgå i huslejeberegningen, og der skal derfor under alle omstændigheder hvert år udarbejdes en opgørelse over omkostningerne. Det skete også før området blev udbudt og styret af en intern kontrakt. Opgørelsen af omkostningerne resulterer i et administrationsbidrag som indregnes i omkostningerne ved boligernes drift se under afsnit 4, økonomiske konsekvenser. Ved at sammenligne med de almene boligforeningers administrationsbidrag kan man få en indikation for om den kommunale boligadministration har et fornuftigt leje. Sammenligningen vil blive indarbejdet i afdelingens budgetmål. Den anden del af arbejdet er de tekniske ydelser til lokalcentrene. Ydelserne omfatter bygningssyn og udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplaner, teknisk bistand ved daglig bygningsdrift og diverse ekstraordinære vedligeholdelsesopgaver samt mindre om- og tilbygninger. Den interne kontrakt nødvendiggør en defineret opdeling af de tekniske ydelser, og flere af disse ydelser vil da kunne sammenlignes med tilsvarende ydelser fra eksterne leverandører. Øget brug af kvalitetsmål og kvalitetsstyring. Brugen af kvalitetsmål og kvalitetsstyring er uafhængig af en intern kontrakt eller et eksternt udbud. Den nuværende kvalitetsstyring kan således fortsætte uændret og i praksis kobles sammen med de årlige omkostningsopgørelser. Udbud af Boligadministration og bygningsdrift. Side 6 af 8
3.4 Konklusion. På den baggrund foreslås det, at der ikke gennemføres et nyt udbud af boligadministration og bygningsdrift. Det foreslås tillige, at styringen fortsat sker efter en intern kontrakt, men at kontrakten justeres på basis af de erfaringer, der er opnået. Kontraktens samlede økonomiske ramme vil være den samme som nu, men med de besparelser der vil være mulige når EDB-systemet er betalt. 4. Økonomiske konsekvenser Nedenstående skema indeholder dels en oversigt over bidragene for administration af en almen ældre- eller plejebolig, og dels en oversigt over de gennemsnitlige administrationsbidrag for boligforeningerne i Århus: År Kommunal ældreeller plejebolig Boligforeninger Kr./lejemål Kr./lejemål 2000 2.427 2.672 2001 2.667 2.727 2002 2.659 2.864 2003 2.680 2.939 2004 2.673 3.050 2005 2.695 Ikke oplyst Stigningen i administrationsbidrag for de kommunale ældre- og plejeboliger var fra 2000 til 2004 på 10 %. I den tilsvarende periode steg administrationsbidragene i boligforeningerne med 14 %. Omkostningerne i forbindelse med det sidste udbud er fordelt over 5 år og bortfaldt med udgangen af 2005. Såfremt der ikke gennemføres et nyt udbud med tilhørende omkostninger, vil administrationsbidraget herefter kunne sænkes med ca. 100 kr. pr. år pr. bolig. Det nye boligadministrationssystem betales over 4 år i perioden 2004 2008. Efter 2008 skal der udelukkende betales service og vedligeholdelsesabonnement, og der vil da være mulighed for at reducere administrationsbidraget med yderligere ca. 120 kr. Hvis området udbydes, og arbejdet overgår til en ekstern leverandør, vil denne formentlig benytte sit eget administrationssystem. Århus Udbud af Boligadministration og bygningsdrift. Side 7 af 8
Kommune skal da udrede restbeløbet på det indkøbte nye system i alt ca. 1,2 mio. kr. Indstillingen har i øvrigt ingen økonomiske konsekvenser. 5. Miljømæssige konsekvenser Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser. 6. Konsekvenser i forhold til mål Indstillingen er et led i Byrådets mål om bedst mulig anvendelse af kommunale midler. 7. Beslutningspunkter Det indstilles, At 1) at der ikke gennemføres et nyt udbud af boligadministrationen, At 2) at der fra 2007 indgås en ny intern kontrakt om boligadministration og bygningsdrift, og At 3) at der via denne kontrakt styres ved hjælp af omkostningsopgørelser, timeregistrering og kvalitetsmål. Dorthe Lausten Sundheds- og omsorgsrådmand / Hosea Dutsche Direktør Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Ældrerådets udtalelse. (vedlagt til alle/+elektronisk) Udbud af Boligadministration og bygningsdrift. Side 8 af 8