Frederiksberg Kmmune Klar pgave- g ansvarsfrdeling i frbindelse med udbud g indkøb Casen krt Frederiksberg Kmmune har ca. 97.000 indbyggere g indkøber g udbyder fr små 1,5 milliarder krner årligt. Frederiksberg Kmmune har igennem en årrække målrettet arbejdet med at have fkus på udbud g indkøb g tilrettelæggelse af dette frhld så prfessinelt sm muligt. Det betyder, at man har arbejdet strategisk med at rganisere g udvikle sin udbuds- g indkøbsfunktin, sådan at den ikke blt har de rette kmpetencer, men at den gså rganisatrisk har en placering, der sikrer frnuftig dialg g samarbejde mkring udbud g indkøb. Afdelingen fr Udbud g Indkøb er en del af servicemrådet. Afdelingen ledes af en afdelingschef g har herudver 5 udbuds- g indkøbsknsulenter. Klar pgave g ansvarsfrdeling Afdelingen fr Udbud & Indkøb har hvedansvaret fr alle EU-udbud i Frederiksberg Kmmune. Det betyder, at man gså gennemfører udbud af pgaver indenfr det tekniske mråde en pgave der ellers i mange andre kmmuner varetages af teknisk frvaltning selv samt på IT- g telemrådet. Det har været vigtigt fr kmmunen at finde en klar g entydig placering af pgaver g ansvar mellem Udbud & Indkøb g så de frskellige fagfrvaltninger (kunder). På den måde sikres det, at hvert enkelt udbud bliver tilrettelagt g gennemført efter de gældende natinale g interne regler. Der er derfr udarbejdet en klar g entydig beskrivelse af denne pgave- g ansvarsfrdeling (se Ntat g bilag). Ansvarsfrdelingen betyder samtidig, at det verrdnet set er Udbud & Indkøb, der har ansvaret fr at udbudsprcessen kører. Omvendt er det fagfrvaltningerne, der har et strt ansvar i frbindelse med at medvirke til, at man fagligt får beskrevet den rigtige vlumen g kvalitet i frbindelse med definitinen af udbuddet. Inddragelse af mange aktører Udver denne pgave- g ansvarsfrdeling søger man i Frederiksberg Kmmune at højne kvaliteten af udbuddene ved at nedsætte frpligtende grupper i frbindelse med hvert knkret udbud. Her inddrages relevante flk fra fagfrvaltninger, institutiner etc. Man drøfter i den frbindelse, hvrdan brugere eventuelt inddrages, ligesm man får afklaret, hvrdan man får beskrevet den ønskede kvalitet rigtigt herunder hvilke kriterier der er vigtige at lægge til grund ved vurdering af de indkmne tilbud.
På denne måde er de frvaltninger/institutiner/medarbejdere, der i sidste ende skal fungere med det indkmne tilbud, ikke bare sikret indflydelse men gså pålagt en frpligtelse i frhld til at indgå aktivt. Samtidig har brugerne mulighed fr at få indflydelse på, hvrdan det endelige udbud g de efterfølgende tilbud skal hhv. udvikles g vurderes. Løbende krav m effektivisering hånd i hånd med kvalitet Udbud & Indkøb er i øjeblikket underlagt et krav m hvert år at skulle hente effektiviseringer i størrelsesrdenen 5-7 milliner krner. Derudver kan der fr hvert år være specifikke krav til effektiviseringer gennem udbud eller indkøb. Pr. marts måned 2010 har man på den måde allerede gennemført udbud, sm alt i alt har resulteret i ptentielle besparelser/effektiviseringer på små 6 mi. kr. i 2010. Det løbende krav m øknmiske effektiviseringer gør det ekstra vigtigt fr Udbud & Indkøb at sikre, at de gennemførte udbud gså kvalitetsmæssigt lever p til kravene; altså at fkus ikke bliver fr ensidigt på at pnå en besparelse. De frpligtende udbudsgrupper er med til at sikre denne balance mellem pris g kvalitet. Effektivisering i praksis Det øknmiske ratinale ved udbud er bidraget til den løbende effektivisering. Ved hvert udbud af både varer g tjenester er der derfr fkus på muligheden fr at pnå effektiviseringer. Hvis der er tale m en effektivisering, realiseres den i praksis ved en budgetreduktin fr det/de berørte mråder dels i det løbende budgetår, dels på helårsbasis i de efterfølgende år. Samtidig mdregnes effektiviseringen i den afsatte pulje vedr. udbud/udliciteringer på de nævnte 5-7 mi. kr. Resultater/læring En klar ansvars- g pgavefrdeling mellem udbudsrganisatin g øvrige afdelinger sikrer tværgående kvalitetspfattelser i frbindelse med udbuddene samt en større pbakning til disse. De frpligtende udbudsgrupper betyder, at frvaltninger/institutiner ikke kun har en ret men gså en pligt til at indgå i arbejdet. Effektiviseringer skal udmøntes g sikres via fastlagte frretningsgange, hvr samspillet mellem Udbud & Indkøb, fagmrådet g den centrale Øknmiafdeling er afgørende.
Ntat Arbejdsdeling mellem Udbud & Indkøb - g fagmråderne ved gennemførelse af udbudsfrretninger 21. december 2009 Sagsbeh: AH Sagsnr.: 1147-123749/18 Emnenr.: 0.3.07 Dkumentnr.: 1147-855662 Tiltrådt af direktinen den 1. december 2009 Udbud g Indkøb Kmpetencen vedrørende gennemførelse af udbudsfrretninger g anvendelsen af udbudsdirektiverne er samlet i Afdelingen fr Udbud & Indkøb. Udbud & Indkøb har derfr tvhlderfunktinen fr de enkelte udbud, herunder ansvaret fr, at de gældende regler på mrådet efterleves. EU s udbudsregler skal anvendes på alle køb af varer g tjenester, når der ver en fireårig peride købes ind fr mere end 1,4 mi. kr. (2010). Det betyder i praksis, at udbudsreglerne finder anvendelse veralt i den kmmunale rganisatin. Gennemførelse af hvert enkelt udbudsfrretning sker i tæt dialg g samarbejde mellem Udbud & Indkøb - g det fagmråde, sm har det øknmiske ansvar fr g den faglige indsigt i den pgave, der skal knkurrenceudsættes. En udbudsfrretning strækker sig typisk ver 5-10 måneder, g er frbundet med verhldelse af en række deadlines. En effektiv afvikling af den samlede prces frudsætter derfr, at der er klarhed ver rllefrdelingen mellem Udbud & Indkøb samt fagmrådet. I vedlagt bilag er rllefrdelingen mellem Udbud & Indkøb ridset p f.s.v.a. de centrale pgaver ved en udbudsfrretning. Fr hvert udbud udarbejdes en prjektplan med nøgledater fr det samlede udbudsfrløb. Adam Hey Afdelingschef Udbud & Indkøb 1
BILAG Arbejdsdeling mellem Udbud & Indkøb g fagmråderne ved gennemførelse af udbudsfrretninger Frmål Det er aftalens frmål at sikre, at samarbejdet m gennemførelse af udbud sker efter klare aftaler m placering af ansvaret fr udførelse af de pgaver, der er frbundet med gennemførelse af udbudsfrretninger. Indhld [her gøres krt rede fr den pgave, sm skal udbydes vare/tjenesteydelse] Tidsplan [her nævnes tidspunkt fr start af pgaven samt dat fr aflevering af tilbud samt kntraktstart, idet der henvises til prjektplan med dater fr det samlede frløb] Opgaver Udbud & Indkøb Udkast til kntrakt incl. standardbilag Generelle udbudsbetingelser med udvælgelseskriterier g tildelingskriterier Tilbudsskema incl. evt. priritering/vægtning af tildelingskriterier efter sparring med fagmrådet Sparring vedr. indhld/pstilling af kravspecifikatin Udbudsbekendtgørelse (fficiel ffentliggørelse) Indrykning af samlede udbudsmateriale på kmmunens hjemmeside/infoannncen i Frederiksberg Bladet samt eventuel ffentliggørelse øvrige relevante steder Håndtering af spørgsmål/svar til udbudsmaterialet under selve udbudsfasen typisk i dialg med ansvarlige på fagmrådet, da det ftest drejer sig m spørgsmål af faglig karakter, Vurdering af mdtagne tilbud (knditinsmæssighed) samt udarbejdelse af ntat m resultat af udbuddet (evalueringsntat). Det sker i samarbejde med fagmrådet, der har ansvaret fr, at tilbud fagligt lever p til kravspecifikatinens krav, Afekspeditin af sagen efter (plitisk) behandling, herunder underretning af tilbudsgivere, besvarelse af spørgsmål i stand-still-peride, kntraktskrivning, EU-indberetning, rientering via FK-nettet, frmidling af relevant kntraktmateriale til fagmrådet, der har ansvaret fr viderefrmidling til de afdelinger/institutiner, der skal benytte kntrakten. Eventuel deltagelse i pstartsmøde med leverandør sammen med repræsentant fra fagmrådet. 2
Fagmrådet (evt. repræsentanter fra institutiner/slutbrugere): Indhente/indsamle infrmatin m kmmunens hidtidige frbrug af den pågældende vare/tjenesteydelse ved kntakt til institutiner, leverandør, check af faktura etc. Ansvar fr plysninger m hidtidige udgifter på mrådet, herunder hvrledes budgetter reguleres Udarbejdelse af kravspecifikatin, herunder f.eks. Opgavens mfang Krav til kvalitets- g serviceniveau Tidspunkt fr pgavens udførelse Miljøkrav i dialg med Udbud & Indkøb/Miljøafdelingen Virksmhedsverdragelse antal medarbejdere/lønvilkår etc. i dialg med HR-afdelingen/lønadministratr Frmalisering af pfølgning (møder, statistik, etc.) Etc. etc. Inddragelse af MED-systemet, såfremt udbuddet vedrører egne ansatte medarbejdere Høring af råd/nævn (udvalgte mråder) Frelæggelse af frestående udbudssag fr fagudvalg Bidrag til besvarelse af spørgsmål fra ptentielle leverandører (spørgsmålsfasen) Bidrag til faglig vurdering af mdtagne tilbud Udarbejdelse af mødeark f.eks. til direktin samt fagudvalg på grundlag af ntat m resultat af udbuddet fra Udbud & Indkøb Håndtering af de øknmiske knsekvenser af et udbud ud fra reglerne på mrådet, herunder fremlæggelse af sagen til Brgmesterpåtegning Orientering af de berørte institutiner g udsendelse af kntrakter til slutbrugere Sikring af betaling efter de givne vilkår i kntrakten Hlde pstartsmøde med leverandør evt. med deltagelse fra Udbud & Indkøb Indgå i umiddelbar dialg med leverandør, såfremt der er prblemer vedrørende leverance (vedblivende prblemer indberettes til Udbud & Indkøb) Deltage i peridiske møder med leverandør m drift af kntrakten. 3