Plitisk dkument med resume Sagsnummer Bestyrelsen 11. september 2008 SEL 15 Udbudsstrategi Indstilling: Direktinen indstiller, at administratinen følger udbudsstrategien i arbejdet med udbud g i samarbejdet med peratørerne. Resumé: På baggrund af 19 års udbudserfaringer siden HTs første udbud af buskørsel g den fremadrettede frretningsplan udarbejdes nu en samlet udbudsstrategi fr Mvia, sm skal være rettesnr fr fremtidige udbud. Udbudsstrategien er pbygget med en verrdnet udbudsstrategi g fem underliggende såkaldte kategristrategier, sm afspejler fem frskellige prdukttyper, sm Mvia udbyder: Almindelig rutekørsel, servicebuskørsel, telebuskørsel, sklebuskørsel g Flextrafik. Kategristrategierne understøtter fr hver deres prduktkategri den verrdnede strategi, sm lyder: At sikre rammerne fr, at Mvias peratører skaber den mest effektive g attraktive busdrift fr kunderne. Beslutning: Tiltrådt. Michael Lange understregede behvet fr, at miljøhensyn får en tydelig placering i udbudsstrategien. Trafikselskabet Mvia Kørselsaftaler 1/7
Sagsfremstilling: Ifølge standardvedtægter fr trafikselskaber, 21, skal bestyrelsen i trafikselskabet vedtage en udbudsstrategi. Derudver vil en udbudsstrategi være et vigtigt styringsværktøj. Fkus ved udarbejdelsen af udbudsstrategien har været frmulering af en strategi, sm kan anvendes i det daglige g bidrage til frenkling af arbejdsprcesserne g dermed de beslutninger, der skal tages i frbindelse med de enkelte udbud. Vi har taget udgangspunkt i Mvias frretningsplan, da det naturligvis er vigtigt, at udbudsstrategien understøtter denne. Fra frretningsplanen er fremhævet de faktrer, sm kan påvirkes via udbud g via de krav, vi stiller til peratørerne. De faktrer fra frretningsplanen vi har arbejdet ud fra er følgende: Fkuspunkter fra frretningsplan Fkus på miljø Fkus på kunden passageren Områder der kan påvirkes i udbudsprcessen Gennem materiel- g miljøstrategi Attraktiv materialekmfrt Nemme adgangsfrhld (materiel) Pålidelighed kører når vi lver det Servicevirksmhed fkus på service Tryg g sikker transprt Servicemindede chauffører g mellemledere Fkus på ejerne Fkus på effektivitet (sikrer gså tilfredse ejere) Fkus på kmpetence Fkus på nye standarder Servicevirksmhed bedst mulige beslutningsgrundlag Øknmisk mest frdelagtige tilbud Sikring af et marked i knkurrence Sikring af kmpetence i Mvias udbudsgruppe Optimering af arbejdsdelingen mellem Mvia g peratørerne Mvias udbudsstrategi er pbygget med en verrdnet strategi, sm ligger til grund fr ka- 2/7
tegristrategierne fr de frskellige prdukttyper eller servicemråder. Det har været vigtigt fr udbudsgruppen, at relevante afdelinger i Mvia er blevet inddraget i arbejdet med udbudsstrategien, da den ikke alene er tænkt sm et arbejdsredskab i Kørselsaftaler, men gerne skulle kunne fungere sm en ledetråd i alt samarbejde med peratørerne g vre ejere. Derfr har nøglemedarbejdere fra flere afdelinger været med ved frmuleringen af hver enkelt kategristrategi. Inddragelsen af mange parter har til frmål at sikre en frankring af strategien ud ver udbudsgruppen. Frmuleringen af en verrdnet udbudsstrategi tjener flere frmål: Vi sikrer, at udbudsarbejdet understøtter Mvias frretningsplan Vi sikrer en effektiv udbudsprces ved at skabe enighed m den strategiske retning internt g med Mvias ejere Der dannes grundlag fr kategristrategier fr Mvias servicemråder Opgaven fr kategristrategierne er: at fastlægge differentierede tilgange til peratørvalg g peratørsamarbejdet fr hvert servicemråde aktivt at anvende viden m peratørmarkedet samt servicemrådets vigtighed fr Mvia fr at ptimere valg af peratører g det efterfølgende peratørsamarbejde at understøtte den verrdnede udbudsstrategi fr Mvia g Mvias frretningsplan Overrdnet udbudsstrategi Den verrdnede udbudsstrategi fr Mvia er frmuleret således: Vi vil sikre rammerne fr, at Mvias peratører skaber den mest effektive g attraktive busdrift fr vre kunder (passagererne) Denne verrdnede udbudsstrategi uddybes ved de underliggende strategielementer. Strategielementerne beskriver, hvrdan vi vil realisere strategien: Sikring af et højt kmpetenceniveau i udbudsgruppen ved at 3/7
gennemføre prjektevalueringer g vidensdeling internt i Mvia udveksle viden g erfaring med andre nrdiske trafikselskaber samt med de øvrige danske tilbyde eksterne kurser til Mvias udbudsmedarbejdere samt anvende sidemandsplæring Følge kategristrategier i udbudsarbejdet ved at udvikle kategristrategier fr fem af Mvias seks servicemråder (jf. nedenfr) fkusere på synergier på tværs af kategrier, fx i frm af fælles udbud Skabe effektive udbudsprcesser, der bl.a. sikrer det bedst mulige beslutningsgrundlag fr ejerne samt valg af peratører, der skaber den mest attraktive busdrift ved at fkusere på at standardisere valgmulighederne fr kmmunerne (baseret på mandat fra bestyrelsen) fkusere på at ffentliggjrte udbudsbetingelser er lettilgængelige fr mulige bydere i større udstrækning at anvende infrmatinsmøder til præcisering af udbudsbetingelserne samt besvarelse af spørgsmål fra peratørerne. Herved tilstræbes en højere kvalitet i peratørernes tilbud g en lavere indgangsbarriere gennemføre alle udbud elektrnisk udarbejde et kvalifikatinssystem således, at peratørerne ikke skal prækvalificeres ved hvert udbud muliggøre ptiner (en måskebus ) i udbud således, at kmmunerne har mulighed fr at få ekstra busser - imellem udbudene fr at imødekmme kmmunerne såfremt der p.g.a. udviklingen pstår behv fr større kapacitet. Optimere peratørsamarbejdet ved at anvende infrmatinsmøder (se venfr) udvide arbejdet med incitamentsstrukturer fr peratørerne anvende funktinskrav, hvr det er muligt, frem fr detaljerede tekniske krav Skabe nye arbejdsdelinger mellem Mvia g peratørerne, hvr det er relevant ved at afdække mulighederne fr nye arbejdsdelinger fkusere på at få input fra peratørerne til identificering af disse muligheder teste nye arbejdsdelinger på udvalgte mråder afdække mulighederne fr at verlade kntrl til peratørerne (selvkntrl) således, at kvalitet indbygges i prcessen 4/7
Kategristrategier Udgangspunktet fr pdelingen af udbudene i kategristrategier har været bevidstheden m, at peratørmarkederne fr de frskellige servicemråder er frskellige. Fr at udnytte såvel peratørernes sm Mvias ressurcer bedst muligt, er det nødvendigt at arbejde individuelt med peratørerne på de frskellige markeder samt at verveje hvilke tilgange, der vil tilføre kunderne g Mvia størst mulig værdi. Seks servicemråder er blevet defineret: almindelig rutekørsel, servicebuskørsel, telebuskørsel, sklebuskørsel, havnebussejlads g flextrafik. Der er frmuleret kategristrategier fr de fem af dem (havnebussejlads er udelukket, da det grundlæggende hører ind under almindelig rutekørsel, g da det er et specialprdukt, sm kun findes i Københavns Kmmune). Almindelig rutekørsel er yderligere delt p i en strategi fr kørsel i Strkøbenhavn g i en strategi fr det øvrige Sjælland, idet peratørmarkederne er frskellige i de t mråder, hvrfr det er nødvendigt med frskellige tilgange til udbud i de t mråder. På baggrund af Mvias g peratørernes betydning fr hinanden på peratørmarkedet er de seks kategrier placeret i en matrix på t skalaer: Resultatindflydelse g Frihedsgrad på markedet. Placeringen i denne matrix har givet et verblik g samtidig identificeret, hvilke muligheder vi har fr at arbejde mest hensigtsmæssigt med de frskellige kategrier. Udfrmningen af kategristrategierne har taget udgangspunkt heri. Fr hver kategristrategi er der defineret relevante strategielementer, der viser i hvilken retning vi skal arbejde indenfr hver kategri samt, hvr vi skal lægge vre ressurcer. Strategielementerne er uddybet, g på baggrund heraf har vi vervejet, hvrdan strategierne skal implementeres i arbejdet med udbud. Dette kan ses i bilaget. Udbudsstrategien i sin helhed Strategiprcessen har resulteret i en verrdnet udbudsstrategi samt differentierede kategristrategier, der understøtter Mvias frretningsplan. Til den verrdnede strategi er knyttet ngle strategielementer nævnt venfr - dette er gså tilfældet fr hver af kategristrategierne. Sm bilag 1 er vedlagt et eksempel på hvilke strategielementer alm. rutekørsel Strkøbenhavn indehlder. Lignende strategielementer er udarbejdet fr alle kategrier. Fr hver af de enkelte kategristrategier er gså udarbejdet en versigt, sm på vigtige mråder viser, hvrdan vi vil arbejde med udbud i de enkelte kategrier. Denne versigt er vedlagt fr alle kategrier sm bilag 2. 5/7
Udbudsstrategiens indflydelse på hvrdan vi gør tingene i dag Beslutningsprcessen mkring et udbud har indtil nu været meget afhængig af, hvilke(t) mråde(r), der skulle udbyde kørsel, g hvilke persner i mråderne, der havde pgaven. Vi har ikke haft klare retningslinjer fr, i hvilken retning vi skulle gå, g har været nødt til at diskutere de samme prblemstillinger ved hvert udbud. Dette er tidskrævende g resulterer ikke altid i beslutninger, der skaber den sammenhæng vi har brug fr i systemet. I udarbejdelsen af udbudsstrategien har vi lagt megen vægt på at inddrage alle relevante parter, så strategien kan blive brugbar g ikke mindst kendt fr hele rganisatinen. Dermed har alle en mulighed fr at arbejde i samme retning. Derudver kan vi spare ressurcer ved hvert udbud, da mange beslutninger allerede er taget i udbudsstrategien (samt i de kmmende strategier fr materiel, miljø g driftspfølgning). Vi differentierer i udbudsstrategien mellem de frskellige servicemråder, g standardiserer indenfr hvert mråde. Dette er en ressurceptimering, sm giver plads til at skabe fkus på det relevante i hvert udbud. Strategierne lægger p til, at der fremver skal mere fkus på kvalitet i kntrakterne, g vi skal fx gennem frøgede muligheder fr frlængelse af kntraktperiden skabe incitamenter fr peratørerne til at yde en bedre kvalitet. Kvaliteten af det peratørerne leverer skal gså søges frbedret gennem et fkus på samarbejde fremfr kntrl, g evt. gennem ændrede arbejdsdelinger. Ligeledes vil der blive arbejdet målrettet med at udvikle kntraktfrmer, der i højere grad pstiller incitamenter fr peratørerne til at få flere kunder i busserne. Øknmi: Gennem en ptimering af udbudsprcessen g fkus på frskellene i de frskellige servicemråder frventes det, at knkurrencen i mråderne ligeledes ptimeres g dermed resulterer i mere knkurrencedygtige tilbud til frdel fr Mvia g vres ejere. Tiltag der igangsættes med henblik på at frbedre den kvalitet peratørerne leverer frventes gså at have en psitiv effekt på attraktiviteten af busprduktet fr kunderne g hermed på længere sigt resultere i en bedre indtjening fr Mvia. Miljømæssige knsekvenser: 6/7
Udbudsstrategien kan få miljømæssige knsekvenser qua materiel- g miljøstrategi, sm vil danne grundlag fr frmuleringen af krav g ønsker i udbudsbetingelserne. Behandling: Bilag: 1. Eksempel på kategristrategielementer 2. Implementering af udbudsstrategi i udbudsprcessen 7/7