Region Midtjylland Forslag til organisering af Trafikselskabet Bilag til Underudvalget vedr. dannelse af Trafikselskabet møde den 31. august 2006 Punkt nr. 2
1. Indledning Der er udarbejdet en overordnet organisationsplan for et trafikselskab i Region Midtjylland, som har været behandlet i Forberedelsesudvalget og været i høring hos kommunerne i Regionen. Den overordnede organisationsplan afspejler de hovedopgaver, trafikselskabet har ifølge lovgivningen: Trafikudvikling og køreplanlægning, markedsføring og salg, økonomi og takster, kvalitets- og kontraktstyring af 3 driftsselskaber samt udbuds- og kvalitetsstyring af private busselskaber og individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede. Direktøren har gennem afklaringssamtaler med overførte ledere og på besøg hos medarbejdere fået en række input til den foreslåede organisationsplan. Organisationsplanen er blevet ændret på følgende hovedpunkter: der er fjernet et lederniveau afdelingslederne. På den måde bliver afstanden mellem medarbejdere og den øverste ledelse kort lederen af enheden i Videbæk er placeret på øverste lederniveau for at tydeliggøre, at enheden er Trafikselskabets ansigt i Vestjylland normeringen i staben er blevet reduceret kraftigt i forhold til det oprindelige forslag, og ressourcerne er flyttet ud i de linier, som har ansvaret for Trafikselskabets kerneopgaver der foreslås ansat en tidsbegrænset fusionsagent under direktøren, som kan sikre, at Trafikselskabets virksomhedsgrundlag når ud i alle hjørner af organisationen, og at vi får en ny, fælles kultur med fokus på muligheder der lægges mere vægt på tværgående samarbejde, både omkring drifts- og udviklingsopgaver, for at styrke videndelingen på tværs af organisationen der foreslås oprettet en række projektgrupper, som får ansvaret for veldefinerede opgaver fx udvikling af udbudsformer og kvalitetsstyring. Ide følgende gennemgås forslaget til trafikselskabets organisation i enkelt form. En mere udførlig plan, der bruges til ledelsesmæssig opbygning af organisationen, kan rekvireres. 2. Virksomhedsgrundlaget som ramme for og styring af organisationen Organisationsplanen bør være et produkt af det virksomhedsgrundlag, der skal udarbejdes for Trafikselskabet. Virksomhedsgrundlaget fastlægger mission, vision, overordnede mål, strategier, værdier, ledelsesgrundlag osv. for Trafikselskabet og er således med til at definere, hvilke opgaver organisationen skal kunne løse, hvad målene er og hvordan det skal foregå. Virksomhedsgrundlaget skal være det samlende udgangspunkt for hele Trafikselskabet, så man sikrer helhed og sammenhæng i den nye organisation. Virksomhedsgrundlaget er ikke udarbejdet endnu, så nærværende forslag til en organisationsplan og indplacering af arbejdsopgaver skal finjusteres i takt med, at virksomhedsgrundlaget udarbejdes. Det vil bl.a. ske på et bestyrelsesmøde i august og et fremtidsværksted for alle overførte medarbejdere i oktober. Pejlemærker for den administrative organisation I udarbejdelsen af forslaget til indretningen af organisationen har det været vigtigt at tilpasse organisationen, så den kan møde en række krav de væsentligste er: Indfrielse af bestillernes forventninger. Trafikselskabet skal kunne indfri kommunernes og regionens krav og forventninger. 1
Fokus på kvalitet og dialogbaseret forhold til udførerer og samarbejdspartner. Trafikselskabet skal på vegne af bestillerne indkøbe den kollektive trafik ved private busselskaber, Århus Sporvejes Busselskab samt privatbanerne. Sammenhængende tilbud til og lydhørhed over for kunderne. Kunderne skal opleve et sammenhængende tilbud om kollektiv trafik. Kundefokuseret information og salg. Kunderne og brugerne skal vide, hvordan de kan bruge kollektiv trafik i Region Midtjylland. Effektiv administration. Med dannelsen af et trafikselskab for hele Region Midtjylland bør der være mulighed for effektivisering af visse funktioner, mens andre funktioner skal opbygges i et nyt trafikselskab. Udviklingsorientering og samspil med omverdenen. De mange bestillere, kunderne og borgerne i Regionen skal opleve et trafikselskab, der søger at forbedre sin opgaveløsning. 3. Forudsætninger for organisationsplan Særlige vilkår for organisationen 3.1.1. Organisation i udvikling Det vil gælde, at den organisationsplan, man starter med ved dannelsen af Trafikselskabet, vil være midlertidig. Opgavefordeling, normeringer osv. vil løbende skulle evalueres for at tilpasse organisationen efterhånden som opgaveløsningen fusioneres, muligheder for stordriftsfordele viser sig, viden overdrages, opstartsopgaver afløses af udviklingsopgaver osv. De overførte medarbejderes nuværende opgaver og kompetencer kan blive fordelt på flere af organisationens enheder, uanset hvordan organisationsplanen udformes. Der skal derfor være muligheder for, at ledere og medarbejdere får indflydelse på deres egen indplacering. Og i de tilfælde, hvor medarbejdere ikke kan følge alle deres opgaver, skal der være fokus på at få den nødvendige videnoverdragelse fra de, der i dag løser opgaverne, til de, der fremover skal løse dem samt den nødvendige kompetenceudvikling i forhold til de nye opgaver. Der vil være behov for, at den enkelte medarbejder kan bidrage til opgaveløsningen i andre organisatoriske enheder, end den vedkommende selv er placeret i. Organisationsplanen bør således også udmøntes i en implementeringsplan, hvor der tages stilling til, hvordan organisationen kan fungere parallelt med de nuværende organisationer i 2006, i opstartsfasen i 2007 og hvordan den på sigt kan overgå til en driftssituation. 3.1.2. Tværgående samarbejde Der vil løbende være behov for at have tværgående projekter, der kræver medarbejdere fra flere dele af organisationen - og som kan være forankret hvor som helst i organisationen. Organisationen skal derfor kunne understøtte, at medarbejdere fra forskellige dele kan påtage sig ansvaret for eller deltage i projekter, der kræver samarbejde på tværs af organisationen. Der skal arbejdes med at etablere formelle tværgående teams om forskellige faglige områder. Disse tværgående teams kan enten være midlertidige eller permanente, og de kunne være sammensat i forhold til både drifts- og udviklingsopgaver. Det kunne fx være udvikling af nye udbudsformer med busselskaberne. 2
3.1.3. Etablering af decentral enhed i Videbæk Trafikselskabets indretning af organisationen skal tage højde for, at det er besluttet at etablere en decentral satellitenhed i Videbæk. Den decentrale enhed skal udgøre et videncenter for planlægning og drift af kollektiv trafik i tyndtbefolkede områder. Videncentret understøttes ved, at der fra enheden også varetages trafik- og køreplanlægning i den vestlige del af regionen, samt at kontoret danner base for nogle praktiske opgaver. 3.1.4. Særlige forhold i Århus Kommune Det er også et vilkår, at bybustrafikken i Århus Kommune er tilrettelagt på en måde, så der er visse andre opgaver dér end i resten af Regionen. Bybustrafikken er lagt an på, at kunderne selv billetterer. Der er en forholdsvis omfattende kontrol af billetterne af et kontrollørkorps og håndtering af kontrolafgifter (ca. 27 årsværk). 3.1.5. Tre driftssselskaber Der er desuden tre driftsselskaber (Århus Sporvejes Busselskab, Lemvigbanen og Odderbanen), der skal indgå i trafikselskabet som særskilte resultatområder, der kontraktstyres af Trafikselskabet. 3.1.6. Decentralisering Trafikselskabet organiseres på en måde, så opgaveløsningen decentraliseres, hvor det er hensigtsmæssigt. Ledelsesgrundlag En del af virksomhedsgrundlaget vil være et ledelsesgrundlag, der vil være styrende for normerne for god ledelse i Trafikselskabet samt principperne for ledelse fx delegering, decentralisering, kvalitetog udviklingsorientering, helhedsansvar, sammenhængende fokus på Trafikselskabets virksomhedsgrundlag, tværorganisatorisk samarbejdsevne, fokus på stabil drift og effektivisering osv. Ledelsesgrundlaget vil også være styrende for ansvarsfordelingen i de forskellige ledelsesniveauer. 3.1.7. Direktør Direktøren har det strategiske ansvar for Trafikselskabets udvikling under ansvar for bestyrelsen. Direktøren har det øverste økonomiske og ledelsesmæssige ansvar for hele Trafikselskabet samt den personalemæssige ledelse af de chefer, der referer direkte til direktøren. Direktøren har det overordnede ansvar for, at Trafikselskabet målretter sine ressourcer mod at opfylde de målsætninger, som bestyrelsen har vedtaget, herunder at gennemføre fusionsprocessen vellykket. 3.1.8. Chefer Trafikselskabet er organiseret i fire funktionsområder. Et funktionsområde med fællesstabsfunktioner samt tre tilknyttede driftsselskaber. De fem funktionsområder ledes hver af en chef, der betegnes efter den funktion, området udfører. Disse chefer har ansvar for at formulere overordnede strategier, prioritere ressourceanvendelse, sikre helhedsorientering på tværs af organisationen, fokusere på både udvikling og stabil drift, effektivisere, skabe resultater, sikre faglig udvikling i organisationen og andre overordnede forhold. Cheferne er en del af en fælles ledergruppe og kan derfor blive pålagt tværgående opgaver. Dertil vil cheferne have egne områder at varetage i form af økonomisk, personalemæssigt og fagligt ansvar inden for de rammer, direktøren har givet. 3
3.1.9. Gruppeledere/koordinatorer Cheferne kan vælge at udpege gruppeledere eller koordinatorer, som har det faglige ansvar for et afgrænset fagområde. 3.1.10. Medarbejdere Medarbejdere vil omfatte såvel generalister som specialister. Trafikselskabet vil arbejde med udbredt delegation i opgaveløsningen, således at alle medarbejdere kan forvente stor indflydelse på opgaveløsningen og et ansvar, der passer til deres individuelle kompetencer. For alle gælder det, at man udover at have de fornødne kvalifikationer til at påtage sig det beskrevne ansvar skal være indstillet på at arbejde for Trafikselskabets virksomhedsgrundlag og være rollemodeller i forhold til at fremme en målrettet, ligeværdig og vedvarende integration og fusion af det nye trafikselskab. 4. Organisationsforslaget Forslag til en organisationsplan bygger på, at Trafikselskabet organiseres med en direktør, fire chefer med linjefunktioner og en chef for fællesstabsfunktioner. Dertil kommer de tre driftsselskaber, der også refererer til direktøren. Forslaget er kendetegnet ved: forholdsvis få ledere, der referer til direktøren, idet linjefunktionerne er samlet i fire områder ( Kollektiv Trafik Videnscenter Vestjylland, Trafikplanlægning, Kontrakter og indtægter samt Kunder og marked ) med hver sin chef, og et samlet område med stabsfunktioner med en stabschef direktøren og de fem chefer udgør en koncernledelse, hvor der er fokus på en strategisk udvikling af trafikselskabet på en måde, så der er sammenhænge på tværs af områderne koncernledelsen har en størrelse, som muliggør, at alle kan arbejde på udvikling af hele Trafikselskabet medlemmerne af koncernledelsen har også det daglige ledelsesmæssige ansvar for medarbejderne inden for egne områder, således at der er kort afstand fra medarbejder til koncernledelse Funktionsområderne: Kollektiv Trafik Videnscenter Vestjylland. Området ledes af en centerchef og placeres i Videbæk. De har til opgave at opbygge viden og udvikle praksis for planlægning og drift af kollektiv trafik i tyndt befolkede områder (herunder variable kørselsformer) samt varetage trafik- og køreplanlægning og praktiske opgaver i den vestlige del af regionen. Trafikplanlægning. Området ledes af en planlægningschef og er placeret i Trafikselskabets hovedsæde i Århus. Deres samlede mål er at sikre planlægning og udvikling af alle slags kollektive trafikformer både ruteplanlagte og variable kørselsformer som lever op til bestillernes ønsker og borgernes behov. Kontrakter og indtægter. Området ledes af en kontrakts- og indtægtschef og er placeret i Trafikselskabets hovedsæde i Århus. Deres samlede mål er at sikre effektivitet og faglighed i at håndtere kontrakter, kvalitetsopfølgning, takster og indtægter i samarbejde med busselskaber og andre samarbejdspartnere. 4
Kunder og marked. Området ledes af en kunde- og markedschef og er placeret i Trafikselskabets hovedsæde i Århus. Deres samlede mål er at sikre tilfredse kunder, udbygge kundekredsen gennem markedsføring, arbejde med omdømme, salgsarbejde, information og kvalitetsopfølgning. Staben. Staben ledes af en stabschef og er placeret i Trafikselskabets hovedsæde i Århus. Stabens samlede mål er at varetage tværgående støtteopgaver som fx betjening af bestyrelse, ledelse og MEDsystem, organisationsudvikling, løn/personale, tværgående IT, journalisering, intern kvalitetsstyring, dokumentation og styringsværktøjer, intern kommunikation osv. Teams og tværgående samarbejde. På tværs af denne organisation vil der blive dannet både midlertidige og permanente teams, der trækker på kompetencer fra flere områder af organisationen til brug for løsning af konkrete opgaver. Allerede nu kan der peges på nogle teams, der vil blive oprettet: Udvikling af udbuds- og kontraktformer Udbuds-teams; for hvert udbud sammensættes et team med kendskab til planlægning, udbud og kvalitet Kvalitet, hvor der på tværs af linjefunktioner og Staben kan arbejdes med at udvikle nye måder at definere, styre og følge op på kvaliteten af den kollektive trafik X-bus vil være en tværgående projektgruppe, der har ansvaret for det særlige produkt Forslag til organisationsplan Repræsentantskab 19 kommuner Regionsråd Bestyrelse 7 medlemmer fra kommuner 2 medlemmer fra Regionen Direktør Fusionsagent Fællestab Stabschef Århus Sporvejes Busselskab driftsselskab Lemvigbanen driftsselskab HHJ/Odderbanen driftsselskab Kollektiv Trafik Videnscenter Vestjylland Centerchef Trafikplanlægning Planlægningschef Kontrakter og indtægter Kontrakts- og indtægtschef Kunder og marked Kunde- og markedschef Tværgående teams blandt andre: Kvalitetsudvikling Udvikling af udbuds- og kontraktformer Udbudsteam X-bus 5
5. Normeringer Iflg. de indgåede delingsaftaler overføres der 124 årsværk til Trafikselskabet. 13 af disse forventes pt. at være ubesatte. Herudover har du nuværende opgaveløsere oplyst, at der bruges for ca. 12 årsværk til tværgående stabsopgaver. Der er således som udgangspunkt 136 årsværk i organisationen. Normeringen indeholder ikke stillinger til de opgaver, som Trafikselskabet iflg. loven kan påtage sig, hvis kommuner eller Regionen ønsker det fx regional patienttransport, kommunal lægekørsel og andre kørselsformer. Normeringen indeholder heller ikke stillinger til at udføre opgaver for nogen af de overførte driftsselskaber. Der er alene ressourcer til at udføre kontraktstyring med disse, samt også at være sekretariat for emner, der skal forelægges bestyrelsen for disse selskaber. Fordeling af årsværk på områderne følger som udgangspunkt ressourceforbruget i de fleste af de afgivende myndigheder inden sammenlægningen. Dog er der taget højde for visse særlige udfordringer i etableringen af Trafikselskabet, som fx at der overføres planlægnings- og udbudsopgaver fra en række kommuner i Ringkjøbing og Århus amt uden overførsel af årsværk. Endelig og væsentligst - vil den samlede normering afhænge af, hvilket budget der vedtages for Trafikselskabet, og blive tilpasset de politiske krav om realisering af stordriftsfordele. Nedenfor vises forslaget til en skønnet fordeling af normeringer. Fordelingen af antal stillinger på områder og underopdelingen på forskellige opgaver i funktionerne er nødvendig at fastlægge sammen med organisationsplanen dels for at koble det sammen med fordelingen af de konkrete opgaver, og dels for at have det som udgangspunkt til fordelingen af ledere og medarbejdere. Når lederne og medarbejderne skal afgive ønske om, hvor i organisationen de ønsker at blive beskæftiget, bør de kunne se, hvilke opgaver og hvor mange medarbejdere, der ca. vil være i de pågældende enheder. Normeringen vil blive tilpasset i takt med opbygningen af organisationen og de politiske prioriteringer. 6
Foreløbig, omtrentlig normering i den foreslåede organisationsplan Org.enhed. Opgave Årsværk Adm. Direktør 1 Kollektiv Trafik Videnscenter Vestjylland Videnscenterchef 1 Sekretariat 1 Trafik- og ruteplanlægning bus og Lemvigbanen 4 Vidensmedarbejdere 3 Kvalitetskontrol/praktiske funktioner 1 10 Trafikplanlægning Planlægningschef 1 Trafik- og ruteplanlægning bus og HHJ/Odderbanen 15 Trafikdrift, omkørsler, behandling af kundehenvendelser osv. 6 Kørselskontor Århus Kommune 9 Kørselskontor uden for Århus Kommune 9 40 Kontrakter og indtægter Kontrakt- og indtægtschef 1 Økonomi 1 Administration af udbud, kontraktformer og kontraktstyring 4 Afregning, udgifter 2 Kontrol uden for Århus Kommune 5 Kontrol og adm. af afgifter i Århus Kommune 27 Takstsystemer og indtægtsfordelingsmodel 3 Indtægtsadministration og billethåndtering 4 47 Kunder og marked Kunde- og markedschef 1 Kvalitetsstyring og -opfølgning 2 Vidensindsamling, kundekontakt 4 Markedsføring, omdømme og produkter 5 Information, materialer, salg af særlige kort, uddannelse/information til chauffører 6 Rutebilstationer (Viborg og Randers) 7 25 Stab Stabschef 1 Løn, personale, uddannelse 2 It 2 Journal 0,5 Diverse (rengøring, kantine, posthåndtering, telefonomstilling osv.) 1 Bestyrelses/ledelsesbetjening 0,5 MED-udvalg/sekretærer 0,5 Kommunikation/PR/intern 1 Udvikling af organisation og opgaveløsning 1 Samarbejde med bestillere, dokumentation af Trafikselskabets ydelser, styringsværktøje 2 Jura 0,5 12 Fusionsagent 1 I alt 136 7