rammer Indholdsfortegnelse:

Transkript

1 Notat til Randers Kommune vedr. Hj rammer lpemiddelhuset Kronjyllands fysiske Indholdsfortegnelse: 1. Baggrund 2. Metode 3. Situationsanalyse 4. Vurdering af de opstillede m l for Hj lpemiddelhuset Kronjylland (aftale med Sundhed og ldreudvalget) 5. Nuv rende depotsituation - indretning 6. Anbefalinger og forslag til h ndtering af hj lpemidler p depotet. Baggrund: Randers Kommune łnsker at f udarbejdet et notat, der kan tilvejebringe et validt og gennemarbejdet beslutningsgrundlag for effektivisering af fremtidens drift af hj lpemiddelomr det. Fokus i notatet vil v re p de eksisterende faciliteter, om de vil kunne rumme fremtidens udfordring. Metode: Der har v ret foretaget kvalitative interviews med nłglepersoner i Randers Kommune Der har v ret foretaget besigtigelse af Hj lpemiddelhuset ved flere besłg, hvor de fysiske rammer blev gennemg et. Situations analyse: Hj lpemiddelhuset best r af et samlet areal p 1850 m2. Cirka 650 m2 anvendes til kontor, og f llesarealer De resterende 1200m2 anvendes til v rksted, lager, rengłring samt p -og afl sningsareal. Af grundarealet p de 1200 m2 er cirka 350 m2 overd kkede arealer som anvendes til v rksted, rengłring og kontor. Det resterende grundareal p 850 m2 anvendes til lager, disponeringsplads samt af -og p l sningsareal. Aktiviteterne i Hj lpemiddelhuset er fłlgende: lager, vareindlevering, v rksted og rengłringsfaciliteter, omkl dning, kantine, reception, undervisningsrum og et s rligt indrettet handicaptoilet, hvor der kan afprłves badev relsesopstillinger, samt lager for kommunikationshj lpemidler. Lageret er opdelt i en afdeling som bruges til lager, en afdeling som bruges til reparation af hj lpemidlerne og en afdeling hvor hj lpemidlerne vaskes. P denne del af lageret sker ogs en aflevering af rene hj lpemidler fra leverandłren samtidig med, at snavsede hj lpemidler, der kommer hjem fra borgerne, placeres her. Det vil sige, at der ikke er en adskillelse af rene og urene hj lpemidler. N r medarbejderen/chaffłren returnerer urene hj lpemidler, er der et synligt 1

2 pladsproblem. Som konsekvens af dette, er det nłdvendigt at s tte snavsede og rene hj lpemidler p samme sted. Hj lpemidlerne registreres ikke ved ankomst til Hj lpemiddelhuset. Dette kan have den konsekvens, at der fra visitationen bestilles et nyt hj lpemiddel til indkłb, men at der faktisk findes et egnet hj lpemiddel, som blot er urent og derfor med hurtig rengłring kunne have v ret benyttet frem for at man kłbte nyt. Ved fłrste besłg p Hj lpemiddelhuset ringede telefonerne hele tiden, terapeuter kom p depotet og tog varer ned fra hylderne, der blev sendt s om produkter der allerede var bestilt over it-system og derudover blev der oven i kłbet sendt fax om de samme produkter. Ved sidste besłg var der indfłrt regler og struktur p bestillingssiden og denne trafik var ophłrt. M lbeskrivelse for Hj lpemiddelhuset, 2011: Udvalgte m l og beskrivelser der direkte og indirekte har indflydelse p de fysiske rammer. 1. Hj lpemiddelhusets m l er at sikre borgeren bedst mulige hj lpemidler til bedst mulige priser Sikre at den enkelte borger f r de bedst egnede og billigste hj lpemidler stillet til r dighed, p det rigtige tidspunkt og med den nłdvendige service. Fokus p samarbejdsrelationer til visitator og bestillerkorps. Yderligere samarbejde med videnspersoner, kommuner, region, eksterne hj lpemiddelleverandłrer og konsulentfirmaer. Hj lpemiddelhusets m l er at forbedre arbejdsmiljłet i Randers Kommune ved at sikre tilg ngelighed til hj lpemidler, til viden, og til vejledninger p et altid forebyggende tidspunkt. Et godt arbejdsmiljł giver mindre sygefrav r, medarbejdertilfredshed og er derved med til at głre omr det til en attraktiv arbejdsplads. En del af et godt arbejdsmiljł er, at der er gode arbejdsredskaber til ldreomr dets medarbejdere. Hj lpemiddelhuset vil gennem samarbejdsrelationer og kurser sikre tilg ngelighed og viden om ny teknologi, samt sikre viden om relevante anvendelsesomr der. P Hj lpemiddelhuset vil der blive arbejdet med APV herunder ergonomi og vaskemetoder. Sikker og rationel drift. Sikre at leveringstiden bliver s kort som muligt for borgeren. Yderligere fokus p samarbejdsrelationerne. Yderligere fokus p at leveringstider og afhentningstider overholdes. Registrering af alle genbrugshj lpemidler n r hj lpemidlerne returneres fra borgeren. Videreuddannelse af medarbejdere. Hj lpemiddelhuset łnsker, at medarbejderne er bedst muligt kl dt p til at udfłre deres arbejdsopgaver. 2

3 10. Lavt frav r. Hj lpemiddelhuset vil fastholde det lave sygefrav r, som er p stedet. 11. Hj lpemiddelhuset vil holde fast i at pleje og yderligere forbedre det psykiske og fysiske arbejdsmiljł p stedet. 12. Frit valg p hj lpemiddelomr det i Randers Kommune ifłlge ny lovgivning. At v re i stand til, at lłfte opgaven omkring frit valg af hj lpemidler j vnfłr lovgivningen p omr det. 13. Sikre at vi lever op til 140 i sundhedsloven, som betyder flere akutte hj lpemidler i forbindelse med udskrivning fra hospitaler. Gnidningsfri udlevering og indlevering, registrering, lagerfłring og indkłb af nłdvendige hj lpemidler ifłlge 140 i sundhedsloven Med udgangspunkt i ovenst ende m ls tninger er det nłdvendigt at overveje hvorledes de eksisterende lokaler kan opfylde disse krav. og i denne forbindelse samtidig p pege nye udfordringer, der ogs skal medregnes i vurderingen, for om de nuv rende lokaler kan rumme disse. Stigende efterspłrgsel p 140 hj lpemidler som korttidsudl nes til borgere der har f et en genoptr ningsplan Stigende hygiejne- og rengłringskrav. (Ogs krav fra arbejdstilsynet) Udfordringer vedr. APV hj lpemidler krav fra hjemmeplejen om at have de nłdvendige arbejdsredskaber. Krav fra besk ftigelsesomr det om de nłdvendige hj lpemidler til borgere der er i fleksjob, revalidering eller arbejdsprłvning. Forventning om at vi vil modtage flere forskellige hj lpemiddelfabrikater i forl ngelse af lov ndringen om łget fritvalg p hj lpemiddelomr det. H ndtering af sygehushj lpemidler. Disse udfordringer skal sammen med ovenst ende m ls tning h ndteres inden for ovenst ende beskrivende rammer. Samtidig er der den udfordring, at den eksisterende lejekontrakt ophłrer ultimo Derfor er det nłdvendigt at vurdere, om de eksisterende rammer kan matche disse udfordringer eller, om der skal lejes nye lokaler. Nuv Opm rende depotsituation indretning (se bilag) rksomhedspunkter: Hj lpemidler der kommer retur fra borger, st r sammen med nyindkłbte hj lpemidler. Det vil sige, at der ikke er adskillelse mellem snavsede og rene hj lpemidler. Der ikke udarbejdet en procedure for h ndtering af hj b de p depot og ved transport. lpemidler med multiresistente bakterier Vask foreg r manuelt snavsede hj vaskeafdelingen. lpemidler skal igennem en del af depotet for komme til 3

4 Bil bliver parkeret p lageret ved arbejdsdagens afslutning udstłdning p lageret. Depotet bruges ogs til lager af en r kke ting, der ikke er hj lpemidler. Produkter p łverste hylde, er det nłdvendigt at bruge stige for at kunne identificere. Der er ikke foretaget tomgangsanalyse p den enkelte hj lpemiddelgruppe. 4

5 Anbefaling: Der er fłlgende 2 scenarier. Leje af nye lokaler: Det er nłdvendigt at afsłge markedet herunder neds ttelse af en arbejdsgruppe med henblik p at etablere optimale arbejdsforhold. Der vedlagt skitse som forslag til indretning. Der skal forventes omkostninger til nye lokaler, flytning, overlap s ledes at der b de er lejeudgift til gamle og nye lokaler, inventar, vaskesystem mv. Udbygning samt genindretning af eksisterende lokale: Hvis eksisterende lokaler kan udbygges med łget lagerplads, og indrettet s ledes at det bliver muligt at adskille snavsede og rene hj lpemidler, vil de kunne bruges. Der błr samtidigt foretages en reorganisering med fokus p nedenst ende anbefalinger P grund af indretningen af lokalet er det ikke muligt at lave rationel drift. Det er ikke muligt at adskille snavsede og rene hj lpemidler, som en grundl ggende foruds tning. Derudover anbefales det, at indretningen af depotet, med henblik p optimal logistik, foreg r ud fra vedlagte model (se bilag) Tilrettel ggelse af arbejdet ud fra princippet, at hver medarbejder i stor udstr kning kender sin rolle, sin arbejdsdag med planlagte opgaver og gode hj lpev rktłjer Fastl ggelse af kassationskriterier CSC-Care systemet skal opgraderes med alle nłdvendige oplysninger om hj lpemidlet - inkl. foto og aktuel lagerbeholdning, og systemet skal bruges s ledes at hj lpemidler, der kommer retur fra en borger, registreres i alle arbejdsprocesserne (til vask, til rep, p lager mv.) Forenklet udvalg af hj lpemidler med henblik p optimering af indkłb og reservedele m.v. Etablering af automatisk vaskeanl g Zealand Care anbefaler at involvere Arbejdstilsynet i den fremtidige strategi. Alle disse tiltag vil kunne forbedre logistikken og minimere lagerbehovet. Det vil dog v re en foruds tning, at der indarbejdes rutiner, der medfłre lłbende evaluering af forhold der kan głres bedre. Forslag til h ndtering af hj lpemidler: Hj lpemidlets vej gennem Hj lpemiddelhuset Hj lpemiddelhuset er inddelt i omr der, s urene og rene hj lpemidler holdes adskilt. Det enkelte hj lpemiddel gennemg r en logisk proces gennem omr derne i Hj lpemiddelhuset fra det kommer ind, til det forlader Hj lpemiddelhuset igen. Denne proces er b de funktionel og logisk. Hj lpemidlets forlłb beskrives nedenfor: N r nye hj lpemidler er pakket ud og samlet, bliver de identificeret og stregkodem rket, s de 5

6 hurtigst muligt bliver słgbare i it-systemet. Stregkodem rkede hj lpemidler, der ankommer til Hj lpemiddelhuset, stregkodes straks til vask. B de stregkodem rkede hj lpemidler og ikke-stregkodem rkede hj lpemidler stilles i omr det for urene hj lpemidler, der venter p vask. Herefter tages hj lpemidlerne gradvist ind i vaskeomr det, hvor de rengłres. De ikke-stregkodem rkede hj lpemidler identificeres, s de figurerer i it-systemet. Efter et hj lpemiddel er rengjort anbringes det i omr det for reparation, hvor det efterses. Der er et v rkstedsareal med et reservedelslager. Efter hj lpemidlet er efterset, fłlger det en af fłlgende fire muligheder: Hj lpemidlet forbliver i omr det for reparation, hvis det er defekt. Hj lpemidlet s ttes til vurdering/kassation, hvis det vurderes, at det ikke kan betale sig at reparere hj lpemidlet. Hj lpemidlet s ttes til afhentning, hvis det skal sendes til eksternt eftersyn. Hj lpemidlet s ttes p plads i Hj lpemiddelhuset, klar til rekvirering. Hver gang et hj lpemiddel flyttes fra et lager til et andet, stregkoderegistreres bev gelsen, f.eks. fra vask til reparation / fra reparation til lager / fra reparation til ekstern leverandłr / fra lager til borger. Dette betyder, at hj lpemidlet kodes til at befinde sig p det respektive omr de af Hj lpemiddelhuset, hvilket sikrer, at Randers Kommune til enhver tid kan se, om hj lpemidlet er registreret til at v re, hvor hj lpemidlet fysisk befinder sig. Lageret med rene hj lpemidler er opdelt med reoler. Her samles hj lpemidlerne fłrst i kategorier efter ISO-type. Derudover sorteres der efter stłrrelse og HMI-nummer. Der ops ttes skilte med klassifikation og/eller type p reoler og hylder for hurtig lokalisering af hj lpemidlerne. N r en rekvirent bestiller et lagerhj lpemiddel, anbringes det n r udgangen i Hj lpemiddelhuset, p en ud-hylde m rket med omr dets navn. Herfra hentes hj lpemidlet af chauffłren, der bringer hj lpemidlet ud til borgeren p den aftalte leveringsdag. Zealand Cares erfaringstal: Depot til borger vil have fłlgende ressourcebehov: 1100 m2 lager Automatisk vask 11 medarbejdere o 1 leder o 1 assistenter o 1,5 vask o 1,5 fremfinding til chauffłrer o 4 chauffłrer o 2 teknikere Biler: 4 kassebiler, 1 v rkstedsbil Lars Trier Salgs- og marketingchef 6

7 Zealand Care A/S Ved Faurg rden 5 D 4300 Holb k 7