Referat for: Favrskov Provstiudvalg PU møde 12. november 2013. Kl. 13.00 Mødested: Kirkevej 11 Mødepunkt 1 Gennemgang af revisionsprotokollater sammen med revisor Sag: Årsregnskab 2012 (1548) Revisor deltager i mødet kl. 13.00. Hvis der er specielle forhold provstiudvalget ønsker at drøfte, vil jeg gerne vide det på forhånd, så jeg kan sende det til Erik Dahl. Bemærkningerne gennemgået og uddybet af revisor. På mødet skal vi drøfte resultatet af revisionen for 2012 samt aftale evt. fokusområdet for revisionen i 2013. Revisionsprotokollater 2012 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt og underskrevet 3 Tilføjelser til dagsordenen Ingen 4 Konstituering Sag: PUK (1363) Ny forretningsorden og regnskabsinstruks udarbejdes. Bilag til regnskabsinstruks 12.11.2013 Konstitueringen fortsætter uændret. Lone Torp formand, Sten Boye Jensen næstformand og kasserer. Forretningsorden (udkast 2) vedtaget og underskrevet. Regnskabsinstruks vedtaget og underskrevet. 5 Konstituering til bestyrelsen for personalekonsulenten for Skanderborg og Favrskov Provsti Lone Torp og Sten Boye Jensen valgt. Der står ikke noget i vedtægten om valg af suppleanter. 6 Godkendelse af årsregnskaber 2012 Godkendt. 7 Provstiudvalgsportalen Undervist og drøftet. Referat,12-11-2013 Side: 1
8 Provstiet rundt Orientering fra provst Anders Bonde Orientering fra provst Anders Bonde om præstesituationen rundt i provstiet. 9 Nyt fra personalekonsulenten Intet 10 SV: samtale om tilbud på medarbejderudvikling Sag: medarbejderudvikling +50 (1537) Pernille Weldingh har haft møde med dem 6/11. Godkendt. Kurset er gratis. Der bliver sendt invitation ud til menighedsrådene i november. SV: samtale om tilbud på medarbejderudvikling 11 Nyt fra Stiftsrådet Boye informerede. 12 Status reservemidler og de forskellige samarbejdskonti Taget til efterretning. 13 Valg af provstiets bygningskyndige Gert Madsen, Vissing valgt. Starter 1/12 2013. Gert Madsen udtræder af Vissing menighedsråd senest 1/12 2013, så der ikke opstår habilitetsproblemer. 14 Forkyndelsespulje Der skal udarbejdes retningslinier og nedsættes et udvalg Drøftet. Er på dagsordenen på kommende præstekonvent. Der blev nedsat et udvalg bestående af: Helle Mikkelsen, Birgith Nørlund og Anders Bonde. kontoret indkalder til fællesmøde for menighedsråd, præster og medarbejdere. Mødet er planlagt til 3/2 2014 kl. 17.00. Sted findes snarest. Referat,12-11-2013 Side: 2
15 Energioptimering kirkerne Sag: Energigennemgang af kirkerne (1340) Skal vi have dataloggere i alle kirkerne? Tilbagemelding til Carsten Vejborg om planen for energigennemgang af alle kirkerne. Tilbud på energigennegmgang af kirkerne i Favrskov Provsti Oversigt over besparelser Som tidligere aftalt udarbejdes der energirapporter forud for provstesynene, så vi kommer igennem alle kirkerne indenfor en 4 årig periode. Det blev aftalt, at der skal sættes datalogger op i de kirker der har været provstesyn på i år, og på dem der skal have provstesyn næste år, så de er med til at danne grundlag for energirapporerne forudfor for næste års provstesyn. Der aftales møde med Carsten Vejborg for en gennemgang af rapporterne fra i år og m.h.t. indkøb af dataloggere. Datalogger Ødum kirke Claus Jørgen Andersen fortæller lidt om datalogger i Ødum kirke 16 Energigennemgang i Sporup Sag: fyret i Sporup Kirke (1424) - Sporup Sogn energigennemgang i Sporup Provstiudvalget foreslår, at der tilknyttes en arkitekt på projektet for opvarmning af Sporup kirke. Der er i 2015 bevilget kr. 500.000 i anlægsmidler til nyt varmeanlæg. SV: energigennemgang i Sporup 17 Ansøgning om reservemidler konfirmandlærer Sag: Konfirmandlærer (1549) - Hammel Sogn Provstiudvalget bevilger kr. 6.483,80 af reservemidlerne. ansøgning om reservemidler konfirmandlærer MR ansøger om kr. 6.483,80. Der er tale om hjælp til den tilbageværende præst, idet der ikke er ansat ny præst endnu. 18 Anmodning af reservemidler Sag: Nyt tag kapelbygningen ved Houlbjeg kirke (1415) - Houlbjerg Sogn Godkendt. Provstiudvalget bevilger kr. 29.172,50 af reservemidlerne. Anmodning af reservemidler Prisen er kr. 109.172,50. De har ligningsmidler kr. 80.000. MR anmoder om resterende kr. 29.172,50 af reservemidlerne. MR dækker honorar til Hans Grøn af de frie midler. Referat,12-11-2013 Side: 3
19 Kirkegårdsvedtægt af 10.10.2013 Sag: Kirkegårdsvedtægt (1551) - Aidt Sogn Godkendt. Kirkegårdsvedtægt af 10.10.2013 MR fremsender vedtægt til godkendelse. Følgebrev til vedtægtsændring af 10.10.2013 20 Handlingsplan Hammel kirkegård Sag: Screening (1320) - Hammel Sogn Der bevilges max. kr. 85.000 + moms - fratrukket kirkegårdens momsafløftningsprocent - fra screeningspuljen MR anmoder om at tilladelse til at landskabsarkitekt udarbejder helhedsplan MR anmoder om tilladelse til at bruge landskabsarkitekt Birgitte Henningsen til udarbejdelse af helhedsplan. Ansøgning om tilskud MR anmoder om hel eller delvis tilskud til helhedsplan. Pris kr. 85.000 21 Handlingsplan Sag: Screening (1370) - Voldby Sogn Taget til efterretning rettelse af beløb 22 Anmodning om iværksættelse af plan og indhente tilbud på etablering af flisegang Sag: Screening (1412) - Haurum Sogn Indarbejdes i budget 2015. Anmodning om iværksættelse af plan og indhente tilbud på etablering af flisegang Pris kr. 100.000. NB Projektet er synsudsat til 2015. 23 Omlægning af Vejerslev Kirkegård Sag: Screening (1302) - Vejerslev Sogn Godkendt. Der udbetales kr. 135.000 fratrukket kirkegårdens momsafløftningsprocent. Regning for omlægning af Vejerslev Kirkegård Uddybning af prisforskel Referat,12-11-2013 Side: 4
24 Synsudskrift af 22/10 præstebolig Hjaltesvej 6 Sag: Syn Hadsten kirke og præstegård 2013 (1550) - Hadsten Sogn Kr. 65.000 bevilges af reservemidlerne. MR ønskede beløbet frigivet fra salgssummer i Stiftet, men disse midler er øremærket sognegårdsprojektet. synsudskrift af 22/10 præstebolig hjaltesvej 6 Anmodning om frigivelse af midler til synsudsat arbejde i præstegården MR anmoder om at få frigivet kr. 65.000 fra salgssummer i stiftet. Der er ikke fremsendt tilbud. Priserne er anslåede priser. 25 Syn Søften kirke og præstegård Sag: syn 2013 (1539) - Søften Sogn Godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning. Søften kirke og præstegård - synsrapporter 26 Fraflytningssyn - Lading Præstegård Sag: Syn 2013 (1544) - Lading Sogn Godkendt Fraflytningssyn - Lading Præstegård 27 Synsrapport Haurum kirke Sag: Syn 2013 (1512) - Haurum Sogn Godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning. Synsrapport Haurum kirke 28 Syn Vellev kirke Sag: Syn 2013 (1552) - Vellev Sogn Godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning. Synsudskrift af 16/4 2013 29 Behandling af 3. kvartalsrapport for PUK Sag: PUK 2013 (1357) Godkendt og underskrevet. 3. kvt.rapport PUK Referat,12-11-2013 Side: 5
30 ÅS anmoder om forklaring på placering af midler Sag: PUK 2012 (1269) ÅS anmoder om forklaring på placering af midler Favrskov provstiudvalg er opmærksom på indskydergarantien på max. 750.000. Provstiet har to bankforbindelser, dels Vestjydsk Bank (Tidl. Århus Lokalbank) og dels Danske Bank. Risikovurderingen er den, at der i førstnævnte aldrig indestår mere end indskydergarantien, mens Danske Bank vurderes til at have minimal risiko for krak. Skulle det ske, vil den danske stat af mange grunde få ganske mange problemer i forhold til kreditværdighed. Provstiudvalget mener således at have iagttaget fornøden omhu i forhold til sikkerheden af likvide midler. Det skal dog bemærkes, at Provstiudvalget netop nu arbejder med et engagement i en tredje bank, så risikoen spredes yderligere. Udfordringen er imidlertid, at det koster både på rente og gebyrer i forhold til at have et større beløb stående i Danske Bank. Skulle stiftet stille krav om større spredning af risikoen udover ovennævnte, hører Provstiudvalget gerne nærmere. 31 Udkast til forretningsorden provstiudvalg pr. 01.11.2013 Sag: Forretningsorden provstiudvalg (1554) Godkendt udkast til forretningsorden provstiudvalg pr. 01.11.2013 Udkast 2 til Forretningsorden provstiudvalg pr. 01.11.2013 32 Økonomisk oversigt og ansøgning screeningsmidler Sag: Screening (1445) - Hadsten Sogn Provsten bemyndiges til at aftale fordeling af projektet over 3 år. Økonomisk oversigt og ansøgning screeningsmidler ansøger om kr. 691.120 33 Anmodning om ændret anvendelse af overskud Sag: Regnskab 2012 (1341) - Hadsten Sogn Godkendt Anmodning om ændret anvendelse af overskud Referat,12-11-2013 Side: 6
Orientering 34 MR Anmoder om udbetaling af midler fra Stiftet Sag: Opførelse af sognegård med tilhørende graverfaciliteter (1296) - Voldum Sogn Taget til efterretning MR Anmoder om udbetaling af midler fra Stiftet Voldum-Rud - Anmodning om udbetaling af midler Birgith Nørlund forlod mødet under pkt. 24, 32, 33 Boye forlod mødet under pkt. 21. Næste møde planlagt til mandag den 9/12 2013 kl. 15.00 Hevring Møllevej 24, 8950 Ørsted Januar mødet planlagt til 27/1 2014 kl. 13.00 og efterfølgende Formandsmøde kl.17.00 Fællesmøde omkring forkyndelsespulje 3/2 2014 kl. 17.00. Dette fællesmøde omhandler også budgetkursus, som aftalt på budgetsamråd. Referat,12-11-2013 Side: 7