1 Vej og Park Norddjurs September 2015 Vej og Park udfører de daglige driftsopgaver på kommunens offentlige vejnet, parker, toiletter og strande, byggemodninger og grunde til salg. Desuden driften på størstedelen af kommunens idrætsanlæg, samt udfører mindre anlægsprojekter og grønne projekter. Derudover varetages alle borgerhenvendelser vedrørende driftsområderne samt politiske sagsfremstillinger via driftskontoret.
2 Organisering og styringsprincipper Vej og Park er organiseret under Vej- og ejendomschefen som en del af Udviklingsforvaltningen. Vej- og ejendomschefen er ansvarlig for såvel myndighedsopgaven som driftsopgaven indenfor eget område. Myndighedsdelen og den administrative driftsplanlægning er fysisk placeret på Rådhuset i Allingåbro, mens selve driftsorganisationen Vej og Park er delt på 3 firmaadresser, placeret i Allingåbro, Glesborg og Grenaa. Dagligdagen er kendetegnet ved en tillidsfuld, åben, imødekommende og uhøjtidelig omgangsform, men dog med 2 forskellige kulturer, hvor materielgårdene er præget af managementprincipper og lineær ledelse, mens forvaltningsdelen er kendetegnet ved mere cirkulære samarbejdsformer og leadership. Organisationsdiagram: Vej og Park 2015 1 værkstedsleder + 1 mekaniker 7 holdledere + 40 medarbejdere 3 lærlinge + 1 EGU-elev 2 praktikanter Aktiverede via jobcenteret varierende antal.
3 Fælles organisering, forvaltningsmodellen: Den valgte organisering med Vej og Park som en integreret del af forvaltningen er velfungerende. Dette tætte og tillidsfulde samarbejde mellem personalet ude i Vej og Park-afdelingen, og særligt driftskontoret og administrationsgruppen inde på forvaltningen, har fjernet behovet for dobbeltfunktioner og er således afgørende for den rette opgaveløsning, for trivslen i afdelingen, og ikke mindst den samlede forvaltning af økonomien og servicering af borgerne. Driftskontoret: Driftskontoret har en central funktion som ansvarlig for borgerhenvendelser på driftsområdet Vej og Park, udarbejdelse af sagsfremstillinger til det politiske niveau samt oversættelse af politiske - og lovgivningsmæssige beslutninger til egentlige driftsbestillinger, herunder udarbejdelse af budgetter for den daglige drift i Vej og Park. Driftskontoret gennemfører dagligt den nødvendige faglige sparring med driftspersonalet, og bistår holdlederne med budgetoverholdelse og opfølgning på den leverede kvalitet i driftsopgaverne. Holdlederne: Den daglige drift i marken styres af 7 holdledere, som fordeler opgaverne og det tilknyttede driftspersonale mellem sig efter behov. I dagligdagen håndterer holdledergruppen den nødvendige personalefunktion, støttet af driftskontoret og administrationsgruppen i Vej og Ejendom. En af holdlederne har således opgaven med de daglige HR-opgaver, herunder uddannelsesplanlægning og opfølgning på sygesamtaler. Værksteds- og sikkerhedsfunktionen: Vej og Park har egen maskinpark med tilknyttet værkstedsfunktion, organiseret under værkstedslederen som samtidig er daglig sikkerhedsleder. Værkstedslederen sikrer en funktionsdygtig og relevant maskinpark, med en fornuftig udnyttelsesgrad og den nødvendige sparring med holdlederne omkring anvendelse og udnyttelse af maskinparken. Der er tilknyttet en mekaniker under værkstedslederen derudover indlejes to eksterne mekanikere på timebasis efter behov. Ressourcestyringssystem: Vej og Park har eget time og ressourcestyringssystem, hvor sagsbudgetter udarbejdes, og hvor timer, materiale og brug af maskiner bliver registreret på de arbejdsopgaver, der udføres. Dette sikrer styring af ressourcerne samt en synliggørelse af, hvad ressourcerne bruges til.
4 80/20 princippet: En del af driftens opgaver udføres ved eksterne entreprenører, enten som egentlige udbud af opgaverne, eller ved anvendelse af mindre underentreprenører til en del af opgaverne. Med overskriften 80/20-princippet forstås et princip for, hvor meget mandskab, der er fast ansat til den ikke udliciterede drift - i betydningen, at vi kun skal have mandskab til 80 procent af vore almindelige driftsopgaver, og anvende udbud og underentreprenører til resten. Dermed sikres, at eget mandskab altid har opgaver nok, at behovet for specialmaskiner med lav udnyttelsesgrad minimeres, og eventuelle udsving i arbejdsmængden håndteres ved inddragelse af underentreprenører. Dette forhold er også styrende for værkstedsdriften. Effektiv arbejdstid: Ved planlægningen af opgaver i marken tilstræbes opgaverne uddelegeret i god tid til selvstændigt kørende driftspersonale, som med udgangspunkt i eget køretøj kan køre ud til opgaver direkte hjemmefra. På den måde mindskes kørselsbehovet, og den enkelte medarbejder har mulighed for en mere effektiv udnyttelse af arbejdstiden. Arbejdsmarkedsindsats og elever: Vej og Park har fokus på samarbejdsrelationer inden for arbejdsmarkeds- og elevområdet samt arbejder kontinuerligt på, at skabe de bedste rammer for elevpladser, og for virksomhedspraktikker samt aktiveringstilbud i tæt samarbejde med Jobcenter Norddjurs. Dialogen mellem Vej og Park, og Jobcenteret er systematiseret og tæt, og der er opbygget en feedback kultur hvor der orienteres gensidigt. Aktiveringen: Hos Vej og Park findes en stor erfaring i arbejdet med arbejdsmarkedsindsatser. Der har i flere år kørt en aktiveringsindsats i produktionsenheden, som er tilknyttet materielgården i Grenaa. En indsats som i 2014-2015 har fået en vision, struktur og fagligt indhold. Målsætningen er, at et ophold ved produktionsenheden, vil være udviklende for det enkelte menneske, både menneskeligt, socialt og kompetencemæssigt. At opleve nye sider af sig selv, og egne evner. Det er visionen, at en visitation til produktionsenheden, er en hjælp til den videre færd ud i livet. Vi søger kontinuerligt at udvikle vores indsats her med opgaver og fagligt indhold. Alt inden for de rammer som sættes af lovgivning og hensynet til arbejdspladsen. Virksomhedspraktik: Hos Vej og Park gennemføres virksomhedspraktikker i samarbejde med Jobcenter Norddjurs. Praktikanterne oplever nye sider af egne kompetencer, og får inspiration til uddannelse eller til nye arbejdsområder. Disse praktikforløb har været til gensidig glæde for både Vej og Park samt praktikanterne som har været her.
5 Virksomhedscenter: Vej og Park har i samarbejde med jobcenteret et virksomhedscenter med 5 pladser, kendetegnet ved personer med personlige og sociale udfordringer, som uden tilbuddet ved virksomhedscenteret ville have ringe, eller slet ingen tilknytning til arbejdsmarkedet. Genoptræningsforløb: I samarbejde med Markman og Jobcenter Norddjurs er der afviklet genoptræningsforløb for personer som skal tilbage til arbejdsmarkedet. Disse forløb har været afviklet med succes, og der er fra Markman interesse for yderligere aftaler. 4 elever inden for anlægsgartnerområdet. Det er primært grønne anlægsgartnere der uddannes, da der ikke er brolægnings- og belægningsopgaver i et omfang, som gør at læringsmål for grå anlægsgartnere kan opfyldes. Vej og Park sikrer den bedste ramme for et udviklende, innovativt og lærende miljø for eleverne. Eleverne arbejder for forskellige holdledere under uddannelsen for, at sikre de kommer gennem alle fagområder, og opfylder alle læringsmål for uddannelsen. Alle holdledere tager ansvar i uddannelsen af eleverne. 1 EGU-elev. I samarbejde med UU Djursland (jobcenterets ungeindsats) er der i sommeren 2015 kommet en aftale i stand om en EGU (erhvervsfaglig grunduddannelse) plads. En EGU er et særligt tilrettelagt 2 årigt forløb, hvor uddannelsen tilpasses den unge, og sammensættes individuelt fra elev til elev Samarbejdet med UU gør, at et ungt menneske får en chance for en faglig uddannelse, styrker Vej og Parks sociale profil, og er en udbygning af vores CSR (virksomhedens sociale ansvar). Overordnede mål for Vej og Park: Opgaven: At sikre ren- og vedligeholdelse af færdselsarealerne, så det er trafiksikkerhedsmæssigt forsvarligt at færdes på samt opfylder planlagte formål og funktioner, At vedligeholde og udvikle kommunale arealer, så de kan bruges til de formål kommunalbestyrelsen har besluttet, med vægt på bevaring af værdier og skabelse af nytte- og oplevelsesmuligheder for borgerne. Vej og Park som arbejdsplads: Er fokuseret på effektivitet og konkurrencedygtighed på kerneopgaver. Anvender eksterne, hvor økonomi og/eller kvalitet fordrer det. Har fokus på at udvikle sociale/miljørigtige løsninger. Er attraktiv for elever, som tilbydes varieret og højt fagligt læringsforløb. Opsøger samarbejde og løsninger på tværs af den kommunale organisation. Bidrager med faglige og innovative forslag til udvikling af kommunens virksomhed. Bidrager til at kommunen fremtræder fleksibel og imødekommende over for borgere og ildsjæle. Har fokus på at udvikle og tilpasse organisationen løbende til kommunens behov. Skaber synlighed om vore opgaver. Har en positiv og inddragende dialog med borgerne.