MPI til Vandselskaber MPI giver nget ingen andre kan: Overblik, gennemsigtighed g handlekraft - med ét fælles system. Kvalitet Hurtigere frløb Styr på leverancer Mere ud af pengene Færre ekstraregninger Styr på prjektøknmien Bedst anvendelse af ressurcer Cckpittet, der frener prjektstyring med ressurce g finansiel styring.
Indhld 1. Indledning...3 2. Vand, en fundamental samfundspgave...3 3. En ledelsesudfrdring...4 4. Anlægsprjekter. Fkuspunkter...4 4.1 Årsplan, hvedplan...4 4.2 Prjektprettelse, prjektmdel, skabelner...6 4.3 Prjektpfølgning, afvigelser, planændringer...7 4.4 Ledelsens verblik, cckpittet...8 4.5 Læring g prduktivitetsudvikling...8 5. MPI s idégrundlag...9 5.1 Anvendelse, resultater, brugere...9 5.2 Dimensiner... 10 5.3 Planlægning g knsekvensberegning... 10 5.4 Teknik... 10 5.5 Prfessinel udvikling... 11 6. Implementering... 12 7. Eksempler på diagrammer... 13 8. Reference eksempler... 15 2
1. Indledning Dette ntat henvender sig især til ledelsen i frsyningsselskaber, administrerende direktør, øknmig prjektchef. Vi tager udgangspunkt i psitive erfaringer fra 3 implementeringer hs frsyningsselskaber, der er gennemført eller på vej, BlueKlding, Skanderbrg Frsyningsvirksmhed g Prvas, Haderslev. Marstrand Planning Intelligence (MPI) er et banebrydende system, sm vi har udviklet siden 2004. MPI understøtter de samlede prblemstillinger i ét ledelsessystem, der dækker alle tidshrisnter g styrer budgetter g øknmi ud fra prjekter/aktiviteter g timetal fr tilknyttede ressurcer sm grundlag fr beregningerne. Vi har givet vres platfrm navnet Planning Intelligence fr at understrege, at det på en gang er ledelse, planlægning g budgettering, eksekvering g pfølgning samt analyse. Vandselskaber er spændende virksmheder med mange muligheder fr udvikling af teknlgi, kvalitet g effektivitet indenfr drift g anlæg. Der er knstant en brget prtefølje af prjekter i gang, sm gennemføres af underleverandører g eget persnale. Netp den styringsudfrdring sm MPI er skabt til at håndtere. Målet er verrdnet at få det maksimale ud af investeringsbudgettet. Det sker gennem bedst mulig anvendelse af ressurcerne, styring af prjekter md krtere frløb fr prjektleverancerne g dermed hurtigere tilbagebetaling, lille g sikker administratin samt stabilitet i planerne, således at unødvendige ekstramkstninger undgås. MPI er værktøjet, der kan gøre dette muligt g derved hjælpe til at skabe de verbevisende resultater. Nøglerdene er gennemsigtighed, verblik ver situatinen til enhver tid, knsekvensberegnede handlemulighed g sikker kmmunikatin af beslutninger g pririteringer. Vi håber dette ntat giver inspiratin til hvrdan. 2. Vand, en fundamental samfundspgave Alle brgere frventer at have rent vand i hanerne g sikker håndtering af spildevand til afgifter på et rimeligt niveau. Det er en af de helt fundamentale samfundsydelser, af afgørende betydning fr sundhed, tryghed g det daglige praktiske liv. Frsyningsselskabernes pgave er at kunne levere denne service hver dag g på langt sigt under pfyldelse af myndighedernes krav g udnyttelse af nye teknlgiske muligheder. Selskaberne varetager den løbende drift, hvr nedbrud på ledningsnettet g pumper samt frstppelser skal klares med et højt serviceniveau verfr brgerne. Selskaberne frestår samtidig gennemførelse af en lang række anlægsprjekter med betydelige investeringsbudgetter. Ntatet fkuserer især på de muligheder, der ligger i at have bedre styring g krdinatin af anlægsprjekterne indenfr snævre øknmiske rammer dikteret af det tilladte prislft fra Frbrugerstyrelsen. Selskabernes effektivitet vervåges systematisk g benchmarkes fr at sikre at ingen sakker agterud g at de bedste kan inspirere de øvrige. 3
Oktber 2015 3. En ledelsesudfrdring Anlægsprjekter er mangeartede, mindre såvel sm stre prjekter, der løber ver en årrække med indbyrdes tidsfrskydninger. Prjekterne gennemføres primært af eksterne leverandører, sm skal styres effektivt g tæt mht. tilbud, udvælgelse, kntraktudfrmning, samarbejde, kvalitet, fremdrift g til slut pfølgning på resultater. Det vigtigste er øknmistyringen, hvr det er vigtigt at være frudseende så ændringer g ekstraregninger minimeres. Én ting man kan være sikker på, at prjekterne møder ændringer undervejs, ændringer sm bevirker at planen løbende må justeres g balanceres alt sammen indenfr den årlige faste budgetramme. MPI anvendes til at understøtte denne dynamik g kmpleksitet med et minimum af administratin, således at vi får udnyttet penge g ressurcer bedst muligt til glæde fr brgerne med mest mulig kvalitet g værdi fr pengene. MPI sikrer, at det hele hænger sammen. 4. Anlægsprjekter. Fkuspunkter Frsyningsselskaber gennemfører betydelige årlige prjektinvesteringer fr at: Hlde eksisterende anlæg ved lige Udvide frsyningsnettet i frbindelse med byggemdning Mdernisere med ny g mere effektiv teknlgi, især mhp. kvalitet g energifrbrug Opfylde stadigt skrappere miljøkrav Frberede sig på langsigtede ændringer, bl.a. klimafrandringer. Adskillesen af regnvand fra spildevand er et frhldsvis nyt strt investeringsmråde. Det faktiske anlægs- g rådgivningsarbejde udføres nrmalt af selvstændige entreprenører g servicefirmaer. Der indhentes tilbud, besluttes g føres tilsyn. Helt verrdnet gælder det m at hlde sig indenfr budgettet, hverken mere eller mindre, at få gennemført prjekter sm aftalt g få mest muligt fr pengene ved at undgå unødigt spild. Nedenfr gennemgås en række vigtige punkter: 4.1 Årsplan, hvedplan Årsplanen er det vigtigste styringsgrundlag. Det er her referencerammen fr årets aktiviteter defineres. Sm sagt er rammen fr det ttale anlægsbudget givet. Det er afgørende at det hele stemmer, tidsfrløb, ressurce kapacitet g verhldelse af årets budgetramme. Målet er: Udvælgelse af de bedste prjekter. Der er utallige ønsker til anlægsprjekter, langt flere end der kan rummes indenfr det givne årsbudget. Påtænkte prjekter skal prettes g budgetteres på et verrdnet niveau incl. tidsudstrækning inden, de udvælges g kan igangsættes. Hvilke nye prjekter, der vælges g pririteres, sker ud fra en række hensyn sm f.eks. myndighedskrav, plitiske ønsker, risikvurdering, lavt hængende frugter g endelig hvad der er praktisk muligt mht. budgetramme g kapacitet. Her er det vigtigt, at man har præcist kendskab til alt det, der allere- 4
Oktber 2015 de er bket g frpligtet fr alle de igangværende prjekter, der løber ind i det nye år. Denne belægning indgår autmatisk, hvis man følger frslaget m systematisk prjektrapprtering, jfr. afsnit 4.3. Når udvælgelsen er besluttet udarbejder prjektlederne mere detaljerede budgetter eventuelt ved at definere faser g tildele ressurcer med timetal pr. peride f.eks. prjektleder, tilsyn, kvalitetskntrl, prjektmedarbejdere, driftsmedarbejdere m.fl. Tidsudstrækningen vurderes. Underleverandørarbejde indlægges med budget i krner. På dette grundlag knsekvensberegnes øknmien. Denne øvelse vil nrmalt give anledning til justering af årsplanen. MPI har en række interaktive diagrammer g planlægningstavler (Gantt), der kan anvendes til at give et verblik ver muligheder, kategriseret efter de parametre man ønsker, farvelægning g filtrering g sammen tælling. F.eks. ABC analyse diagram. En realistisk plan. Enhver justering af gældende planer kster tid g penge, når medarbejdere g leverandører skal have besked g mstille sig. Derfr er det vigtigt, at planerne er gennemtænkte g afbalancerede. Flaskehalse. Prjekterne er frskellige, lange g krtere, kmplekse g simple. De trækker frskelligt på et begrænset antal ressurcer, der indgår i en række prjekter. Faren fr at der pstår flaskehalse er str. Det gælder m at kunne frudse dem g undgå dem. Flaskehalse er nemlig ndartede. De skaber frsinkelser sm igen frplanter sig til andre pgaver g prjekter g/eller medfører ekstra mkstninger. Sneblden ruller. MPI værdi, årsplan: Realistisk, tæt g kmplet plan Balanceret budget Klare mål Reference fr senere ændringer Prduktivitet MPI hlder fuldstændig styr på kapacitetsudnyttelsen g frventede kapacitetsverskridelse vises øjeblikkeligt med røde markeringer i ressurce Gantt g andre steder. Afhængigheder. Prjekter kan være kmplekse med mange aktiviteter, der skal udføres i bestemt rækkefølge. Det betyder at prjektplanen altid vil være puslespil, en matriks, hvr ressurcekapacitet g aktiviteternes start g sluttidspunkter skal afpasses. MPI s 2 synkrniserede Gantt tavler, set fra henhldsvis prjekt g ressurce dimensinerne, giver et suverænt verblik g er det bedst tænkelige planlægningsværktøj. I Gantt planlægningstavlen kan man flytte hele prjekter eller underliggende aktiviteter eller ændre deres udstrækning. MPI beregner autmatisk g øjeblikkeligt knsekvensen i timer, krner eller hvad man ønsker, pr. peride g ttalt fr året pr. prjekt. Den unike fleksible tidsakse giver den frdel, at der skiftes ubesværet mellem dag, uge, måned etc. g at frdelingen autmatisk bliver krrekt uafhængigt af valgt tidspløsning. Øknmi. MPI s mkstnings- g indtægtsberegninger sker autmatisk på grundlag af ressurcetimetal per peride fr tilknyttede ressurcer pr. aktivitet. Der kan selvfølgelig gså pgives budget tal f.eks. krner direkte, sm det nrmalt sker når det vedrører entreprenører, underleverandører g materialer. MPI s beregningsmetde virker dynamisk. Timetal, budgettal g hvilke sm helst andre tal summerer peride tal ldret p igennem prjekt strukturer, på tværs af prjekter g vandret fr given peride eller ttalt. Et tal ændres g man ser beregningsresultatet på stedet inden man når at blinke. 5
Oktber 2015 I beregningerne kan gså indgå likviditetsfrløb. Man kan indlægge betalingsplaner relateret til milepæle g tilsvarende, hvis det er relevant, gevinster, f.eks. i frm af frventede besparelser. Scenarier. I arbejdet med at lægge årsplanen kan der arbejdes med alternative scenarier fr prjekter. Det kunne være priritering g/eller m der f.eks. satses på super hurtige frløb fr udvalgte prjekter. Det plejer at kste ekstra men giver gså hurtigere gevinst. Det kan gså være vurdering af alternative tilbud fra leverandører. MPI beregner knsekvensen af scenarier g sammenligner dem i verskuelige rapprter sm ledelsen kan tage stilling til. 4.2 Prjektprettelse, prjektmdel, skabelner Efter at et nyt prjekt er besluttet prettes det i øknmisystemet, f.eks. NAV. ID verføres til MPI g prjektet igangsættes frmelt. De første faser gennemføres, f.eks. beskrivelse, dimensinering, gdkendelsesprcesser g indhentning af tilbud. Gradvist detaljeres plysningerne. Det gælder tidsplanen, frfinelse af budget, flere aktivitetsdetaljer g allkering af navngivne knkrete persner indenfr budgetrammen. Der indgås kntrakter med underleverandører med detaljerede prjektplaner med milepæle fr delleverancer. Det anbefales at man arbejder med standardiserede prjektmdeller afhængigt af prjektet art g at man gør prjektmdellen til en del af det enkelte prjekts struktur. Der er flere frdele herved: Alt kmmer med, intet glemmes. En standardiseret metde kan hldes p md, hvad der i praksis realiseres g derved give input til løbende frbedringer g justering af prjektmdellen. Det er hurtigt g nemt. Hjulet skal ikke pfindes igen. De frmelle administrative aktiviteter, der knytter sig til prjektmdellen, bl.a. de mange gdkendelser fra myndigheder, bliver knyttet til milepæle g ansvarlige persner. MPI s skabelner er mdulære g fleksible g nemme at arbejde med. MPI har en række planlægningsfunktiner, der gør det nemt g verskueligt at lægge aktiviteterne ud ver tid, hvr der autmatisk tages hensyn til afhængigheder. MPI har funktinalitet til 2 niveau budgetstyring, hvr man sammenhlder prindeligt budget (baseline) med faktiske estimater fr timer på persner g underleverandører. Der kan indlægges betalingsplaner. Det enkelte prjekt kan være svært nk at planlægge i frhld til tid, øknmi g kvalitet. Men endnu mere kmplekst g kritisk er det, når man ser på den samlede prtefølje af prjekter kmbineret med begrænset ressurcekapacitet. Det gælder øknmisk ramme såvel sm medarbejdertimer til rådighed. MPI værdi: Prjektprettelse med skabelns Standardisering, grundlag fr metdeudvikling, Enklere g sikrere prjektprettelse Kntering efter art g bidrag Frudsætning fr senere budgetpfølgning Prjekterne, stre sm små, trækker i høj grad på de samme ressurcer g kapaciteten påvirkes af driftspgaver g andre pgaver. Den stre udfrdring er at få dette puslespil til at gå p, så man pririterer de rigtige prjekter, får gennemført dem indenfr tidsrammen g får udnyttet ressurcerne ptimalt. 6
Oktber 2015 I MPI kan persner udvælges interaktivt g knyttes til pgaver med verblik ver reel kapacitet til rådighed, hvr medarbejderen kan give input m andre frpligtelser g persnlige planer, samt kmpetencer. Man vil øjeblikkeligt (i det rød/grønne diagram) se m en medarbejder bliver verbket i en peride g således udgør en ptentiel flaskehals. Der kan gså indlægges et wrkflw / prces, hvr medarbejderen bekræfter at han har set g gdtaget den tildelte pgave. Der kan eventuelt gså fretages vurdering af indtægter, f.eks. eksterne fndsmidler eller miljøtilskud. Timebudgettal g underleverancer kan frdeles direkte på knti således, at der ved efterfølgende registrering allerede er skabt den nødvendige dkumentatin verfr myndighederne. MPI har en smart frdelingsfunktin udviklet specielt til frsyningssektren til kntering af budget g frbrug på frskellige knti fr en aktivitet eller et prjekt. Det kan være pdeling på frskellige arter, f.eks. medfinansiering, miljø tilskud, udviklingspuljer m.fl. Alt afhængigt af selskabets behv er der mulighed fr at styrke mtivatin hs medarbejderne ved at lade dem få adgang til selv at tilrettelægge arbejdet indenfr de rammer, der er lagt i planen. Det er et frnuftigt princip ikke at planlægge tættere g mere detaljeret end nødvendigt. Det gælder m at pnå at medarbejderne føler ansvar fr at rapprtere så tidligt sm muligt m prblemer, f.eks. når man kan se at det er umuligt at verhlde planen. 4.3 Prjektpfølgning, afvigelser, planændringer Det er essentielt, at der følges tæt p på det enkelte prjekts fremdrift både hvad angår tidsplan g ressurcefrbrug. Der vil uundgåeligt ske ændringer undervejs frårsaget af tekniske verraskelser, nedbrud, sygdm mm. J tidligere man bliver pmærksm på afvigelser j tidligere kan man gribe ind. Et frhld, sm man fte møder, er at der bliver underleveret kapacitet ift. hvad, der var lvet i planen. Årsagerne vil ftest være andre ikke frudsete pgaver, sm en medarbejder har set sig nødsaget til at udføre, evt. efter pålæg fra ledelsen eller pga. driftsprblemer. Dest tidligere g klgere der reageres med justering af planen dest bedre kan man undgå unødvendige ekstraregninger. Ekstraarbejder. Det er selvsagt vigtigt at have fuldstændig styr på prcesserne vedr. ekstraarbejder. Ekstraarbejde kan skyldes ufrudsete fysiske frhld, f.eks. jrdens beskaffenhed. Der skal i sådanne tilfælde følges en prcedure fr beskrivelse g gdkendelse. Udgiftsbeløb registreres evt. på særskilt knt i MPI øknmidelen. Hvis en ændring af frudsætningerne gør, at det er nødvendigt at justere planen, sker dette i MPI. Der er t frhld, der er særligt vigtige: 1) At planen igen bliver balanceret g realistisk jfr. afsnit 4.1 m årsplanen ikke mindst at årsbudgettallet rammes præcist. Det kan betyde at andre pgaver må fremskyndes fr at fylde huller ud eller udskydes fr at hlde årsbudgettet. 2) At der tages hensyn til afhængigheder til efterfølgende aktiviteter. F.eks. kan en udskydelse af et gravearbejde betyde at efterfølgende ledningsarbejde, der måske udføres af en anden entreprenør, gså må udskydes. Det gælder m at give tidlig MPI værdi,: Gennemtænkte planændringer: Tidlig advarsel m afvigelser Balanceret justering af plan således at årsbudget stadig nås Styr på prces vedr. ekstraarbejder Rettidig mhu. Undgå unødvendige ekstraregninger. 7
Oktber 2015 meddelelse således at unødvendige ekstraregninger undgås. Det anbefales at der indføres en systematisk g frmel prjektrapprtering f.eks. månedligt med faste dataelementer, der skal udfyldes. MPI indehlder et prjektrapprteringsmdul med wrkflw, hvr prjektrapprter gdkendes g låses, således at tidligere periders prjektrapprteringsdata kan indgå i histriske kurver g rapprter, hvr det prindelige baseline budget sammenhldes med den realiserede udvikling. MPI har gså en audit funktin, hvr MPI autmatisk kan registrere enhver ændring fr udvalgte datafelter, f.eks. ændringer af budgetter eller milepæle. Denne registrering kan gså benyttes til at generere ntifikatiner med e-mails eller andet. 4.4 Ledelsens verblik, cckpittet Alle data fr prjekternes fremdrift, status g øknmi g plysning m eventuelle prblemer er direkte tilgængelige fra den fælles database. Ledelsen har således fingeren på pulsen g har et ledelsescckpit, der sikrer at der er styr på den samlede virksmhed. Ved planændringer kan ledelsen beslutte ud fra rdentligt gennemregnede scenarier. I MPI kan man psætte let frståelige dashbards, der sammenstiller plysninger sm det ønskes. Værdi, ledelse g læring: Ledelsens tryghed, fingeren på pulsen Systematisk benchmark md sig selv g verfr klleger Nem rapprtering Erfaringsudveksling med klleger. 4.5 Læring g prduktivitetsudvikling Sm mtalt venfr lagres alle plysninger i databasen peride fr peride med sammenligning til baseline budget g senere ændringsbeslutninger. Det giver mulighed fr systematisk analyse af afvigelser g frklaringer herpå. Dette er fundamentalt fr at etablere en kultur, hvr man kan frbedre effektiviteten systematisk. Der vil gså være mulighed fr at samle data p m entreprenørernes g andre eksterne leverandørers præstatiner. Leverer de rent faktisk sm lvet? Det vil kunne anvendes ved fremtidige tilbudsindhentninger. Ydermere indgår frsyningsselskaberne i benchmark med hinanden. Det giver gd mening, frdi man herved kan se ens egen placering g hvr strt ptentialet fr frbedring måtte være. Ved at anvende MPI, sm ét inkluderende system gøres det ganske enkelt at rapprtere benchmark data, sm de kræves i dag g fremver. I MPI kan man frit prette andre dataelementer, såvel tidsfastsatte mål g tilhørende registrerings- g pfølgningsfunktiner. Det vil gså være enkelt at udveksle erfaringer med andre selskaber g lære af hinanden. Det kunne f.eks. være prjektmdeller / skabelner g nøgletal fr bestemte standardiserede ydelser fra underleverandører. 8
Oktber 2015 5. MPI s idégrundlag I dette afsnit skal vi krt intrducere MPI s idégrundlag g knceptuelle byggestene. Tanken er herved at illustrere hvrdan de frskellige pgaver, der er særligt vigtige fr frsyningsselskaber, bliver understøttet af MPI. MPI er et banebrydende IT værktøj til at håndtere prjektprduktin, dvs. mange prjekter med mange ressurcer, der indgår på tværs. MPI anvendes af en lang række kunder indenfr prfessinelle servicevirksmheder g internt. Udver de frsyningsselskaber, der allerede anvender MPI, er det her relevant særligt at nævne Skanska, Tyrens g IVL miljøinstituttet i Sverige, se afsnit 8. I afsnit 7 vises en række diagrammer g skærmbilleder af særlig relevans fr vandselskaber. 5.1 Anvendelse, resultater, brugere Ét sammenhængende ledelses- g styringssystem sm verbygning på eksisterende systemer. Idéen er at frene planlægning, eksekvering g analyse i én database g ét gennemsigtigt system. Vi har lagt særlig vægt på at frene øknmi- g budgetstyring med prjekt- g ressurcestyring. Målbare resultater. Vres kunder g brugere skal kunne pnå markante resultatfrbedringer indenfr: Overvågning g styring af den samlede prjektøknmi Leveringsverhldelse Kvalitet Bedre anvendelse af ressurcer. Flaskehalse undgås. Krtere frløb Mindre administratin. En enklere g lettere hverdag med sammenhængende g fleksibel adgang til den nødvendige g rette infrmatin fr enhver funktin g ethvert beslutningsbehv. Den ekstrardinære brugerplevelse. Vi stræber uphørligt efter at nå ny niveauer fr intuitiv brugervenlighed gennem interaktiv grafik g præcis sammenstilling af infrmatiner. Det skal være sjvt, sikkert, nemt, præcist g inspirerende at anvende MPI. Vi har designet MPI til at man plever regnearkets frihed uden ulemperne. MPI s strukturerede database g gennembearbejdede beregninger g grafiske visninger giver sikkerhed fr krrekte beregninger g sammenhænge. MPI kan eksprtere g imprtere Excel ark. Mange data præsenteres, sm vi kender det fra regneark, i lister, sm man kan markere i, filtrere, gruppere g fretage beregninger i. Når man har udpeget en eller flere linjer vil andre billeder autmatisk lytte. Det kan være en prjektliste hvr et klik gør at prjektrapprten autmatisk vises eller prjekt Gantt viser det udvalgte prjekt. Alt unødigt arbejde med at sammenstille g præsentere data skal undgås. Data præsenteres fleksibelt i dashbards g andre typer rapprter. MPI håndterer fra de mindste til de største prblemstillinger med 1000 vis af aktiviteter/prjekter g 1000 vis af ressurcer med frløb der varer fra timer til år. MPI er i særklasse effektiv til håndtering af varianter af prjekter med sin stærke skabeln funktinalitet. Rller, samarbejde. MPI understøtter frskellige rller i rganisatinen g man kan fuldstændig kntrllere rettigheder hvad angår dataadgang g rapprter. 9
Oktber 2015 MPI understøtter dermed beslutninger g samarbejde på alle niveauer i rganisatinen; strategisk udvælgelse g priritering af prjekter, taktisk igangsætning g mpriritering, prjektplanlægning g allkering af ressurcer, den enkeltes eller gruppers dispnering af tid indenfr de rammer der er givet samt rapprtering g pfølgning. 5.2 Dimensiner Den fleksible tidsakse. MPI håndterer elegant alle tidspløsninger fra år til minutter. Fra strategi til gennemførelse. MPI dækker hele frløbet fra prjektidé, ver prjektering til gennemførelse g til slut pfølgning på resultater. Timetal g budget tal indsættes direkte i peride celler i Gantt planen. Ressurcekapacitet. Ressurcedimensinen indgår veralt fra budget/rlle ressurcer til navngivne ressurcer, det være sig persner, leverandører, kunder, udstyr, lkaliteter g ikke mindst penge. Ressurcerne udfører arbejdet g er dermed det primære grundlag fr beregninger af mkstninger g levering af kvalitet. Ressurcer har begrænset kapacitet g frskellig kapabilitet. Ressurcer indgår i mange pgaver på tværs af prjekter g udenfr. Prjekterne kan defineres i traditinelle strukturer (WBS) med summary linjer etc. Der kan direkte tilknyttes g dispneres ressurcer på ethvert niveau. Der kan autmatisk eller manuelt indsættes tidsafhængigheder / frbindelser mellem aktiviteter g mellem prjekter. 5.3 Planlægning g knsekvensberegning MPI har en række autmatiske, halvautmatiske g interaktive planlægningsfunktiner, der gør det let g verskueligt at vise g verhlde begrænsninger g regler, f.eks. kapacitetsbelægning g tidsafhængigheder. Man kan sætte MPI p til at fretage g vise de knsekvenstal, sm man ønsker g sammenligninger. Beregningerne fregår ldret g vandret, p igennem strukturer, grupperinger g ver tid. 5.4 Teknik Micrsft. MPI er udviklet i.net, svejset sammen af egne g eksterne kmpnenter, client server g web. Én database. MPI bygger på én sammenhængende database, hvr et prjekts data g struktur, ressurcer af enhver art kan udbygges g præciseres i takt med behvene fr at pnå effektiv gennemførelse. Data integratin. MPI spiller fleksibelt sammen med alle øknmi systemer, f.eks. NAV g AX, der anvendes af flere af vre kunder. Rapprt generering. MPI har alle tænkelige faciliteter til at lave rapprter, regneark g dashbards. 10
Oktber 2015 Business Intelligence. MPI er gså et BI system der både kan rapprtere m histrisk perfrmance g de fremtidige muligheder, deraf navnet Planning Intelligence. Standard system med fri psætning uden prgrammering. MPI platfrmen er mdulært pbygget g 100 % standard. Der findes kun ét MPI sm anvendes af alle kunder på ganske frskellige måder. Det skyldes at MPI er ekstremt knfigurérbar af den enkelte bruger, superbruger eller administratr uden at der skal prgrammeres det mindste. Det giver sikkerhed g lav pris fr vre kunder. Alle rller. MPI er unikt ved at alle styringsbehv dækkes af ét gennemsigtigt system; ledelsen, planlægningen g de udførende. Det er super effektivt, frdi enhver plysning kun skal indlægges i databasen én gang g kan indgå i alle tænkelige analyser g beregninger. Alle vandselskaber vil anvende samme kærne platfrm sm løbende videreudvikles i samarbejde mellem brugerfra g Marstrand Innvatin. Der udveksles viden m best practice g MPI videreudvikles efter pririterede ønsker g aftaler - til gavn fr alle. 5.5 Prfessinel udvikling Marstrand Innvatin udvikler løbende MPI platfrmen fr at pfylde vres ambitin m at levere verdens bedste system til ledelsesinfrmatin, planlægning, beslutningsstøtte, eksekvering g pfølgning i ét sammenhængende g gennemsigtigt cckpit, hvr vi på banebrydende måde frener prjektressurce- g øknmisk planlægning g styring. Vi udbygger funktinalitet inspireret af vre kunders frskellige behv g måder at anvende MPI på. Tager vi blt de seneste 5 år, har vi gennemført banebrydende udvikling indenfr: Funktiner til eksekvering af prjekt- g serviceprduktin. Det mfatter aktivitetsplaner, rapprtering af anvendt tid, vurdering af resterende arbejde, nter, kmmentarer g wrkflws. Fuld integratin af prtefølje- g prgram planlægning med prjekt g ressurce styring på alle tidshrisnter. Funderet på Prince2 principper prjektstyring med diagrammer (prduct breakdwn g flw) samt alle lgs (issue, risk, request fr change, lessns learned, quality, daily). Integrering med udbygget øknmi g budget styring g pfølgning. Aktivitets- g ressurcedrevet. Avanceret prjektplanlæging med afhængigheder, arbejdsdagskalender g planlægings- g allkeringsfunktiner. Anvendelse af scenarier med knsekvensberegninger g sammenligninger. Regneark på web. Både til visning af data g til datapsamling. Både n-line g ff-line. Audit g ntifikatiner m ændringer. Excel dataintegratin. Kraftful imprt/eksprt af data til g fra databaser, sm kan ske autmatiseret. Imprt af data direkte ved cpy/paste fra Excel. Autmatiseret eksprt af data til Excel. Guides g hjælp. Indbygget guide system, sm viser hvad brugeren skal gøre fr at løse en pgave. Datasikkerhed bl.a. med udvidet rettighedsstyring samt und/red. Business Intelligence. Righldig, knfigurerbar ledelsesinfrmatin på Web, dashbards mfl. 11
Oktber 2015 6. Implementering MPI funktiner kan tages i anvendelse i den takt g i det mfang, der giver bedst mening i frhld til rganisatinens behv, rytme g kultur. Man kan løbende udvikle sig med MPI. Selve implementeringen gennemføres hurtigt g nemt: 1. Den starter nrmalt med en stramt styret wrkshp så vidt muligt på selskabets egne data. Data imprteres nemt fra Excel ark. Skabeln perspektiver g funktiner justeres. 2. Definitin af prjektmdel g prjekttemplates. Evt. estimat af hvedaktiviteter. 3. Styringspraksis defineres. Budgetter, øknmipfølgning. Ressurcekapacitet g kmpetencer. Rapprtering. Data interface til øknmisystemet sættes p. 4. Superbruger uddannelse. 5. I drift. Brugeruddannelse. 6. Opfølgning. MPI leveres fra starten med en række frud knfigurerede funktiner, billeder g rapprter (perspektiver), der er udviklet sammen med eksisterende vandselskabskunder. Frdelen er, at et vandselskab kan kmme hurtigt i gang g blive inspireret af kllegaer i branchen. Den dybe tallerken skal ikke pfindes igen. De fleste vil pleve at prcessen vil inspirere g udvikle rganisatinen. 12
7. Eksempler på diagrammer Nedenfr vises en række diagrammer, der anvendes af vandselskaber. 1. Prteføljediagram. Overblik. 2 valgfri akse g farve. Overblik g drill dwn g drill up til g fra andre billeder. Klik på en prik eller et mråde g prjekt Gantt lytter. Eller klik på en eller flere linjer i lister g prteføljediagram markerer (med trekant). Her farve=risikkde g Y-akse: Tidsafvigelse ift. levering g X-akse: Ift. budget. 2. Prteføljeversigt. Frudse flaskehalse. 1 linje pr. prjekt. Her farvelægning af faser. Prjekter kan flyttes interaktivt med musen. Nedenunder Ressurce Gantt der er synkrniseret. Viser belægning pr. ressurcetype. J mere rød j mere flaskehals, j mere grøn j mere ledig kapacitet. 3. Risikanalyse. Strategisk verblik. Beregning af risik indeks ud fra pgivne sandsynlighedsværdier. Der psættes parametre g fr hvert prjekt sættes værdi. På dette grundlag beregnes indeks sm f.eks. kan bruges i farvelægning i prteføljediagram, til at filtrere g srtere efter. 4. Langtidsplanlægning. Overblik ver pipeline år fr år. Anvendes til udvælgelse g priritering. Valgfri gruppering g filtrering efter diverse parametre g perider: Type prjekt, varighed, risici, priritet mm. Sammentælling af øknmi- g belægningsbudgetter. 5. Prjektskabelner. Nem g sikker prjektprettelse. Nye prjekter prettes nemmest ud fra skabeln der gså kan have prjektmdelaktiviteter med. Frdelene ved standardisering. Alt kmmer med. Autmatisk krrekt kntering til budgetpfølgning. 6. Knteringsregler til smart styring af øknmi. Anvendes til at styre indtægter g udgifter brudt ned på art, f.eks. miljø, spildevandsandel mm. Der prettes skabeln knt frdelingsplan pr. type sm der herefter refereres til 13
Oktber 2015 7. Planlægning. Overskueligt, præcist g knsistent. MPI s unike metde med 2 synkrniserede Gantt tavler fr pgavefrløb, afhængigheder, ressurcer g milepæle. Undgår kapacitets flaskehalse. Se hvem der udfører pgaverne g hvilke pgaver den enkelte har. 8. Omplanlægning. Knsekvens fr ttal budget kapacitet. Der sker løbende ændringer der kræver mplanlægning med udskydelser, fremrykninger etc. Ttalbudgettet skal stemme g flaskehalse skal undgås. Klares med de 2 synkrniserede Gantt diagrammer. 9. Månedsrapprt fr prjekter. Fingeren på pulsen. Prjektledere rapprterer systematisk status, vurdering af resterende arbejde, prblemer, advarsler, budget. Månedsstatus gemmes således at den histriske udvikling kan følges af ledelsen. Tidlig advarsel. Rapprten knfigureres frit. 10. Dashbard. Prjektstatus. Direkte ledelsesverblik. Interaktive rapprter der er tilgængelige på web. Filtrering g sammentælling ud fra parametre. Her prjekternes seneste status fr realiseret i frhld til budget. 11. Dashbard. Leveringsfrsinkelser. Ledelsesverblik. Interaktive rapprter der er tilgængelige på web. Her prjekternes frsinkelser i frhld til ønsket leveringsdat. 12. Partner plan. Excel g Outlk til kmmunikatin. Giv eksterne partnere, f.eks. rådgivere eller entreprenører infrmatin m aftaler g planer ved at definere et regneark i MPI sm herefter med et klik eksprteres sm Excel fil eller kan tilgås via web. Partner kan lave egne ændringer sm efter gdkendelse kan imprteres i MPI. Her prjekternes seneste status fr realiseret i frhld til budget. 14
Oktber 2015 8. Reference eksempler Vi udviklede hele grundlaget fr Deltek Peple Planner (tidligere Macnmy) i periden 2006-2010. I dag findes der mange installatiner rundt m i verden. Vi har en lang række egne kunder i Danmark g Sverige sm vi arbejder tæt sammen med: MPI anvendelse Blue Klding DK Vand g spildevand. Planlægning g styring af anlægsprjekter. Skanderbrg Frsyningsvirksmhed DK Vand g spildevand. Planlægning g styring af anlægsprjekter. Prvas DK Vand g spildevand. Planlægning g styring af anlægsprjekter. ABB DK Styresystemer til ff shre, skibe g fabriksanlæg. Sær systems custmer develpment. Ressurce styring Acre S R&D, prduktin g rådgivning indenfr sensrer g actuatrer Frsen S Rådgivende ingeniører, arkitekter. Ressurce styring Fritz Schur Energi DK Hydrauliske styringer til vindmøller. Prjekt drevet udvikling g prduktin Infrmatinsteknik DK AV udstyr, prjekter g service IVL S Swedish Envirnment Agency. Ressurce Styring. R&D + services Jack & Jnes, Bestseller DK Styring af prettelse af nye butikker glbalt. Mindst 100 pr. År. Jhnsn Cntrls DK Køleanlæg til industrien g skibe. Kunderdrestyret, prjekt drevet prduktinuring. Krydsrum Arkitekter DK Arkitektfirma. Prjekter, ressurcer g øknmi i ét system PA Cnsulting DK Strategisk partnerskab PenSam DK Pensinskasse. Intern IT udvikling. Prtfølje styring, budgetter sv. Prevas S Inginiør virksmhed. Rådgivning. Ressurce styring Sigma S IT Services, infrastruktur, rådgivning. 3 frskellige firmaer Skanska S Udvikling af teknlgi g rådgivning fr hele Skanska kncernen glbalt Swerea Kimab S Instituttet fr krrsin g materialer. Udvikling g rådgivning Tactn S Knfigureringssftware. Implementeringsprjekter, rådgivning Tyrens S Entrprenør. Stre prjekter med mange underleverandører,f.eks. renvering E45. En del af referencerne anvender MPI på lignende måde sm vandselskaberne har behv fr. Det gælder det stre svenske entreprenørselskab Tyrens, der udfører meget stre prjekter med mange underleverandører med flere års tidsfrløb. Det gælder f.eks. den igangværende renvering af E45 fr Statens Vägverk. Skanska anvender MPI til styring af teknlgi g rådgivningsprjekter relateret til andre Skanska selskabers byggeprjekter. MPI er på vej til gså at skulle anvendes af byggefirmaer direkte. IVL er det Svenske Miljøinstitut, der driver frskning, prjektering g psyn af anlæg, herunder vand. PenSam anvender MPI til prteføljestyring af prjekter med fkus på tæt budgetstyring ud fra månedlig prjektrapprtering. Der anvendes en række underleverandører. Vi har særligt fkus på Vandselskaber med hertil udviklede målrettede funktiner, der skal gøre det nemmere, sjvere g bedre at styre de mange samfundsvigtige prjekter. 15
Reference eksempler, Danmark, Sverige: Marstrand Planning Intelligence (MPI) fkuserer på rganisatiner, der håndterer en prtefølje med mange prjekter af varierende kmpleksitet, hvr tidsstyring er kritisk, ressurcestyring er nødvendig g check på øknmien er afgørende. MPI er udviklet af Marstrand Innvatin A/S siden 2004 med den mest mderne Micrsft teknlgi g baseret på mange års erfaringer g gennemprøvede kncepter. MPI er enkel g hurtig at sætte p, implementere g anvende. Kan du Excel, lærer du MPI på ingen tid, uden ulemperne. Data imprteres direkte til MPI s database. MPI s standard funktiner justeres g knfigureres direkte uden prgrammering. MPI s intuitive brugerflade g guide system giver hurtig g sikker ibrugtagning. MPI giver verblik, gennemsigtighed, handlekraft g resultater. Adm. dir. Lars V. Krgh +45 26 14 45 45 lars@marstrandinnvatin.cm Senirknsulent Bjørn E. Andersen +45 29 28 11 04 bjern@marstrandinnvatin.cm Marstrand Innvatin A/S Rskildevej 522, 2605 Brøndby www.marstrandinnvatin.cm