Erhvervsministeriet. Erhvervslivet og reguleringen 1999/2000

Transkript

1 Erhvervsministeriet Erhvervslivet og reguleringen 1999/2000

2 Erhvervsministeriet Oplag: Pris: 100,00 inkl. moms Sælges hos boghandleren eller ved henvendelse til Statens Information Tlf.: Fax: ISBN ISSN Erhvervslivet og reguleringen 1999/2000 Design: KnowHouse Reklame as Produktion: Litograferne i KnowHouse ApS Trykt i november 2000 af Kerteminde Tryk A/S Trykt på Svanemærket papir

3 ERHVERVSLIVET OG REGULERINGEN 1999/2000 INDHOLD Indhold Forord Kapitel 1 Erhvervslivet og reguleringen 1999/ Administrative lettelser Nye love og regler i folketingsåret 1999/ Regeringens indsats for at skabe kvalitet i reguleringen Kapitel 2 Udvikling i de administrative byrder i typiske danske virksomheder Modelvirksomheder er typiske danske virksomheder Metoden bag modelvirksomheder To tilgange til analysen af udviklingen i de faktiske administrative byrder Udviklingen i de faktiske administrative byrder Forklaring af udviklingen i de faktiske administrative byrder Virksomhederne er blevet bedre til at håndtere de administrative byrder Kapitel 3 Konsekvenser af nye love og bekendtgørelser 1999/ Opgørelsen af de erhvervsøkonomiske og administrative konsekvenser Omkostningsvirkning af love fra folketingsåret 1999/ Administrative virkninger af love og bekendtgørelser 1999/ Strukturelle virkninger af love fra 1999/ Kapitel 4 Regeringens strategi for at skabe bedre regler Høj kvalitet i nye love og regler Administrative lettelser Regelforenkling Fleksibel administration E-administration Udvikling af virksomhedernes administrative kompetencer ErhvervsService Høj kvalitet i EU-reguleringen Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Metodeudvikling i konsekvensvurderinger Oversigt over virkningen af love og bekendtgørelser vedtaget og udstedt i folketingsåret 1999/2000 med erhvervsøkonomiske konsekvenser De væsentligste love og bekendtgørelser fra folketingsåret 1999/

4 Forord Erhvervslivet i Danmark skal have gode vilkår. Det er regering og Folketinget enige om. For at følge op herpå afgiver regeringen hvert år en rapport til Folketinget, der fortæller, hvordan love og regler fra den seneste folketingssamling har påvirket erhvervslivet. I februar i år fremlagde regeringen sin erhvervspolitiske strategi,.dk 21. Her opstiller regeringen en række ambitiøse pejlemærker for, hvordan erhvervspolitikken skal hjælpe Danmark ind i den globale videnøkonomi. Et af pejlemærkerne handler om udviklingen i virksomhedernes administrative byrder: Byrderne skal falde år for år, så de er væsentligt nedbragt om ti år. For at følge om kursen mod dette pejlemærke fastholdes, interviewer et uafhængigt konsulentfirma hvert år et antal typiske danske virksomheder om deres administrative arbejde. Det er nu gjort to år i træk. Så for første gang er det muligt at få et indtryk af, hvordan de administrative byrder udvikler sig. Det ser ud til, at de administrative byrder er stagneret. Blandt de mindre virksomheder er der tegn på, at byrderne falder. Det er glædeligt, for det er de små virksomheder, der har de største problemer med det administrative arbejde. Én af forklaringerne på denne positive udvikling er, at virksomhederne er blevet bedre til at bruge de muligheder, som IT og Internettet giver. Det viser, at regeringen gør det rigtige, når den satser på at udvikle e-administration. Vi er allerede godt i gang med at indføre LetLøn, som snart vil fritage virksomhederne for en meget stor del af de administrative byrder, der er forbundet med at have ansatte. Regeringen vil fortsætte arbejdet med e-administration, så både virksomhederne og de offentlige myndigheder kan få fuldt udbytte af den teknologiske udvikling på IT-området. Samtidig arbejder regeringen på at skabe høj kvalitet i nye love og regler og at gøre det lettere for virksomhederne at leve op til de administrative pligter. Jeg er sikker på, at denne satsning vil bevirke et markant fald i de administrative byrder i de kommende år. Pia Gjellerup 7

5 KAPITEL 1 Erhvervslivet og reguleringen 1999/2000 Love og regler spiller en vigtig rolle i et moderne velfærdssamfund. De er et vigtigt led i at skabe et holdbart samfund, hvor miljø, social balance og gode velfærdsydelser går hånd i hånd med økonomisk velstand. I de seneste årtier er antallet af nye love og regler vokset betydeligt. Hvert år vedtages der omkring 100 nye love eller lovrevisioner, som direkte påvirker erhvervslivet. Baggrunden er det stadig mere komplicerede samfund, hvor nye muligheder og problemer hele tiden kalder på ny regulering. Et omfattende og voksende regelsæt stiller store krav til virksomhederne. De skal forstå og overskue regelsættet, og de skal bruge administrative ressourcer på at efterleve det. Derfor er det helt afgørende, at der er meget høj kvalitet i reguleringen. Høj kvalitet i reguleringen vil bl.a. sige, at overflødige love og regler fjernes. At lovene indrettes, så de er lette at håndtere for virksomhederne. Og endelig at myndighederne tager hensyn til virksomhederne, når de administrerer love og regler. Det er en stor udfordring at skabe høj kvalitet i reguleringen. Gennem de seneste år har alle vestlige lande sat fokus på denne udfordring. Også Danmark, hvor regeringen i 1998 lancerede en samlet strategi for høj kvalitet i reguleringen. Strategien er udbygget og videreudviklet i regeringens erhvervspolitiske oplæg -.dk21 - fra februar Regeringens strategi for at skabe høj kvalitet i reguleringen sætter ind på to områder: Administrative lettelser. Under denne overskrift arbejder regeringen for at fjerne eller forenkle utidssvarende love og regler og for at gøre det lettere for virksomhederne at løse de administrative opgaver. Det sker først og fremmest ved at udnytte de nye teknologiske muligheder til at sikre et effektivt samspil mellem myndigheder og virksomheder. 1 Regeringen,.dk21 En ny strategi for Danmarks erhvervspolitik, København, februar 2000, side

6 ERHVERVSLIVET OG REGULERINGEN 1999/2000 KAPITEL 1 Høj kvalitet i nye love og regler. Arbejdet under denne overskrift handler om at udforme nye love og regler, så de ikke pålægger erhvervslivet unødvendige administrative byrder. Det kræver, at de økonomiske og administrative konsekvenser af lovforslagene belyses grundigt, at alternative former for regulering bliver undersøgt, og at erhvervslivet bliver inddraget og hørt, før der reguleres. 1.1 Administrative lettelser I.dk21 har regeringen opstillet et pejlemærke for udviklingen i virksomhedernes administrative byrder. Målet er, at de administrative byrder skal falde år for år og være væsentligt reduceret i løbet af de næste ti år 2. Til at måle udviklingen i de administrative byrder har Erhvervsministeriet udviklet en helt ny metode - de såkaldte modelvirksomheder. I år er det muligt at præsentere den første måling af udviklingen i virksomhedernes administrative byrder med udgangspunkt i modelvirksomhederne. Modelvirksomhederne er typiske danske virksomheder. Der er udvalgt ca. 250 virksomheder, som bredt repræsenterer dansk erhvervsliv. Virksomhederne bliver hvert år interviewet om, hvor mange ressourcer de bruger på at opfylde de administrative pligter, som de offentlige myndigheder pålægger dem. På baggrund af interviewene bliver der opstillet et regnskab over de administrative byrder for hver enkelt virksomhed. Modelvirksomhederne blev interviewet første gang i 1999, og i år er interviewene gentaget. Brugen af modelvirksomheder til at måle udviklingen i virksomhedernes administrative byrder er imidlertid en ny og uprøvet metode, og der knytter sig fortsat en række problemer til metoden. Et problem er den korte tidshorisont. Modelvirksomhederne er kun blevet interviewet i to år. Meget taler for, at de administrative byrder godt kan variere en del fra til år til år. Derfor er det også vanskeligt at sige noget håndfast, om udviklingen i de administrative byrder på lidt længere sigt, på baggrund af de første målinger blandt modelvirksomhederne. Et andet problem er, at det har været nødvendigt at udskifte ca. en femtedel af modelvirksomhederne fra det første til det andet år. Det skyldes, at nogle af de virksomheder, som indgik i interviewene det første år er ophørt med at eksistere eller ikke længere ønskede at deltage. Derfor er de erstattet af nye virksomheder. Det er helt normalt, at virksomheder i en stikprøve udskiftes, når der laves analyser af udvikling over tid. Men en nærmere analyse viser, at resultaterne påvirkes af, hvordan de frafaldne og de nye virksomheder inddrages i undersøgelsen, jf. kapitel 2. Fremfor at lave ét samlet tal for udviklingen i de administrative byrder på baggrund af modelvirksomhederne præsenteres der i år to forskellige beregninger. I den første beregning indgår alle virksomhederne. I den anden beregning indgår kun de virksomheder, som både blevet interviewet i år 1 og år 2. I begge beregninger er de administrative byrder i år 1 sat til 100. Ifølge den første beregning - hvor alle virksomheder er med - er de administrative byrder faldet fra 100 i år 1 til 91 i år 2. I den anden beregning - hvor det kun er gengangerne, som indgår - er de administrative byrder steget en smule fra 100 i år 1 til 102 i år 2. Sammenholdes de to resultater, er et forsigtigt skøn, at de administrative byrder er stagneret i perioden fra 1999 til Der er sket et fald i de administrative byrder for de små virksomheder og en stigning for de større virksomheder. Det er dog fortsat de små virksomheder, der er mest belastede af de administrative byrder. Analyserne viser, at udviklingen i virksomhedernes administrative byrder er påvirket af flere forhold. Først og fremmest synes anvendelsen af edb og Internettet at spille en stor rolle. De små virksomheder er traditionelt mindre IT-understøttede end de større, men analyserne viser, at de i stigende omfang er begyndt at bruge IT til at løse en række af de administrative opgaver. Samtidig er der med etableringen af indberetning.dk og andre offentlige initiativer åbnet mulighed for, at virksomhederne kan foretage indberetninger direkte over Internettet. Analyserne af modelvirksomhederne peger i retning af, at virksomheder, der anvender Internettet i håndteringen af de administrative pligter, gennemsnitligt har ca. 25 pct. lavere byrder end virksomheder, der ikke anvender Internettet. Regeringens satsning på e-administration synes således at rumme store muligheder for at skabe administrative lettelser for virksomhederne 3. 2 Regeringen,.dk21 En ny strategi for Danmarks erhvervspolitik, København, februar 2000, side E-administration er den samlede overskrift for arbejdet med at udnytte informationsteknologien til at gøre samspillet mellem myndigheder og virksomheder mere effektivt

7 ERHVERVSLIVET OG REGULERINGEN 1999/2000 KAPITEL 1 Herudover betyder nye love og regler naturligvis også noget for, hvor store administrative byrder virksomhederne har. Blandt de nye regler, der ifølge modelvirksomhederne har øget de administrative byrder, er PVC-loven, nye regler i forbindelse med transport af farligt gods og ny indberetning af CPR-numre. Omvendt har den mindre hyppige indberetning af moms medført administrative lettelser for de helt små virksomheder. 1.2 Nye love og regler i folketingsåret 1999/2000 Siden 1996 har Erhvervsministeriet hvert år søgt at opgøre de erhvervsøkonomiske konsekvenser af nye love og regler. Det vil sige de omkostningsmæssige og (fra 1997) de administrative konsekvenser af nye love og regler. I folketingsåret 1999/2000 er der vedtaget 89 love og lovpakker med konsekvenser for dansk erhvervsliv 4. Hertil kommer, at der er gennemført vurderinger af de administrative konsekvenser af nye bekendtgørelser. De administrative konsekvenser vurderes blandt andet af Testpanelet og fokuspanelerne. Opgørelserne af de erhvervsøkonomiske konsekvenser gennemføres, før lovene fremlægges i Folketinget, eller bekendtgørelserne udstedes. Derfor er der tale om et skøn over de forventede konsekvenser. Men det er vigtigt at lave en foreløbig vurdering, inden love og regler træder i kraft. Det giver Folketinget og ministrene et fingerpeg om, hvilke konsekvenser reglerne vil få for erhvervslivet. Hermed har de mulighed for at ændre reglerne, hvis det ser ud til, at de medfører uforholdsmæssigt store byrder for erhvervslivet. Af de 89 love og lovpakker med konsekvenser for erhvervslivet er der lidt flere love, der øger virksomhedernes omkostninger, end love der sænker dem 5. Samlet set vurderes lovgivningen i 1999/2000 at øge erhvervslivets omkostninger med ca. 0,6 pct. af lønsummen i den private sektor i 2001, jf. kapitel 3. Hvis der ses bort fra nedsættelsen af selskabsskatten sidste år, adskiller udviklingen sig ikke fra de seneste års udvikling i de politisk bestemte omkostninger. 4 I alt er der vedtaget 105 love med konsekvenser for erhvervslivet. En del af lovene er vurderet samlet, fordi de indgår i lovpakker, eksempelvis lovpakken om reform af voksenefteruddannelserne. 5 Omkostningerne inkluderer både direkte og afledte omkostninger, jf. kapitel 3. Hvorvidt udviklingen i de politisk bestemte omkostninger påvirker virksomhedernes omkostningskonkurrenceevne, afhænger først og fremmest af, hvordan nye love og regler i andre lande påvirker deres virksomheder. Der er stor sandsynlighed for, at andre lande også gennemfører nye love og regler, som øger virksomhedernes omkostninger. Men i dag er det kun Danmark, som opgør omkostningsvirkningen af nye love. Derfor er det ikke muligt at sige noget om, hvorvidt nye love og regler har påvirket danske virksomheders omkostningskonkurrenceevne. Udover omkostningerne ved nye love og regler forsøger man også at opgøre, hvordan ny lovgivning påvirker virksomhedernes konkurrenceevne på lidt længere sigt. Det kaldes den strukturelle konkurrenceevne. Et godt eksempel på forskellen mellem omkostningskonkurrenceevnen og den strukturelle konkurrenceevne er lov om elektroniske signaturer. På kort sigt betyder loven, at de virksomheder, som udsteder elektroniske signaturer, kan få omkostninger i forbindelse med Telestyrelsens tilsyn. Dermed øges virksomhedernes omkostninger på kort sigt. På lidt længere sigt medfører loven imidlertid rationaliseringsgevinster i den enkelte virksomhed, fordi adgangen til sikker elektronisk kommunikation bliver forbedret. Det medfører igen, at konkurrenceevnen forbedres. På kort sigt kan en lov således medføre omkostninger, mens den på lidt længere sigt forbedrer konkurrenceevnen. Det er naturligvis yderst vanskeligt at skønne over, hvordan den enkelte lov påvirker erhvervslivets strukturelle konkurrenceevne. I år er det derfor også kun muligt at bestemme retningen, men ikke størrelsen af ændringerne i virksomhedernes strukturelle konkurrencevene. Samlet set vurderes lovgivningen i folketingsåret 1999/2000 at bidrage til en mindre forbedring af virksomhedernes strukturelle konkurrenceevne. Af de 89 love og lovpakker, som er vedtaget i folketingsåret, forventes 62 at have administrative konsekvenser for erhvervslivet. Hertil kommer 112 bekendtgørelser, som også forventes at have administrative konsekvenser. Ved vurderingen af de administrative konsekvenser skelnes der mellem omstillingsbyrder og løbende byrder eller lettelser. Mange love og bekendtgørelser medfører omstillingsbyrder, fordi virksomhederne skal forberede sig på administration af de nye regler

8 ERHVERVSLIVET OG REGULERINGEN 1999/2000 KAPITEL 1 Af de love og bekendtgørelser, som er vedtaget i folketingsåret 1999/2000, forventes 106 at medføre omstillingsbyrder for erhvervslivet. Det er dog kun et mindre antal, der forventes at medføre større omstillingsbyrder. De nye love og regler påvirker også virksomhedernes løbende administrative arbejde. I år er der flere love og bekendtgørelser, der forventes at medføre byrder end lettelser. Nye love og regler fra folketingsåret 1999/2000 skønnes derfor isoleret set at medføre nye administrative byrder for virksomhederne, men det betyder ikke i sig selv, at virksomhedernes samlede administrative byrder vil stige til næste år. Laves der fx forenklinger i eksisterende love og regler eller gennemføres nye initiativer, som giver virksomhederne mulighed for at lave indberetninger via Internettet, kan de samlede administrative byrder sagtens falde, fordi virksomhederne får mulighed for at håndtere de administrative pligter mere effektivt. Således bliver virksomhedernes administrative byrder påvirket af en række andre forhold end vedtagelsen af nye love og regler. 1.3 Regeringens indsats for at skabe kvalitet i reguleringen Siden lanceringen af regeringens strategi for kvalitet i reguleringen er der taget en lang række initiativer inden for de to områder nævnt ovenfor administrative lettelser og høj kvalitet i nye love og regler. Med regeringens nye erhvervsstrategi -.dk21 - er det planen at sætte yderligere fart på arbejdet, som det fremgår af kapitel 4. Administrative lettelser Resultaterne fra modelvirksomhederne viser, at mange virksomheder er gode til at drage nytte af IT, og at IT spiller en afgørende rolle for omfanget af det administrative arbejde. Danmark har i flere år været førende i internationale sammenligninger, når det gælder om at udvikle tilbud til virksomhederne, så de kan opnå administrative lettelser ved at anvende IT. Med.dk21 har regeringen besluttet at styrke indsatsen for at gøre den offentlige administration elektronisk. Arbejdet - der sker under overskriften e-administration - skal sikre, at virksomhederne kan få fuldt udbytte af deres IT-investeringer, også på det administrative område. Et af de initiativer, der bringer Danmark i front på området, er regeringens beslutning om at oprette LetLøn. LetLøn bygger på den mest avancerede form for elektronisk indberetning, og skal gøre det lettere for virksomhederne at foretage de indberetninger, der er knyttet til lønområdet. Oplysningerne til myndighederne samles automatisk i virksomhedernes lønsystem. Herefter skal virksomhederne blot godkende, at oplysningerne sendes til et modtagecenter, som sørger for at sende dem videre til de rette myndigheder i rette tid. Fra 2003 vil modtagecenteret også kunne foretage beregninger af A-skat, ATP, lønindeholdelse mv. for de virksomheder, der ønsker det. På den måde kan virksomhederne blive fri for en stor del af de administrative opgaver, der belaster dem på lønområdet. Et andet eksempel er internetsiden ikke alene giver overblik over mulighederne for at hente blanketter, vejledninger mv. ned fra Internettet. Ved hjælp af siden kan virksomhederne også indberette og indbetale til myndighederne elektronisk. Tjenesten er åben døgnet rundt, og er hele tiden under udvikling. Myndighederne vil også blive bedre til at dele de oplysninger, som virksomhederne indsender. På den måde kan det sikres, at virksomhederne kun skal indberette oplysningerne én gang. Regeringen har også arbejdet med en række initiativer for at forenkle eksisterende love og regler og for at tage større hensyn til virksomhederne ved myndighedernes administration af reglerne. Endelig arbejder regeringen for at udvikle nye måder at hjælpe virksomhederne til at løse de administrative opgaver, jf. kapitel 4. Nogle af de vigtigste resultater af regeringens indsats for at skabe administrative lettelser er beskrevet i boks

9 ERHVERVSLIVET OG REGULERINGEN 1999/2000 KAPITEL 1 Boks 1.1 Resultater af arbejdet for at skabe administrative lettelser En række myndigheder har forenklet deres administration af reglerne, så det bliver lettere for virksomhederne at udføre det administrative arbejde. Blandt de vigtigste forenklingsinitiativer er: - Fødevareministeriet har indført et fælles ansøgningsskema for økologi- og hektarstøtte. Tidligere skulle der indsendes separate ansøgningsskemaer til forskellige myndigheder. Da landbrugerne ofte indsender begge disse blanketter, er det en administrativ lettelse, at blanketterne nu er samlet. - Det er blevet nemmere at søge om tilskud til energibesparelser. Ansøgningsskemaerne er blevet mere overskuelige og kan hentes på Internettet. - Lov om virksomhedsservice forpligter kommunerene til at yde gratis administrativ bistand til virksomheder, der ansætter personer på særlige vilkår (fx flexjob). Dette gør det lettere for virksomhederne at overskue og anvende de forskellige ordninger. E-administration: Regeringen har besluttet at forbedre kommunikationen mellem virksomheder og myndigheder ved at udnytte de muligheder, som informationsteknologien giver. Regeringen har allerede iværksat udviklingen af LetLøn, der vil gøre virksomhedernes indberetninger af lønoplysninger væsentligt lettere fra Desuden er Indberetning.dk blevet udbygget, og der er skabt en ny søgefunktion. Administrative konsulenter: Der er gennemført et forsøg med at udvikle virksomhedernes administrative kompetencer. Forsøget har givet positive resultater, idet mange virksomheder har oplevet, at det administrative arbejde er blevet lettere, efter at en konsulent har gennemgået virksomhedens arbejdsgange og foreslået forbedringer. Fra 1. januar 2000 er det blevet muligt for virksomhederne at bruge ErhvervsService - dvs. at overlade deres administrative arbejde til en serviceleverandør. Den 1. oktober 2000 gjorde mere end virksomheder brug af ErhvervsService. Høj kvalitet i nye love og regler I.dk21 har regeringen opstillet et pejlemærke for arbejdet med at skabe høj kvalitet i nye love og regler. Målet er, at Danmark inden 2010 skal blive blandt de fem bedste lande i OECD til at skabe høj kvalitet i nye love og regler 6. Det kræver en indsats på flere områder. Først og fremmest er det afgørende at opbygge et godt og konstruktivt samarbejde mellem erhvervslivet og myndighederne om udformningen af nye love og regler. Erhvervslivet skal inddrages aktivt, når nye love og regler bliver til. Herudover er det naturligvis vigtigt, at fordele og ulemper ved nye love og regler altid analyseres grundigt. I den sammenhæng skal alternative former for regulering - som fx frivillige aftaler - vurderes. På alle disse områder har regeringen taget en række initiativer. Der er skabt en fast procedure for, hvordan de administrative konsekvenser af nye love og regler skal vurderes. Det sker bl.a. i Testpanelet og fokuspanelerne. Regeringen har besluttet, at alternativ regulering skal bruges i større omfang, så det bliver lettere for virksomhederne at leve op til myndighedernes krav. Endelig er der lavet forskellige vejledninger, som skal sikre, at nye love og regler har en høj kvalitet. De forskellige initiativer har allerede ført til en række konkrete resultater, som er beskrevet i boks 1.2. Boks 1.2 Resultater af arbejdet for at skabe høj kvalitet i nye love og regler Erhvervsministeriet har etableret en enhed for erhvervsregulering med henblik på at koordinere kompetencerne indenfor alternativ regulering og vurdering af nye reglers administrative og økonomiske konsekvenser. Det er også her, det løbende arbejde med at forenkle de eksisterende love og regler finder sted. Herved bliver det lettere for de øvrige myndigheder at få målrettet rådgivning om, hvordan der skabes høj kvalitet i nye love og regler. Erhvervsministeriet har udgivet en manual om vurdering af administrative konsekvenser for erhvervslivet. Erhvervsministeriet har desuden udgivet en vejledning om, hvornår og hvordan alternativ regulering kan benyttes. 6 Regeringen,.dk21 En ny strategi for Danmarks erhvervspolitik, København, februar 2000, side

10 ERHVERVSLIVET OG REGULERINGEN 1999/2000 KAPITEL 1 En række nye love gør det lettere for virksomhederne at udføre det administrative arbejde. Blandt de vigtigste kan nævnes: - Lov om visse betalingsmidler betyder en forenkling for udstedere af betalingskort. Fremover bliver det lettere at anmelde og ændre et betalingssystem, og udstedere har større frihed, når de skal udarbejde det informationsmateriale, forbrugerne modtager, når de tilmelder sig et betalingssystem. - Ny lov om radio- og teleterminaludstyr og elektromagnetiske forhold betyder en forenklet procedure for virksomheder, der ønsker at få godkendt radio- og teleterminaludstyr. I flere tilfælde er der sket forbedringer af nye love som følge af høringssvar fra erhvervslivet og de konsekvensvurderinger, som er foretaget af Testpanelet og fokuspanelerne. Blandt eksemplerne kan nævnes: - Forslaget om ændring af markedsføringsloven blev ændret, så virksomheder, der vil benytte sig af direkte markedsføring, får lettere ved at leve op til de krav om forbrugerbeskyttelse, som blev indført i loven. Det endelige forslag betyder, at virksomhederne kan få en færdig liste fra CPR-registret over kunder, der har frabedt sig direkte henvendelser. Oprindeligt skulle virksomhederne i hvert enkelt tilfælde meddele CPR-registret, hvem de planlagde at rette henvendelse til. Virksomhederne kan dog fortsat vælge at rette henvendelse til CPR-registret og få oplyst, om en bestemt kreds af personer har frabedt sig direkte markedsføring. - I forslaget til PVC-loven blev et krav om lageropgørelse fjernet for en gruppe virksomheder. Desuden træder loven i kraft et halvt år senere end oprindeligt planlagt, så virksomhederne får bedre tid til at ændre deres regnskabsprogrammer. Regeringens strategi for at skabe kvalitet i reguleringen er hele tiden under udvikling. Regeringen vil bruge sine pejlemærker til at vurdere, om udviklingen har den ønskede kraft og retning. Sammen med erhvervslivet vil regeringen løbende føje nye initiativer til strategien for at sikre, at målsætningerne bliver opfyldt. Resultaterne fra modelvirksomhederne viser, at de administrative byrder er stagnerende. Det er regeringens mål, at byrderne skal begynde at falde i de kommende år. Initiativerne inden for e-administration vil hjælpe med at give såvel virksomhederne som det offentlige større udbytte af den teknologiske udvikling på IT-området. Arbejdet med at skabe administrative lettelser for virksomhederne og høj kvalitet i nye love og regler vil føre til, at det bliver lettere for virksomhederne at leve op til de administrative pligter, som myndighederne pålægger dem

11 KAPITEL 2 Udviklingen i de administrative byrder i typiske danske virksomheder Regeringen har hvert år siden 1997 opgjort virksomhedernes forventninger til de administrative konsekvenser af nye forslag til love og regler. Opgørelserne udarbejdes på baggrund af målinger foretaget i Erhvervsministeriets Testpanel og fokuspaneler. I nogle tilfælde vurderer ministerierne selv de administrative konsekvenser for virksomhederne. Metoden kaldes ekspertvurderinger 1. Målingerne i Testpanelet og fokuspanelerne er vigtige redskaber i det lovforberedende arbejde. Panelerne er en del af regeringens strategi om høj kvalitet i nye love og regler. Målingerne er med til at gøre politikere og embedsmænd opmærksomme på, hvordan lovforslag eller udkast til bekendtgørelser forventes at påvirke virksomhedernes administrative arbejde. Målingerne fører i nogle tilfælde til, at et lovforslag eller en bekendtgørelse ændres. De administrative byrder og lettelser, der hvert år måles i Testpanelet og fokuspanelerne, er imidlertid ikke udtryk for udviklingen i de faktiske administrative byrder i virksomhederne. Det skyldes bl.a., at det naturligvis er vanskeligt at vurdere, hvordan en lov eller bekendtgørelse påvirker virksomhedernes administrative arbejde, før den rent faktisk er ført ud i livet. Og det skyldes, at udviklingen i de administrative byrder ikke kun afhænger af de nye love og regler, der hvert år vedtages. Udviklingen i de faktiske administrative byrder afhænger også af en række andre forhold. 1 Testpanelet, fokuspanelerne og ekspertvurderinger er beskrevet i kapitel 3. 21

12 UDVIKLINGEN I DE ADMINISTRATIVE BYRDER I TYPISKE DANSKE VIRKSOMHEDER KAPITEL 2 For det første påvirkes udviklingen i de administrative byrder af, i hvilket omfang de love og regler, der har eksisteret i flere år, bliver forenklet og forbedret. Love og regler, der ikke længere er tidssvarende, skal ændres eller fjernes, og når det sker, påvirkes det administrative arbejde i virksomhederne 2. For det andet har ændringer i de offentlige myndigheders administration af love og regler også betydning for udviklingen i de administrative byrder. Administrationen kan variere mellem såvel lovområder som mellem myndigheder. Der kan eksempelvis være forskel i måden, som forskellige kommuner administrerer en bestemt regel på. Udviklingen i de administrative byrder påvirkes således af, om administrationen af love og regler med tiden gøres mere effektiv, fleksibel og i sidste ende mere hensynsfuld over for virksomhederne. For det tredje kan ændringer i virksomhedernes måde at håndtere lovgivningen på påvirke udviklingen i de administrative byrder. En virksomhed kan for eksempel vælge at overlade sine administrative opgaver til en revisor eller at ansætte administrativt personale. Det kan også være, at det administrative arbejde før blev udført med papir og kuglepen og nu udføres på computer. Håndteringen siger med andre ord noget om den administrative effektivitet i virksomheden. Analyser viser, at den stigende brug af edb og Internet betyder, at virksomhederne bliver bedre til at håndtere love og regler, og dermed bruger mindre tid på det 3. Der er med andre ord en lang række forhold, der påvirker udviklingen i de faktiske administrative byrder og de behøver ikke alle pege i samme retning. Nye love og regler for erhvervslivet vil ofte på kort sigt betyde nye administrative byrder, fordi virksomhederne skal omstille sig til de nye forhold. Ændringer i virksomhedernes håndtering af de administrative opgaver vil omvendt typisk gå i retning af mere effektiv håndtering eksempelvis på grund af større administrativ erfaring og brug af IT. For at få et billede af udviklingen i de faktiske administrative byrder for erhvervslivet har Erhvervsministeriet udviklet en helt ny metode, modelvirksomheder. 2 Der foretages hvert år ændringer i love og regler. Disse ændringer giver sig udslag i nye love og regler. Nogle af ændringerne har specifikt til formål at forenkle eller forbedre reglerne. 3 PLS Consult, Administrative byrder for erhvervslivet i Danmark år 1, marts I figur 2.1 illustreres forskellen mellem målingerne i modelvirksomheder, Testpanelet og fokuspanelerne. Figur 2.1 Målinger i modelvirksomheder, Testpanelet og fokuspanelerne Virksomhedernes håndtering af love og regler Offentlig administration af love og regler Andre forhold (måles ikke) Det måler modelvirksomhederne Nye love og regler Det måler Testpanelet og fokuspanelerne Eksisterende love og regler Forventninger til nye forslag til love og regler (måles) 2.1 Modelvirksomheder er typiske danske virksomheder Modelvirksomhederne er typiske danske virksomheder. Der er lagt vægt på at analysere flest mulige virksomhedstyper og dermed flest mulige måder at håndtere love og regler på. I modelvirksomhederne bliver det analyseret, hvordan det samlede sæt af love og regler, som virksomhederne er underlagt, påvirker de administrative byrder. Samtidig belyses både det offentliges måde at administrere love og regler på samt virksomhedernes måde at håndtere de administrative pligter på

13 UDVIKLINGEN I DE ADMINISTRATIVE BYRDER I TYPISKE DANSKE VIRKSOMHEDER KAPITEL 2 Analysen af modelvirksomheder omfatter ca. 250 danske virksomheder. Modelvirksomhederne tegner et bredt billede af dansk erhvervsliv. Da modelvirksomhederne kun udgør et forholdsvis lille antal virksomheder, er de statistiske usikkerheder for store til, at resultaterne fra modelvirksomheder kan opregnes til et samlet tal for de administrative byrder for hele erhvervslivet. Målingerne i modelvirksomhederne kan dog med tiden give et fingerpeg om tendensen på samfundsniveau. Modelvirksomhederne kan indikere, i hvilken retning udviklingen i de administrative byrder bevæger sig for erhvervslivet som helhed. 2.2 Metoden bag modelvirksomheder Modelvirksomhederne er udvalgt på baggrund af en større undersøgelse af, hvilke forhold der har betydning for de administrative byrder i danske virksomheder 4. Foruden branchetilhørsforhold og størrelse drejer det sig bl.a. om, i hvilket omfang virksomheden bruger edb, har administrativt personale og bruger rådgivning fra revisorer og brancheorganisationer. Modelvirksomhederne interviewes én gang om året. På baggrund af interviewene opstilles hvert år et regnskab over virksomhedernes administrative byrder. Ved at sammenligne byrderegnskaberne fra år til år kan man få et indtryk af udviklingen i de faktiske administrative byrder. Indsamlingen af data i modelvirksomhederne er beskrevet i boks 2.1. Boks 2.1 Dataindsamlingen i modelvirksomheder Dataindsamlingen i modelvirksomheder foregår på to måder: Byrderegnskaber: For alle modelvirksomhederne opstilles hvert år et regnskab over de faktiske administrative byrder i de enkelte virksomheder. I byrderegnskabet sondres der for det første mellem administrative opgaver og byrder. Først opgøres de administrative opgaver, dvs. virksomhedens samlede administrative aktiviteter. Dernæst udregnes de administrative byrder ud fra virksomhedernes skøn over den andel af de administrative opgaver, som følger af krav fra det offentlige. For det andet opgøres regnskabet ud fra internt og eksternt forbrug af ressourcer. Internt forbrug er den tid, som virksomheden selv anvender på løsningen af de administrative opgaver. Dette forbrug omregnes til kroner ved at gange det anslåede timetal med den gennemsnitlige timeløn for de administrative medarbejdere i virksomheden. Eksternt forbrug er i stedet de udgifter, som virksomheden har til ekstern bistand (fx revisor) i forbindelse med løsningen af de administrative opgaver. For det tredje sondres der inden for opdelingen i administrative opgaver/byrder mellem fem forskellige administrative hovedposter: løn og personale, regnskab, produktion, omsætning og andre ad hoc byrder. Formålet med byrderegnskaberne er at kunne følge udviklingen i de administrative byrder over tid. For ca. 200 af modelvirksomhederne opstilles byrderegnskabet på baggrund af et telefoninterview. For de resterende ca. 50 modelvirksomheder opstilles byrderegnskabet i forbindelse med et personligt interview. Casebeskrivelser: For ca. 50 modelvirksomheder gennemføres hvert år et to timer langt personligt interview. På baggrund af interviewet udarbejdes en casebeskrivelse af virksomheden. Casebeskrivelsen handler om virksomhedens håndtering af de administrative opgaver og hvilke administrative ændringer, der er sket i virksomheden siden sidste år. Formålet med casebeskrivelsen er at få mere kvalitative forklaringer på udviklingen i de faktiske administrative byrder. Casebeskrivelsen sendes efterfølgende til godkendelse i virksomheden. 4 Udvælgelsesmetoden er beskrevet i bilag 3 i Erhvervslivet og reguleringen 1998/

14 UDVIKLINGEN I DE ADMINISTRATIVE BYRDER I TYPISKE DANSKE VIRKSOMHEDER KAPITEL 2 Det primære fokus i analysen af modelvirksomhederne er de faktiske administrative byrder. De faktiske administrative byrder må ikke forveksles med de oplevede administrative byrder. Dvs. om virksomhederne føler sig belastede af krav fra det offentlige. En analyse af modelvirksomhederne viser, at sammenhængen mellem de faktiske og de oplevede administrative byrder ikke er entydig. Overordnet er sammenhængen, at jo større de faktiske byrder er i en virksomhed, jo mere føler virksomheden sig belastet. Men blandt virksomhederne er der adskillige eksempler på, at en virksomhed med lave faktiske byrder godt kan opleve byrderne som meget belastende, mens andre virksomheder med høje faktiske administrative byrder ikke oplever håndteringen af byrderne som belastende 5. Brugen af modelvirksomheder til at måle udviklingen i virksomhedernes administrative byrder er en ny og uprøvet metode. Derfor er der også en række usikkerhedselementer, som betyder, at man skal være forsigtig med at drage alt for håndfaste konklusioner på baggrund af undersøgelsen. Et usikkerhedselement er, at det ikke er muligt helt at udelukke et vist subjektivt element i byrderegnskaberne. Virksomhedernes holdninger til det offentlige kan påvirke angivelsen af, hvor store administrative byrder de siger, at de har. Det betyder, at de faktiske administrative byrder som begrebet anvendes i rapporten alene må betragtes som en tilnærmelse af de byrder, som virksomhederne objektivt set er pålagt af det offentlige. Et fuldkommen objektivt billede af de faktiske byrder vil man formentlig aldrig kunne opnå. Et andet usikkerhedselement er, at modelvirksomhederne kun er blevet interviewet i to år. En tidsserie på kun to år er meget kort. Det kan fx ikke udelukkes, at de faktiske administrative byrder i et år kan være påvirket af nogle specielle omstændigheder, fx omstillingsbyrder som følge af nye love og regler. De administrative byrder kan således godt vise en faldende tendens over en længere årrække, men være stigende mellem to år. Hertil kommer, at der mellem det første og andet år er sket en større udskiftning blandt modelvirksomhederne. 59 af modelvirksomhederne fra år 1 har af forskellige årsager valgt at forlade undersøgelsen 6. Disse er blevet udskiftet med 56 nye modelvirksomheder i år 2 7. Udskiftning blandt modelvirksomhederne er ikke i sig selv problematisk. Frafald er et naturligt element i analyser af udvikling over tid. En nærmere analyse af de frafaldne og nytilkomne virksomheder viser imidlertid, at resultaterne afhænger af, hvordan virksomhederne inddrages i undersøgelsen. Fremfor at drage alt for håndfaste konklusioner på baggrund af data, der fortsat indeholder visse usikkerhedsmomenter, har Erhvervsministeriet i år valgt at præsentere to forskellige måder at analysere modelvirksomhederne. 2.3 To tilgange til analysen af udviklingen i de faktiske administrative byrder En måde at analysere udviklingen i de faktiske administrative byrder er at se på udviklingen i de administrative byrder blandt alle modelvirksomhederne. Dvs. inklusive de 59 frafaldne virksomheder i år 1 og de 56 nye virksomheder i år 2. Denne tilgang kaldes i det følgende tilgang I. En anden måde er at se på udviklingen i de faktiske administrative byrder hos de virksomheder, der er blevet interviewet i begge år (gengangerne). Dvs. eksklusive de 59 frafaldne virksomheder i år 1 og de 56 nye virksomheder i år 2. Denne måde kaldes i det følgende tilgang II. 5 PLS Consult, Administrative byrder for erhvervslivet i Danmark år 1, marts Årsagen til at virksomhederne har valgt ikke at deltage i undersøgelsen igen i år er bl.a., at de er ophørt med at eksistere eller mangler tid. 7 År 1 dækker over perioden august 1998 august 1999, og år 2 dækker over perioden august august

15 UDVIKLINGEN I DE ADMINISTRATIVE BYRDER I TYPISKE DANSKE VIRKSOMHEDER KAPITEL 2 Fordelen ved at fokusere på alle modelvirksomhederne (tilgang I) er, at stikprøven fortsat er repræsentativ for dansk erhvervsliv. Det skyldes, at de virksomheder, der er faldet fra, er udskiftet med virksomheder, der generelt ligner dem med hensyn til de forhold, der har en betydning for de faktiske administrative byrder, bl.a. antal ansatte, administrative kompetencer og brug af IT. Ulempen er, at udskiftningen var karakteriseret af, at de frafaldne virksomheder generelt havde højere administrative byrder end gennemsnittet af virksomheder i år 1. Omvendt havde de nye virksomheder generelt lavere administrative byrder end gennemsnittet af virksomhederne i år 2. Fordelen ved alene at fokusere på gengangerne af modelvirksomhederne (tilgang II) er, at de har deltaget i undersøgelsen i begge år. Ulempen er derimod, at frafaldet af virksomheder påvirker stikprøvens repræsentativitet. Usikkerhederne i målemetoderne illustrerer, at der er behov for yderligere at udvikle metoderne til at analysere udviklingen i de faktiske administrative byrder. Ambitionen er at præsentere et mere sikkert mål for udviklingen i de faktiske administrative byrder til næste år. Styrkerne og svaghederne ved metoden vil i det kommende år blive overvejet nærmere med henblik på at vælge en af tilgangene. 2.4 Udviklingen i de faktiske administrative byrder Udviklingen i de faktiske administrative byrder præsenteres i det følgende som indekstal. Indekstallene er beregnet på baggrund af de faktiske administrative byrder i kroner pr. ansat i virksomhederne 8. De administrative byrder er i det første år sat til indeks 100, hvorefter udviklingen i de administrative byrder beregnes som den procentvise ændring i år 2 set i forhold til det første år. Et tal under 100 betyder således, at de administrative byrder er faldet, mens et tal over 100 betyder, at byrderne er steget. 8 Beregningerne er foretaget for den gennemsnitlige virksomhed. Der er i beregningerne også korrigeret for udviklingen i lønninger og priser mellem år 1 og 2. Lønindekset for den private sektor er ifølge Danmarks Statistik steget med 3,6 pct. mellem 1999 og Forbrugerprisindekset er i samme periode steget med 3,3 pct. Førstnævnte bruges i forhold til modelvirksomhedernes interne timepris. Sidstnævnte bruges i forhold til virksomhedernes udgifter til ekstern bistand. Hvis der fokuseres på alle modelvirksomhederne (tilgang I) tyder det på, at de administrative byrder er faldet fra indeks 100 i år 1 til 91 i år 2. Hvis der derimod alene fokuseres på de modelvirksomheder, der har deltaget i undersøgelsen i begge år (tilgang II) tyder det på, at de administrative byrder er steget en smule fra indeks 100 i år 1 til 102 i år 2. Udskiftningen blandt modelvirksomhederne betyder dog, at der bør tages forbehold for begge resultater. De frafaldne virksomheder havde større administrative byrder end de øvrige virksomheder i år 1. Modsat havde de nye virksomheder, der er kommet til i år 2, lavere administrative byrder end de øvrige i år 2. Hvis de frafaldne virksomheder var blevet i undersøgelsen, ville resultatet efter al sandsynlighed være blevet lavere end indekstal 102 i år 2. Det skyldes, at de frafaldne virksomheder havde investeret betydeligt mere i IT end de øvrige virksomheder i år 1, med henblik på at håndtere administrative krav fra det offentlige. Disse investeringer afskrives ikke, men indregnes fuldt i byrderegnskabet i det år, hvor de foretages. De frafaldne virksomheder ville efter al sandsynlighed ikke have haft tilsvarende ITinvesteringer i år 2, hvorved deres byrdeniveau ville være faldet. Samtidig ville de formentlig være blevet mere effektive i det administrative arbejde som følge af IT-investeringerne. Omvendt ville de administrative byrder antagelig ikke være faldet til indeks 91 i år 2, hvis de frafaldne virksomheder også havde deltaget i undersøgelsen i det andet år. Det skyldes, at byrderne i de frafaldne virksomheder næppe ville være faldet til det samme lave niveau som hos de nye virksomheder. Sammenholdes resultaterne fra de to forskellige måder at analysere udviklingen i de administrative byrder på, er en forsigtig konklusion, at de administrative byrder er stagneret i perioden fra 1999 til Det er ikke i sig selv problematisk, at de to tilgange viser to forskellige udviklingstræk, blot resultaterne nuanceres og som ovenfor tolkes varsomt. Begge tilgange er påvirket af måleusikkerhederne, udskiftningen blandt modelvirksomhederne, og af at de kun omfatter to år. Udviklingen i de faktiske administrative byrder kan nuanceres i forhold til en række faktorer, der har betydning for udviklingen. Det sker i det følgende

16 UDVIKLINGEN I DE ADMINISTRATIVE BYRDER I TYPISKE DANSKE VIRKSOMHEDER KAPITEL 2 Modelvirksomhedernes placering i fire byrdeintervaller Den overordnede udvikling i de faktiske administrative byrder fra år 1 til år 2 kan være påvirket af mange ting. Den kan fx dække over, at nogle få virksomheder har fået meget store administrative byrder eller lettelser siden sidste år. For at undersøge dette har Erhvervsministeriet opdelt modelvirksomhederne i fire byrdeintervaller efter størrelsen af deres faktiske administrative byrder i kr. pr. ansat i år 1 9. I hvert af de fire intervaller er der i år 1 placeret 25 pct. af modelvirksomhederne. Ved at placere modelvirksomhederne ud fra deres faktiske administrative byrder i år 2 i de samme fire intervaller, fås et indtryk af udviklingen i byrderne for de enkelte virksomheder. Hvis en virksomheds faktiske administrative byrder eksempelvis er faldet fra kr. pr. ansat i år 1 til kr. pr. ansat i år 2, vil virksomheden i år 2 være placeret i et lavere byrdeinterval. Af nedenstående figur 2.2 og 2.3 fremgår det, at der i år 2 er relativt flere virksomheder, der placerer sig i det laveste byrdeinterval end i år Ved tilgang I (figur 2.2) placerer 32 pct. af virksomhederne sig i år 2 i det laveste byrdeinterval, mens det ved tilgang II (figur 2.3) er tilfældet for 29 pct. af virksomhederne. På samme tid er der relativt færre af virksomhederne, der befinder sig i de højere byrdeintervaller. Figur 2.2 Tilgang I: Alle modelvirksomhedernes placering i de fire faste byrdeintervaller fra år 1 over kr kr kr. mindre end kr. Faktiske administrative byrder pr. ansat 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% År 2 År 1 Pct. af virksomhederne Figur 2.3 Tilgang II: Gengangerne af modelvirksomhedernes placering i de fire faste byrdeintervaller fra år 1 Faktiske administrative byrder pr. ansat over kr kr kr. mindre end kr. 9 Da modelvirksomhederne kun udgør et forholdsvist lille antal virksomheder (ca. 250), er de statistiske usikkerheder for store til, at der på baggrund af intervalinddelingen kan opregnes til et samlet tal for de administrative byrder for hele erhvervslivet. 10 Intervallerne for år 1 er forskellige i figur 2.2 og 2.3, idet de hhv. er opgjort for alle modelvirksomhederne i år 1 (tilgang I) og gengangerne af modelvirksomhederne (tilgang II). 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Pct. af virksomhederne År 2 År

17 UDVIKLINGEN I DE ADMINISTRATIVE BYRDER I TYPISKE DANSKE VIRKSOMHEDER KAPITEL 2 Da den generelle udvikling i de administrative byrder på den ene side tyder på en stagnation i byrderne, og da figur 2.2 og 2.3 på den anden side viser, at flere modelvirksomheder befinder sig i det laveste byrdeinterval i år 2 end i år 1, kan det tyde på, at byrderne er steget meget i nogle få virksomheder og faldet en smule i mange virksomheder. Der er således noget, der taler for, at udviklingen i de faktiske administrative byrder ikke er ens for alle typer af virksomheder. I det følgende beskrives det derfor, hvordan udviklingen i de faktiske administrative byrder hænger sammen med bl.a. virksomhedsstørrelse og branche. Selvom modelvirksomhederne kun består af ca. 250 virksomheder i tilgang I (dvs. alle virksomhederne) og ca. 200 virksomheder i tilgang II (dvs. gengangerne) er det dog alligevel muligt at opnå en vis forståelse for de administrative byrders fordeling inden for bl.a. forskellige brancher og virksomhedsstørrelser. Resultaterne skal dog også her tolkes varsomt. Virksomhedsstørrelse Det er relevant at se på virksomhedsstørrelse, da der er meget stor variation i de administrative byrder på tværs af virksomhedsstørrelser. Der er knyttet administrative stordriftsfordele til virksomheders håndtering af de administrative byrder. Små virksomheder har derfor typisk større administrative byrder pr. ansat end de store virksomheder 11. Hvis der fokuseres på alle modelvirksomhederne (tilgang I) tyder det på, at de administrative byrder er faldet i de små virksomheder (indekstal 100 i år 1 og 88 i år 2) og stagneret i de store virksomheder (indekstal 100 i år 1 og 99 i år 2). Gengangerne af modelvirksomhederne (tilgang II) antyder derimod, at de faktiske administrative byrder er stagneret i de små virksomheder (indekstal 100 i år 1 og indekstal 100 i år 2) og steget i de store virksomheder (indekstal 100 i år 1 og indekstal 109 i år 2). På baggrund af de to tilgange og i erkendelse af måleusikkerhederne vurderes det, at de faktiske administrative byrder er faldet for de små virksomheder og steget for de store virksomheder. Det er dog fortsat tilfældet, at de små virksomheder har markant større administrative byrder end gennemsnittet af modelvirksomhederne, mens de store virksomheder har markant mindre byrder. Branche De faktiske administrative byrder er desuden analyseret i forhold til virksomhedernes branche. På grund af det relativt lille antal modelvirksomheder er det for usikkert at sige noget om udviklingen i de faktiske administrative byrder mellem brancherne. Det er dog muligt at sammenligne brancherne inden for hvert af de to år. Analyserne viser, at landbrug, gartneri og fiskeri i både år 1 og 2 ligger ca. 40 pct. over gennemsnittet, og således er betydeligt mere belastede af administrative byrder end de øvrige brancher. Resultatet skal ses i forhold til, at der i landbruget er forholdsvis mange små virksomheder, som generelt har højere administrative byrder pr. ansat end de større virksomheder. Virksomheder inden for handel, service og reparation ligger derimod tæt på gennemsnittet i begge år. Omvendt ligger fremstillingsvirksomheder (fx slagterier, møbelindustri, trykkerier mv.) i begge år ca. 25 pct. under gennemsnittet, og er således mindre belastede end gennemsnittet af modelvirksomheder. De administrative hovedposter I virksomhedernes byrderegnskaber er byrderne opdelt i nogle administrative hovedposter. Det drejer sig om løn og personale, regnskab, produktion, omsætning og andre ad hoc byrder. De administrative hovedposter er uddybet i boks Små virksomheder er her defineret som virksomheder med mellem 0 og 9 ansatte, mens store virksomheder har mere end 10 ansatte

18 UDVIKLINGEN I DE ADMINISTRATIVE BYRDER I TYPISKE DANSKE VIRKSOMHEDER KAPITEL 2 Boks 2.2 Eksempler på administrative byrder inden for de fem administrative hovedposter Løn og personale: fx håndtering af kildeskat, skattekontrolloven, ATP, ferieloven, arbejdsmarkedsfonde, sygedagpenge og arbejdsskader. Regnskab: fx håndtering af moms, afgifter, årsregnskab, skatteregnskab og indberetninger til Danmarks Statistik. Produktion: fx indberetning af produktionsstatistikker, lagerbeholdning mv. til Danmarks Statistik, indberetninger og ansøgninger til diverse myndigheder om produktionsudstyr og processer, farlige stoffer, affald mv. Omsætning: fx indberetninger og indbetalinger i forbindelse med import/eksport af varer fra lande uden for EU (Toldloven) og indberetning af udveksling af varer mellem Danmark og andre EU-lande (Intrastat). Andre ad hoc byrder: fx håndtering af arbejdsmiljøgodkendelse, investeringer i IT-systemer, arbejdspladsvurderinger, medarbejderoptioner og sikkerhedsudvalg. Virksomhedernes byrderegnskaber omfatter både de administrative opgaver og de administrative byrder inden for disse hovedposter. I det følgende fokuseres der dog kun på udviklingen mellem hovedposterne for så vidt angår de administrative byrder. Som det fremgår af figur 2.4, er der sket nogle små ændringer mellem de administrative hovedposter inden for de sidste to år. Regnskab udgør i begge år en forholdsvis stor del af de faktiske administrative byrder (henholdsvis 64 pct. i år 1 og 65 pct. i år 2). Hvis regnskabsområdet analyseres nærmere, viser det sig, at der er sket en ændring i virksomhedernes brug af ekstern bistand (fx revisor), som er faldet fra 32 pct. til 29 pct. Derimod er den tid, som virksomhederne selv bruger på administrative byrder inden for regnskabsområdet, steget fra 32 pct. til 36 pct. Løn og personale udgør i både år 1 og 2 en forholdsvis lille andel af de faktiske administrative byrder om end større end de administrative byrder i forbindelse med omsætning og produktion. En af årsagerne hertil er bl.a., at en stor del af de administrative opgaver, der knytter sig til løn- og personaleområdet, og som er et krav fra det offentlige, i dag er udlagt til forskellige lønservicebureauer. Analyser viser, at brugen af lønservicebureauer typisk har en positiv effekt på virksomhedernes administrative byrder 12. Det fremgår også af figur 2.4, at virksomhedernes ad hoc byrder er en smule mindre i år 2 end i år 1. En af årsagerne kan være, at der i år 2 er foretaget færre IT-investeringer som følge af krav fra det offentlige end i år 1. En anden årsag kan være, at flere af virksomhederne måtte udarbejde en skriftlig arbejdspladsvurdering (APV) i år 1 end i år 2. Figur 2.4 Udviklingen i de administrative hovedposter for gengangerne af modelvirksomhederne (Tilgang II) 100% 80% 60% 40% 20% 0% 15% 6% 6% 64% 9% 12% 8% 6% 65% 9% Andre aktiviteter Omsætning Produktion Regnskab Løn og personale Note: Hvis der i stedet fokuseres på alle modelvirksomhederne ændres tendensen kun i ubetydeligt omfang. Kategorien andre aktiviteter adskiller sig dog en smule fra ovenstående, da der blandt de frafaldne modelvirksomheder var meget store IT-investeringer i år 1, der var byrderelaterede. 12 PLS Consult, Administrative byrder for erhvervslivet i Danmark År 1, marts

19 UDVIKLINGEN I DE ADMINISTRATIVE BYRDER I TYPISKE DANSKE VIRKSOMHEDER KAPITEL 2 Efter denne kortlægning af udviklingen i de faktiske administrative byrder vil der i det følgende blive undersøgt, hvad der kan være med til at forklare udviklingen. 2.5 Forklaring af udviklingen i de faktiske administrative byrder Udviklingen i de faktiske administrative byrder afhænger af mange forskellige forhold: vedtagelse af nye love og regler, forenkling og forbedring af love og regler, der har eksisteret i flere år, ændringer i det offentliges administration af love og regler og ændringer i virksomhedernes håndtering af love og regler, jf. figur 2.1 i dette kapitel. I det følgende bliver der fokuseret på disse områder med henblik på at forklare udviklingen i de administrative byrder 13.Forklaringerne peger i forskellige retninger. Nye love og regler vil ofte betyde nye byrder for virksomhederne. Omvendt vil ændringer i virksomhedernes håndtering af de administrative opgaver typisk gå i retning af en mere effektiv håndtering fx pga. større administrativ erfaring og brug af IT. Vedtagelse af nye love og regler Der er i opstillingen af byrderegnskaberne for modelvirksomhederne i år 2 blevet spurgt direkte til betydningen af visse nye love og regler. Det drejer sig om PVC-loven (L 69), lov om visse betalingsmidler (L 63) og lov om ændring af forskellige skattelove (justering af pinsepakken) (L 85) 14. Af disse er det specielt PVC-loven, som har betydet større administrative byrder for modelvirksomhederne. Derudover har virksomhederne også selv peget på, at bl.a. ændringer i reglerne om rejsegodtgørelse, nye regler om kørselsregnskaber, nye regler i forbindelse med transport af farlig gods, ny indberetning af cpr.nr. til Told- og Skattestyrelsen og ændring i gødningsreglerne har påført dem nye administrative byrder i år Betydningen af den offentlige administration af love og regler samt betydningen af forenklinger og forbedringer af love og regler for virksomhedernes faktiske administrative byrder er indeholdt i byrderegnskaberne. Datamaterialet fra modelvirksomhederne giver dog desværre ikke i år mulighed for direkte at analysere, i hvilket omfang disse forhold har påvirket de faktiske administrative byrder. 14 For en nærmere gennemgang af PVC-loven og lov om visse betalingsmidler, se kapitel 3. Ændringen af hyppigheden i indberetningen af moms, der trådte i kraft den 1. januar 1999, har også i år 2 påvirket udviklingen i de faktiske administrative byrder. Betydningen af ændringen er dog ikke entydig. Tendensen er, at primært de små virksomheder har fået administrative lettelser i form af færre indberetninger, mens de store virksomheder har fået flere administrative byrder i form af hyppigere indberetning af moms. Boks 2.3 Ændringer i indberetningen af moms Tømrermesteren udtaler: Den tid jeg anvender på moms er faldet. Det skyldes dels de ændrede momsregler, dels at flere opgaver i forbindelse med moms er blevet lagt over på computeren. Sportsforhandleren udtaler: Som følge af de ændrede momsregler er vi gået over til at indberette moms hver måned. Belastningen består ikke så meget i den tid, der bruges på indberetningen, da edb-systemet let kan give de nødvendige tal. Det byrdefulde består i, at man hele tiden skal gå og huske på at få bogført regnskabet og få udfyldt girokortet. Specielt i ferieperioder kræver det, at man planlægger det hele forinden for at opfylde indberetningsfristen. Kilde: Interview med modelvirksomhederne. Den skriftlige arbejdspladsvurdering (APV), der blev lovpligtig i 1999 for virksomheder med mere end fem ansatte, og som var relativ byrdefyld for nogle af modelvirksomhederne i år 1, spiller ikke samme rolle i år 2 som i år 1. Det skyldes, at de virksomheder, der lavede en APV sidste år, ikke skal gentage den i år. Derfor har de mindre administrative byrder i år. Virksomhedernes håndtering af love og regler Håndteringen er udtryk for virksomhedernes konkrete måder at efterleve det offentliges krav på. Ændringer i måden at håndtere de administrative opgaver påvirker udviklingen i de faktiske administrative byrder. Ændringer i virksomhedernes håndtering af de administrative opgaver vil ofte gå i retning af en mere effektiv håndtering. Der er imellem år 1 og 2 sket en række ændringer i modelvirksomhedernes måde at håndtere love og regler på. Disse ændringer sammenfattes i boks

20 UDVIKLINGEN I DE ADMINISTRATIVE BYRDER I TYPISKE DANSKE VIRKSOMHEDER KAPITEL 2 Boks 2.4 Ændringer i modelvirksomhedernes håndtering af love og regler Modelvirksomhederne generelt: Øget edb- og Internetanvendelse til håndtering af de administrative opgaver. Større administrativ erfaring. Mindre sårbarhed over for udskiftning af det administrative personale. Overgang til lønservicebureau. Ændret brug af revisor. Særligt for de små virksomheder: En stigning i andelen af kontoruddannet personale. Markant større stigning i brugen af edb til håndtering af de administrative opgaver. Særligt for de store virksomheder: Markant større stigning i brug af Internettet til håndtering af de administrative opgaver. Virksomhedernes brug af edb og Internettet har en betydning for udviklingen i byrderne. Blandt modelvirksomhederne kan der spores en tendens til, at virksomhederne generelt har øget brugen af edb og Internettet inden for det sidste år. Hovedparten af de modelvirksomheder, der i stigende grad benytter edb og Internettet i forbindelse med håndteringen af de administrative byrder, har opnået et fald i de faktiske administrative byrder. Mange modelvirksomheder havde i år 1 forholdsvis store ITinvesteringer, der relaterede sig til håndteringen af administrative byrder. Alene det forhold, at disse investeringer ikke er med i byrderegnskabet for virksomhederne i år 2, bidrager til et fald i de faktiske administrative byrder i disse virksomheder. Dertil kommer, at det må forventes, at hvis IT-investeringerne endnu ikke har haft en konkret betydning for håndteringen af de administrative opgaver, så vil de slå igennem i de kommende år. Modelvirksomhederne er desuden blevet mere administrativt erfarne, ligesom de giver udtryk for, at de også føler sig mindre sårbare overfor udskiftninger i det administrative personale. Den større administrative erfaring bidrager også til faldet i de faktiske administrative byrder. Samtidig har en stigende andel af især de små virksomheder ansat kontoruddannet personale, hvilket også kan være med til at forklare faldet i de faktiske administrative byrder for de små virksomheder. Ændringerne i modelvirksomhedernes håndtering af de administrative byrder trækker således i retning af en større administrativ effektivitet i virksomhederne. Boks 2.5 gengiver nogle af modelvirksomhedernes forklaringer på udviklingen i de administrative byrder. Boks 2.5 Ændringer i virksomhedernes håndtering af de administrative byrder Møbelfabrikanten udtaler: Vi har i år investeret i nye edbsystemer, der kan bidrage til løsning af de administrative opgaver i forbindelse med import og eksport af varer. Det er derfor lettere og hurtigere i dag. Tidligere kunne en indberetning tage et par dage nu tager en indberetning kun ca. 30 minutter. Emballageproducenten udtaler: Vores administrative byrder i forbindelse med løn er faldet markant. En del af forklaringen er, at vi er blevet bedre til lønadministration, idet vi har fået større erfaring med løsning af opgaverne og derfor ikke længere laver graverende fejl. Betalingssystemleverandøren udtaler: Vi har fået en kontorassistent. Hun har overtaget nogle af mine opgaver, hvilket ikke betyder, at omfanget af byrderne er blevet mindre, men at de nu løses til en lavere timepris. Tømrermesteren udtaler: Vores udgift til revisor er faldet. Det skyldes primært, at vi nu bruger et nyt regnskabssystem, som gør det lettere for revisoren at få de rigtige tal over. Samtidig er praksis ændret således, at revisoren kommer forbi og henter tallene elektronisk. Jeg er kun hos ham én gang om året nu. IT-konsulenten udtaler: Vi har udvidet vores brug af revisor i år. Normalt laver vi selv den primære del af årsregnskabet, men i år har revisoren lavet det for os. Samtidig tager han sig i højere grad også af skatteregnskabet. Vi vil også fremover i højere grad betale os fra håndtering af de administrative byrder i forbindelse med skatte- og årsregnskab. Kilde: Interview med modelvirksomhederne