KOMMUNIKATIONSPOLITIK FOR BUPL ØSTJYLLAND

KOMMUNIKATIONSPOLITIK FOR BUPL ØSTJYLLAND Fråret 2009

Målsætning BUPL Østjyllands verrdnede mål er at værne m børn g pædagger. Vi ønsker at være en vigtig brik i samfundsudviklingen g ikke mindst være en naturlig samarbejdspartner i denne udvikling. Vi vil være med til at skabe værdi fr samfundet. Målet fr BUPL Østjyllands kmmunikatinsplitik er at udbrede kendskabet til disse strategiske mål. Kmmunikatinen er afgørende fr, at BUPL Østjylland fremstår sm g pfattes sm én samlet rganisatin, der lever p til dens strategiske mål. Både faglige sekretærer, ansatte, bestyrelsen g fællestillidsrepræsentanterne bidrager aktivt til at nå disse verrdnende mål. BUPL Østjyllands kmmunikatinsplitik skal være med til at realisere visinen m tydelighed, trværdighed g dialg. BUPL Østjylland ønsker at være lettilgængelig, hurtig g effektiv med infrmatiner på det pædaggfaglige mråde. Kmmunikatinen skal nå ud til alle definerede målgrupper g styrke båndene til disse. Derfr skal den være frankret i pædaggernes lkalmråder g fregår på et etisk grundlag, hvr alle mødes med anerkendelse g respekt. BUPL Østjylland står altid til rådighed med infrmatiner vedrørende faglige spørgsmål g det pædaggiske fagmråde. Ved henvendelser sørger BUPL Østjylland fr at frmidle kntakten til de persner, der har den nødvendige kmpetence til at svare på eventuelle spørgsmål. Åbenhed begrænses alene af hensynet til medlemmernes g institutinernes persnfølsmme plysninger. BUPL Østjyllands kmmunikatinsplitik mhandler principper g retningslinier fr kmmunikatinsarbejdet. BUPL Østjyllands kmmunikatinsplitik gælder fr alle, der repræsenterer BUPL Østjylland. Kmmunikatin er alles ansvar. Værdigrundlag BUPL Østjylland har seks hvedprincipper fr kmmunikatinen: Vi skal sikre høj kvalitet i kmmunikatinen BUPL Østjylland har sm målsætning at værne m børn g pædagger g være en vigtig brik i samfundsudviklingen. Alle de frskellige frmer fr frmidling er med til at skabe vres fælles mdømme sm en prfessinsrettet g prfessinel fagfrening. Det er derfr vigtigt, at al vres kmmunikatin er af højeste kvalitet g udstråler det høje ambitinsniveau. Vres kmmunikatin skal være trværdig BUPL Østjyllands mål er at være trværdige i både rd g handling. Det vil knkret sige, at vi er ærlige g giver udtryk fr vres klare hldninger. Alle skal kunne regne med, at det, vi siger, er krrekt - g at vi gør det, vi siger. Vi skal være i dialg Pædaggerne har en berettiget frventning m en høj grad af åbenhed mkring vres aktiviteter. BUPL Østjyllands mange aktiviteter g funktiner skal være med til at skabe værdi fr samfundet g basere sig på en høj grad af dialg med mverdenen. Det betyder, at vi behandler alle rdentligt g i kmmunikatinen 2

møder dem med empati, anerkendelse g respekt. Sm følge deraf bestræber vi s på at behandle alle sm ligeværdige partnere. Vi skal være tydelige BUPL Østjyllands mål er at være tydelig. Derfr undgår vi altid generaliseringer g kmmunikerer i et præcist, persnligt g frståeligt sprg. Vres kmmunikatin skal være lkalt frankret Fr at BUPL Østjylland er et relevant g naturligt valg af fagfrening fr pædagger skal de have mest mulig indflydelse på vres aktiviteter g plitikker. Det er vres ambitin, at pædaggerne herigennem føler, at de er en del af rganisatinen. Vi bestræber s derfr på, at alle infrmatinskanaler når ud til alle lkalmråder g ikke mindst de mange frskellige pædaggiske arbejdsfelter. Vres kmmunikatin er sammenhængende på tværs af rganisatinen Vi arbejder ud fra principperne m 'integreret kmmunikatin'. Det vil sige, at vi så vidt muligt tænker i helheder g frsøger at binde rganisatinen sammen: alt, hvad der sendes ud, trykkes g vises, har et ens udtryk. Oplysninger i vres skriftlige kmmunikatin følges p på hjemmesiden. Tilmeldinger fregår elektrnisk via hjemmesiden. 3

Målgrupper BUPL Østjyllands målgrupper kan pdeles i følgende grupper: A. Medlemmer: pædagger, institutinsledere, mrådeledere g studerende Nøglerd: Dialg, prblemløsning, tydelighed, trværdighed, imødekmmenhed, frståeligt sprg, respekt, persnlig rådgivning B. Ansatte: faglige sekretærer, administrativt team, faglige knsulenter g kmmunikatinsmedarbejderen Nøglerd: respekt, prblemløsning, infrmatin, dialg, effektivitet, åbenhed C. Fællestillidsrepræsentanter (FTR'er): De 14 FTR'er g TR'erne Nøglerd: viden, effektivitet, imødekmmenhed, respekt, dialg, gensidighed, trværdighed D. Beslutningstagere: embedsstaben i børne- g ungefrvaltninger, lkale byrådsmedlemmer, medlemmer af de lkale børne- g ungeudvalg Nøglerd: viden, infrmatin, dialg, lbbyisme, imødekmmenhed, prblemløsning E: Offentligheden: Den del af beflkningen, herunder pininsdannere, sm interesserer sig fr børne- g ungemrådet g det pædaggiske fagfelt generelt Nøglerd: den gde histrie, vedkmmende infrmatiner, letfrståeligt sprg, viden, tydelighed, knkrete eksempler F: Ptentielle medlemmer: pædaggstuderende, B-medlemmer g ansatte i beslægtede fag Nøglerd: imødekmmenhed, infrmatiner med str identifikatin, identitetsskabende, faglig stlthed, viden m BUPL Østjyllands virke G: Pressen: lkale trykte medier, radi g tv-statiner Nøglerd: pbygning af persnlig kntakt til relevante jurnalister, skabe g præge hldninger g beslutninger, infrmatiner med udgangspunkt i nyhedskriterier ne, nyhedsbreve stiles direkte til relevante jurnalister 4

Sådan passer infrmatinskanalerne til målsætningen Dialg g persnlig rådgivning/kntakt samt besøg i institutinerne: BUPL Østjyllands verrdnede mål er at værne m børn g pædagger. BUPL Østjylland ønsker at være lettilgængelig, hurtig g effektiv med infrmatiner på det pædaggfaglige mråde. Kmmunikatinen skal nå ud til alle definerede målgrupper g styrke båndene til disse. Derfr skal den være frankret i pædaggernes lkalmråder g fregår på et etisk grundlag, hvr alle mødes med anerkendelse g respekt. Pædaggerne har en berrettiget frventning m en høj grad af åbenhed mkring vres aktiviteter. BUPL Østjyllands mange aktiviteter g funktiner skal være med til at skabe værdi fr samfundet g basere sig på en høj grad af dialg med mverdenen. Det betyder, at vi behandler alle rdentligt g i kmmunikatinen møder dem med empati, anerkendelse g respekt. Sm følge deraf bestræber vi s på at behandle alle sm ligeværdige partnere. Fr at BUPL Østjylland er et relevant g naturligt valg af fagfrening fr pædagger skal de have mest mulig indflydelse på vres aktiviteter g plitikker. Det er vres ambitin, at pædaggerne herigennem føler, at de er en del af rganisatinen. Telefn, persnlige g fælles mails samt breve: BUPL Østjyllands verrdnede mål er at værne m børn g pædagger. Vi ønsker at være en vigtig brik i samfundsudviklingen g ikke mindst være en naturlig samarbejdspartner i denne udvikling. Vi vil være med til at skabe værdi fr samfundet. BUPL Østjyllands kmmunikatinsplitik skal være med til at realisere visinen m tydelighed, trværdighed g dialg. BUPL Østjylland ønsker at være lettilgængelig, hurtig g effektiv med infrmatiner på det pædaggfaglige mråde. Kmmunikatinen skal nå ud til alle definerede målgrupper g styrke båndene til disse. Derfr skal den være frankret i pædaggernes lkalmråder g fregår på et etisk grundlag, hvr alle mødes med anerkendelse g respekt. BUPL Østjylland står altid til rådighed med infrmatiner vedrørende faglige spørgsmål. Pædaggerne har en berrettiget frventning m en høj grad af åbenhed mkring vres aktiviteter. BUPL Østjyllands mange aktiviteter g funktiner skal være med til at skabe værdi fr samfundet g basere sig på en høj grad af dialg med mverdenen. Derfr undgår vi altid generaliseringer g kmmunikerer i et præcist, persnligt g frståeligt sprg. Oplysninger i medlemsbladet g nyhedsbreve følges p på hjemmesiden. Tilmeldinger fregår elektrnisk via hjemmesiden. TR-, medlems-, leder-, netværks-, distriksleder- g FTR-møder samt leder- g TR-knference: BUPL Østjyllands verrdnede mål er at værne m børn g pædagger. Vi ønsker at være en vigtig brik i samfundsudviklingen g ikke mindst være en naturlig 5

samarbejdspartner i denne udvikling. Vi vil være med til at skabe værdi fr samfundet. BUPL Østjylland ønsker at være lettilgængelig, hurtig g effektiv med infrmatiner på det pædaggfaglige mråde. Kmmunikatinen skal nå ud til alle definerede målgrupper g styrke båndene til disse. Derfr skal den være frankret i pædaggernes lkalmråder g fregår på et etisk grundlag, hvr alle mødes med anerkendelse g respekt. BUPL Østjylland står altid til rådighed med infrmatiner vedrørende faglige spørgsmål g det pædaggiske fagmråde. Pædaggerne har en berrettiget frventning m en høj grad af åbenhed mkring vres aktiviteter. BUPL Østjyllands mange aktiviteter g funktiner skal være med til at skabe værdi fr samfundet g basere sig på en høj grad af dialg med mverdenen. Det betyder, at vi behandler alle rdentligt g i kmmunikatinen møder dem med empati, anerkendelse g respekt. Sm følge deraf bestræber vi s på at behandle alle sm ligeværdige partnere. Medlemsbladet ØSTJYSKE pædagger: Fr at BUPL Østjylland er et relevant g naturligt valg af fagfrening fr pædagger skal de have mest mulig indflydelse på vres aktiviteter g plitikker. Vi bestræber s derfr på i medlemsbladet ØSTJYSKE pædagger g andre infrmatinskanaler at nå ud til alle lkalmråder g ikke mindst de mange frskellige pædaggiske arbejdsfelter. Målet fr BUPL Østjyllands kmmunikatinsplitik er at udbrede kendskabet til disse strategiske mål. Kmmunikatinen er afgørende fr, at BUPL Østjylland fremstår sm g pfattes sm én samlet rganisatin, der lever p til dens strategiske mål. Både faglige sekretærer, ansatte, bestyrelsen g fællestillidsrepræsentanterne bidrager aktivt til at nå disse verrdende mål. Kmmunikatinen skal nå ud til alle definerede målgrupper g styrke båndene til disse. Derfr skal den være frankret i pædaggernes lkalmråder g fregår på et etisk grundlag, hvr alle mødes med anerkendelse g respekt. Nyhedsbreve g hjemmesiden: BUPL Østjylland ønsker at være lettilgængelig, hurtig g effektiv med infrmatiner på det pædaggfaglige mråde. Kmmunikatinen skal nå ud til alle definerede målgrupper g styrke båndene til disse. Derfr skal den være frankret i pædaggernes lkalmråder g fregår på et etisk grundlag, hvr alle mødes med anerkendelse g respekt. BUPL Østjylland står altid til rådighed med infrmatiner vedrørende faglige spørgsmål g det pædaggiske fagmråde. Fr at BUPL Østjylland er et relevant g naturligt valg af fagfrening fr pædagger skal de have mest mulig indflydelse på vres aktiviteter g plitikker. Det er vres ambitin, at pædaggerne herigennem føler, at de er en del af rganisatinen. Vi bestræber s derfr på i medlemsbladet ØSTJYSKE pædagger g andre infrmatinskanaler at nå ud til alle lkalmråder g ikke mindst de mange frskellige pædaggiske arbejdsfelter. 6

Repræsentanter fr BUPL Østjyllands deltagelse i eksterne arrangementer (temadage/-møder), udviklingsdage, sagsfremstilling via mail, videndeling g debatfra: Vi ønsker at være en vigtig brik i samfundsudviklingen g ikke mindst være en naturlig samarbejdspartner i denne udvikling. Målet fr BUPL Østjyllands kmmunikatinsplitik er at udbrede kendskabet til disse strategiske mål. Kmmunikatinen er afgørende fr, at BUPL Østjylland fremstår sm g pfattes sm én samlet rganisatin, der lever p til dens strategiske mål. Både faglige sekretærer, ansatte, bestyrelsen g fællestillidsrepræsentanterne bidrager aktivt til at nå disse verrdende mål. Kmmunikatinen skal nå ud til alle definerede målgrupper g styrke båndene til disse. BUPL Østjylland står altid til rådighed med infrmatiner vedrørende (..) det pædaggiske fagmråde. Høringssvar samt kntakt til plitikere g frvaltninger: BUPL Østjyllands verrdnede mål er at værne m børn g pædagger. Vi ønsker at være en vigtig brik i samfundsudviklingen g ikke mindst være en naturlig samarbejdspartner i denne udvikling. Vi vil være med til at skabe værdi fr samfundet. Målet fr BUPL Østjyllands kmmunikatinsplitik er at udbrede kendskabet til disse strategiske mål. Kmmunikatinen er afgørende fr, at BUPL Østjylland fremstår sm g pfattes sm én samlet rganisatin, der lever p til dens strategiske mål. Både faglige sekretærer, ansatte, bestyrelsen g fællestillidsrepræsentanterne bidrager aktivt til at nå disse verrdende mål. BUPL Østjyllands kmmunikatinsplitik skal være med til at realisere visinen m tydelighed, trværdighed g dialg. Kmmunikatinen skal nå ud til alle definerede målgrupper g styrke båndene til disse. Derfr skal den være frankret i pædaggernes lkalmråder g fregår på et etisk grundlag, hvr alle mødes med anerkendelse g respekt. BUPL Østjylland står altid til rådighed med infrmatiner vedrørende (..) det pædaggiske fagmråde. Ikke altid s Medlemmer af BUPL Østjylland, faglige knsulenter g andre søger gså plysninger g kmmunikerer gså via andre infrmatinskanaler i g uden fr BUPL-regi. Det kan være Lederprtalen, Frhandlerprtalen g eksterne kurser. Vi tager i denne kmmunikatinsplitik ikke stilling til deres strategi. 7

Intern kmmunikatin Siden 2007 har BUPL Østjylland sat fkus på kmmunikatinens betydning i det medlemsrettede arbejde med infrmatin, vejledning g undervisning. Også internt arbejdes der med at udvikle kmmunikatinen g integrere kmmunikatinsplitikken i de daglige arbejdsgange. Persnalesamarbejdet er præget af str åbenhed g respekt fr hinanden g hinandens faglighed. På ugentlige kntrmøder infrmerer ansatte hinanden m, hvad de hver især arbejder med, sm har indflydelse på den samlede pgaveløsning i BUPL Østjylland. De ansatte hldes samtidig infrmeret m bestyrelsen g de faglige sekretærers beslutninger. Eksempler på intern kmunikatin i BUPL Østjylland: 1. Er man sm ansat i tvivl eller uenig med en kllega/klleger, går man straks til vedkmmende fr at få redet trådene ud. Sekretariatslederen kan inddrages heri efter behv. 2. Ved hjælp af en drejebg bliver nye medarbejdere hurtigt klædt på til at kunne kmme i gang med at løse sin funktin. 3. Fr at sikre et smidigt g effektivt samarbejde følger alle den samme skabeln, når der skal arrangeres kurser, temadage, knferencer m.v. I 2010 fkuserer BUPL Østjylland særligt på den interne kmmunikatin. Vi vil bestræbe s yderligere fr, at alle arbejder ud fra den fælles kmmunikatinsplitik fr at realisere visinen m at være en tydelige, trværdig g en dialgsøgende fagfrening. Vi er pmærksmme på, at den interne kmmunikatin har en væsentlig psitiv betydning fr BUPL's eksterne kmmunikatin. Knkrete mål Fr at kmmunikatinsplitikken pleves af alle i rganisatinen sm et relevant g anvendeligt redskab i det daglige arbejde, skal den revideres minimum hvert andet år (begyndende i fråret 2009) samt efter behv. En gang årligt laves fkusgruppeundersøgelser af medlemsbladet ØSTJYSKE pædagger. Hjemmesiden www.bupl.dk/stjylland bliver brugerundersøgt minimum t gange årligt. Fr at pnå så repræsentativt udsnit af vres læsere/brugere vælges fkusgruppemedlemmerne ud fra en spredning i både jbtype, alder, køn g gegrafi. 8

Struktur g ansvarsfrdeling Omverdenen skal kende BUPL Østjylland sm en prfessinel g trværdig fagfrening med en ambitin m at være blandt de bedste. Også når det gælder vres kmmunikatin. Samfundet, medlemmerne g andre fagfreninger skal have en klar g tydelig prfil af BUPL Østjylland. BUPL Østjylland er - g bestræber sig på at fremstå sm - en samlet rganisatin. På den måde kan vi skabe en klar g tydelig prfil. Vi tilstræber en målgruppespecifik kmmunikatin, så vi i valg af medier, design g sprgbrug rammer så præcist sm muligt. Ved at målrette vres kmmunikatin undgår vi at bidrage til den generelle infrmatinsverfld g skaber øget klarhed i vres budskab. BUPL Østjyllands frmand g kmmunikatinsmedarbejder er ansvarlig fr pressemeddelelser, medlemsbladet ØSTJYSKE pædagger, brchurer, annncer, hjemmesiden m.v. Af hensyn til BUPL Østjyllands klare g tydelige prfil anbefales det, atl læserbreve g øvrige debatindlæg fra BUPL Østjylland altid til sprgligt g grammatisk eftersyn ved BUPL Østjyllands kmmunikatinsmedarbejder, før de ffentliggøres. Udtalelser til pressen BUPL Østjyllands kmmunikatinsmedarbejder frmidler elektrniske nyhedsbreve til pressen. Henvendelser fra pressen skal almindeligvis besvares af frmanden fr BUPL Østjylland eller minimum en af de øvrige faglige sekretærer. Af hensyn til BUPL Østjyllands klare g tydelige prfil skal de faglige sekretærers g eventuelle medarbejderes kntakt med pressen så vidt muligt gennemføres efter aftale med BUPL Østjyllands kmmunikatinsmedarbejder. Udtalelser til pressen skal rapprteres til BUPL Østjyllands frmand g kmmunikatinsmedarbejder. Officielle breve, høringssvar g standardbreve: Officielle breve, høringssvar g standardbreve skal såfremt det verhvedet er muligt til sprgligt g grammatisk eftersyn hs BUPL Østjyllands kmmunikatinsmedarbejder (læs mere m høringssvar nedenfr). 9

Initiativpligt g udførelse Oplæg til generalfrsamling: Initiativpligten til de bligatriske plæg på generalfrsamlingen, sm de frskellige faglige sekretærer hlder, kmmer fra dem g bestyrelsen. De udarbejder et udkast. Kmmunikatinsmedarbejderen redigerer g m nødvendigt laver et udkast til et Pwerpint-shw. Prcessen fregår i et tæt samspil mellem den faglige sekretær g kmmunikatinsmedarbejderen. Høringssvar: De faglige sekretærer, der er kmmuneansvarlig fr den pågældende kmme, sm der skal skrives et høringssvar til, har initiativpligten. Kmmunikatinsmedarbejderen redigerer teksten, sm sendes til endelig gdkendelse hs initiativtageren, der selv pster svaret til rette vedkmmende. Debatindlæg: De faglige sekretærer eller ansatte, der skriver et debatindindlæg til en lkal avis, får det til sprgligt g grammatisk gennemsyn/redigering hs kmmunikatinsmedarbejderen, sm herefter mailer det til det relevante medie. Pressemeddelelse: Bestyrelsen g de faglige sekretærer tager initiativ til en pressemeddelelse, sm kmmunikatinsmedarbejderen skriver g mailer til de relevante medier. Nyhedsbrev: Bestyrelsesmedlemmerne g de ansatte kan tage initiativ til at sende et nyhedsbrev ud til medlemsinstitutinerne af BUPL Østjylland. Kmmunikatinsmedarbejderen indsamler stf til nyhedsbrevet, ligsm det er vedkmmende, der skriver det. Indhldet gdkendes af initiativtageren. Hvis nyhedsbrevet sendes med almindelig pst, sørger administrativt team fr kpiering, frankering g frsendelse. Teamet skal have alle materialer i hænde senest tre dage før, medlemsinstitutinerne mdtager det. Hvis nyhedsbrevet sendes ud per mail gælder: administrativt team/kmmunikatinsmedarbejderen (?) mailer nyhedsbrevet sm en pdf.-fil direkte til medlemsinstitutinerne (med frbehld fr eventuelle ændringer, da der arbejdes pt. på at prette mailinglister). Dagsrden g referat af bestyrelsesmøder: Sekretariatslederen, der fungerer sm referent ved bestyrelsesmøderne, sender dagsrdenen til bestyrelsesmedlemmerne g skriver referatet. Kmmunikatinsmedarbejderen bearbejder referatet jurnalistisk. Frmanden gdkender det, inden kmmunikatinsmedarbejderen lægger det på hjemmesiden hurtigst muligt. Medlemsbladet ØSTJYSKE pædagger: Medlemsbladet udkmmer fire gange årligt (uge 11, 23, 36 g 45). Initiativet til det ligger hs frmanden g kmmunikatinsmedarbejderen i fællesskab. Frmanden er ansvarshavende redaktør, mens kmmunikatinsmedarbejderen researcher g skriver artiklerne. Hvis andre (ansatte, faglige sekretærer, frelancejurnalister etc.) skriver til bladet, redigerer kmmunikatinsmedarbejderen teksterne, så de passer ind i den redaktinelle linie. 10

ØSTJYSKE pædagger indehlder ngle faste punkter/emner: Klfn, en leder, et tema med uddybende artikler, prtræt af en institutin, nyt fra TR'er g FTR'er (listever TR'er, SR'er g FTR'er, der er valgt inden fr det sidste halve år), nyt fra bestyrelsen (indkaldelse til Generalfrsamling i uge 36 g reprtage i uge 45), arbejdsmiljø, referat fra lederrådsårsmødet, reptage fra diverse relevante knferencer g arrangementer. Hjemmesiden www.bupl.dk/stjylland: Bestyrelsen g de ansatte i BUPL Østjylland har initiativpligten g kmmer med et udkast til en tekst. Kmmunikatinsmedarbejderen skriver teksterne m i et webvenligt sprg, plader dem g sender et link til initiativtageren. Designplitik BUPL Østjyllands design er udviklet i samarbejde med Cm.n! grafix, Århus. Målet med BUPL Østjyllands design er: at gøre BUPL Østjyllands visuelle udtryk tidssvarende g enkelt at sikre en klar henvendelsesfrm, hvr mdtagerne aldrig er i tvivl m, hvem afsender er at sikre en gd ensartet kvalitet til en frnuftig pris at give mulighed fr at effektivisere arbejdsgange Designet mfatter: BUPL Østjyllands lg papirlinien annncer publikatiner (nyhedsbreve, medlemsblad m.v.) skrifttyper farver web design PwerPint Intern kmpetenceudvikling BUPL Østjyllands kmmunikatinsmedarbejder står sammen med sekretariatslederen fr en løbende intern rådgivning af medarbejderne. Det er bligatrisk at deltage i disse. Fr at kunne give den bedste vejledning i kmmunikatin er det vigtigt, at kmmunikatinsmedarbejderen får et indgående kendskab til medarbejdernes skriftlige g mundtlige kmmunikatin. Det kan blandt andet ske ved, at kmmunikatinsmedarbejderen får tre eksempler på skriftlig kmmunikatin fra hver medarbejder, verhøre ngle samtaler med BUPL-medlemmer (typisk medlemsrådgivning) samt deltage i ngle af medarbejdernes persnlige frhandlinger med enten medlemmer eller eksterne samarbejdspartnere. Fra år til år lægger kmmunikatinsudvalget (frmand, sekretariatsleder g kmmunikatinsmedarbejder) en plan fr, hvrdan dette kan gennemføres. 11

Sådan skriver vi breve i BUPL Østjylland Vejledningen her handler m det sprg, du bør bruge, når du henvender dig til medlemmer eller samarbejdspartnere via et brev eller e-mail. Mdtageren i centrum Det er vigtigt, at du tænker på mdtageren. Når du taler i telefn, indretter du autmatisk dit rdvalg efter, hvem, du taler med. Gør det samme på skrift. Frstil dig en "mdel-læser" fr din tekst, en persn, der minder m den, du skriver til. Når du skriver, kan du frestille dig, hvrdan denne persn vil reagere på din tekst. Overvej følgende m mdtageren: hvem skriver jeg til, g hvad betyder det fr teksten? hvilke frudsætninger har mdtageren fr at frstå det, jeg skriver? hvad er det vigtigste fr mdtageren? hvrdan skal teksten frmuleres, så den bliver frståelig fr mdtageren? Det tager måske lidt længere tid at skrive en rigtig gd tekst, men det betaler sig. Teksten efterlader et psitivt indtryk g misfrståelser undgås. I BUPL Østjylland skriver vi: det fr mdtageren væsentligste først, fr eksempel afgørelsen før begrundelserne direkte, venligt g åbent krrekt frståeligt "du" sm tiltalefrm med mindre der er gde argumenter fr at skrive "De" grammatisk kmma Fra rapprtskrivning til persnlig stil Det kan være svært at følge de nævnte retningslinier fr gdt sprg. Mange af s er sklet til at skrive i rapprtfrm, sm begynder med en indledning efterfulgt af fr eksempel hypteser, argumenter etc. fr til sidst at slutte af med en knklusin. - Det tunge kmmer først, g der er risik fr, at læseren står af undervejs. Der er sm udgangspunkt intet i vejen med rapprtfrmen. Den kan fungere fint til fr eksempel interne ntater, men den egner sig ikke til at sende til medlemmer eller samarbejdspartnere. Huskeliste Skriv pinten først g herefter en uddybning. Sm en huskeliste kan du gå ud fra, at din tekst skal besvare følgende: hvad hvem hvrnår 12

hvrfr hvrdan med hvilke knsekvenser Huskelisten fungerer samtidig sm en dispsitin fr dit brev. Herudver skal du slutte med en åbning, fr eksempel et frslag til, hvad mdtageren kan eller skal sm følge af dit brev/e-mail. Afslutningen kan fr eksempel frklare, hvr vedkmmende kan få flere plysninger. Se kritisk på din tekst Når du skal frbedre din tekst, kan du se på seks hvedmråder: 1. Læsbarhed - er teksten til at frstå? 2. Anskuelighed - kan mdtageren i sprg g knkrete eksempler genkende det, du skriver m? 3. Frståelighed - kan infrmatinerne sættes ind i en sammenhæng, fr eksempel hvrfr er en afgørelse faldet ud på en bestemt måde? 4. Relevans - har mdtageren brug fr at vide det, du skriver? 5. Faglig hldbarhed - er infrmatinerne krrekte? 6. Er sprget krrekt? Er du usikker på, hvr kmmaerne skal stå, hvrdan et rd skal staves, eller har du svært ved at kmme med gde eksempler, så spørg en kllega. Ngle har en tendens til at fkusere på faglig hldbarhed g krrekt sprg, men det er ingen nytte til, hvis mdtageren alligevel ikke frstår teksten. Seks råd til et gdt sprg Du er gdt på vej, hvis du skriver: 1. relevant 2. persnligt 3. frståeligt 4. enkelt 5. aktivt 6. knkret 1. Relevant Målret din infrmatin. En tekst bliver ikke bedre af at være lang, skær det verflødige væk. 2. Persnligt Brug direkte sprg. Undgå "man". Det skal tydeligt fremgå, hvem, der er afsender g hvem, der siger hvad. Brug "du" g eventuelt "De", så teksten virker imødekmmende. 3. Frståeligt 13

Undgå svære rd, fagudtryk g papirklicheer sm fr eksempel "udsendes", "frespørge", "under henvisning til" g "rette telefnisk henvendelse til" g lignende. Det samme gælder frkrtelser: skriv rdene ud "fr eksempel ", "g så videre ", "blandt andet ". 4. Enkelt Skriv krte sætninger, dg ikke telegramstil. Sæt punktum efter 15-20 rd. I stedet fr at skrive lange sætninger med kmma, kan du fte sætte punktum g indlede den nye sætning med smård sm fr eksempel "Derfr " g "Imidlertid ". Du kan gså indlede med den bestemte frm af et navnerd: "Skemaet ", "Ansøgningen " g så videre. Inddel teksten i afsnit g punkter. Opløs sammensatte rd, fr eksempel "indhldsbekendtgørelse" til "bekendtgørelse m indhld". Undgå ligeledes indskudte sætninger. 5. Aktivt Begræns din brug af passive "s-frmer" af udsagnsrd, fr eksempel "Det besluttes " - frtæl hellere hvem, der beslutter. 6. Knkret Skriv sm du taler g brug eksempler. Med strt eller småt? Vær pmærksm på at være knsekvent med stre g små bgstaver. Skriv: stillingsbetegnelse/titel med lille (fr eksempel dagtilbudschef) enheder g direktørmråder med strt (fr eksempel Børne- g Ungeafdelingen, Arbejdstilsynet) ffentlige institutiner med strt (Regin Midtjylland, Odder Kmmune) ffentlige institutiner, enheder g direktørmråder med lille, hvis de mtales sm: kmmunen, direktørmråderne g så videre De, Dem, Deres g I med strt du, dig g jer med lille Sådan undgår du stavefejl En hvilken sm helst stavefejl er et lille signal m manglende mhu. Og er der mange, så begynder signalet at blive kraftigt. Udsagnsrd i nutid ender altid på "-r". I nutid hedder det fr eksempel "jeg hører", mens det i navnefrm hedder "at høre". Er du i tvivl m, hvrvidt et udsagnsrd ender på "-r", så prøv at erstatte det med "jeg svømmer". Her hører du tydeligere, m der skal "-r" på. benyt pc'ens stavekntrl læs teksten igennem, før du sender den få eventuelt en kllega til at læse krrektur på din tekst 14

At skrive en e-mail Fruden venstående råd/regler fr gdt sprg er der ngle andre ting, du skal være pmærksm på, når du sender e-mails: Skriv en sigende verskrift Det, du skriver i Emne-feltet er afgørende frm, hvr højt din mdtager pririterer din e-mail Organisér din tekst typgrafisk Den grafiske verskuelighed er afgørende fr, hvr grundigt mdtageren læser teksten, g hvr meget han/hun pfatter af den. Lav gerne et dbbelt linieskift efter hver 4.-5. linie. Og giv gerne ngle af afsnittene en sigende verskrift (den må gerne være lidt længere end traditinelle verskrifter m nødvendigt) - Især hvis du skifter emne. Fat dig i krthed Ingen gider lange redegørelser, så smid alle unødvendige fyldrd væk. Rens ud i indhldet. Overvej, hvr relevant g vedkmmende mdtageren synes det er. Husk de vedhæftede filer Det hænder, at vi kmmer til at trykke "Send", før den vedhæftede fil er vedhæftet, men det gør desværre ikke indtrykket mindre sjusket. Lav punktpstillinger Af hensyn til verskueligheden kan du lave en punktpstilling/liste med tre til ni rd. Husk en verskrift eller en intrducerende sætning til listen Gde råd m kntakt til pressen Den gde histrie I det jurnalistiske univers er det grundlæggende histriens nyhedskriterium, der er afgørende fr, m histrien er relevant at bringe. Nyhedskriteriet kan være: aktualitet væsentlighed identifikatin sensatin knflikt Overvej altid hvilket kriterium nyheden bevæger sig indenfr. Det har nemlig betydning fr, hvrdan stffet skal vinkles. Vinklingen kan fr eksempel ske ved at betne: knflikter mellem mdstridende parter 15

afsløring af ulvlige frhld magtmisbrug kntrversielle synspunkter menneskelig succes eller fiask nye initiativer beslutninger, der har betydning fr mange nyt lys ver kendt stf usædvanligt stf, der tilfredsstiller fr eksempel humr eller nysgerrighed serviceinfrmatin, der er relevant fr medlemmerne En gd histrie kan blive endnu bedre, hvis den tilføjes et element af: nærhed (nget lkalt) persnlige histrier (kendte mennesker, citater) knkrete histrier (hvad betyder nye bh-priser fr en gennemsnitsfamilie frem fr abstrakte frklaringer af frældrebetalingsreglerne) Tænk i tid Vil du have en hurtig reaktin på din histrie, skal du sende din pressemeddelelse m frmiddagen g gerne eller mkring kl. 9.00, så kan den nå at kmme med på mrgenredaktinsmødet. Send helst ikke en pressemeddelelse fredag eftermiddag. Tænk på, at aviserne tit mangler histrier i bestemte perider, m smmeren er der gde muligheder. Send gerne både en elektrnisk udgave kpieret ind i en e-mail samt en fax. Den elektrniske udgave gør det nemt fr avisen at kpiere, mens faxen sikrer, at den bliver set. Skal du hlde et pressemøde, så undgå fredag. Tag hensyn til de enkelte avisers deadline. Det er altid en dårlig idé at hlde pressemøde dagen før, den avis, du ønsker din mtale i, udkmmer. Fr ugeblade betyder det fr eksempel, at tirsdag er en dårlig dag fr pressemøder, da avisen sm regel prduceres denne dag fr så at udkmme m nsdagen. Sådan skriver du en gd pressemeddelelse vælg en verskrift g en underverskrift, der fanger mdtagerens pmærksmhed under verskriften laver du et krt afsnit, der psummerer den vigtigste pinte. Svar på hvem, hvad, hvrnår g hvr. I brødteksten kan du uddybe hvrfr skriv kun ét krt budskab, helst en case find levende mennesker, der er en del af casen g vil udtale sig hvad betyder histrien/sagen fr børnene/de unge, deres familier/frældre undersøg, m der må ftgraferes følg vejledningen m gdt sprg 16

pgiv altid mindst t kntaktpersner med telefnnummer g e-mailadresse, der er til at få fat i brug citater Vær praktiv Det kan være meget svært at få ændret et negativt billede, sm er pstået i pressen. Det er sm regel "fr sent". et negativt førstehåndsindtryk bider sig fast hs læseren, g dementier kmmer altid fr sent. Brug hjemmesiden På hjemmesiden kan du altid kmme til rde, g det er naturligt fr medlemmerne g pressen at søge yderligere plysninger m en verserende sag her. Infrmér m nye tiltag gså selvm de kan blive kntrversielle på sigt. Det er en gd idé at ringe g høre, m en jurnalist er interesseret i din histrie, men det er en dårlig idé at levere selve budskabet i histrien per telefn. Skriv hellere en pressemeddelelse eller knyt en persnlig kntakt. Hvis du får et nej til histrien, kan du spørge m, hvrfr g eventuelt supplere med plysninger, så histrien alligevel får plads. Du kan gså ringe dagen efter, du har sendt en pressemeddelelse g høre, m den har vakt interesse. Det kan i ngle tilfælde være vigtigt, at kllegerne får kendskab til nyheden før pressen eller samtidig med. Her er hjemmesiden et gdt redskab ligesm e-mail, nyhedsbreve g møder. Det er en gd idé løbende at briefe fr eksempel de lkale jurnalister. Tænk gså på billeder. Tænk strategisk, mange histrier ender i papirkurven, frdi nyheden er sendt til mange frskellige medier. Medierne verlever blandt andet ved at være først med en nyhed, g derfr er slhistrier mere interessante. De lkale medier har fte en mere menneskepræget, beskrivende tilgang til stffet, mens de landsdækkende medier går mere kritisk til værks g sætter stffet i et større perspektiv. Overvej, hvr histrien bedst kmmer til udtryk. Hvis du bliver kntaktet af en jurnalist Få at vide: hvem ringer m hvad? hvrfr er netp du blevet kntaktet, g hvad er din rlle? hvem taler jurnalisten ellers med? hvad er den knkrete anledning? spørg til, m dine udtalelser bliver citeret eller skal fungere sm baggrund kræv eventuelt citaterne frelagt bed eventuelt m en tænkepause g ring tilbage hurtigst muligt giv altid et krtfattet resumé til sidst i kmplicerede sager 17

Det kan være en frdel at invitere jurnalister til en persnlig briefing frem fr blt at sende en pressemeddelelse eller give infrmatiner via telefnen. Den persnlige briefing giver mere r g rum fr dialg. Interview Hvis du skal medvirke i et interview, så frbered dig grundigt. Før interviewet: beslut, hvad du vil sige gennemtænk hldninger g budskaber frbered dig på kritiske spørgsmål det er vigtigt, at du har eventuel tekst eller statistik klar indgå en aftale m frmålet g mstændighederne mkring interviewet med jurnalisten Under interviewet: vær venlig g åben lad argumenterne tale i stedet fr stærke adjektiver vær psitiv g engageret vær knstruktiv lad være med at lyve/være skråsikker eller gætte Er det kntrversielle sager, så afklar med ledelse g plitikere, hvrdan sagen skal håndteres g fremlægges. Beslut hvem, der udtaler sig m hvad. Pressekntaktens ti bud kend baggrund g betingelser tal sandt bevar ren krte knkrete svar det væsentligste først undgå fagudtryk hld tråden vær dig selv hld kntakten (giv jurnalisten respns) frbered dig gdt 18

E-mail-etikkens 11 bud Tilpas din skrivestil efter mdtageren. Skriv ikke nget i en e-mail, sm du ikke ville have sagt, hvis mdtageren std ver fr dig. Skriv krt g præcist. Undgå alt fr mange emtinelle udbrud. Det vil sige uden alt fr mange udråbstegn (!!!!!), fed skrift (fed skrift) g rød skrifttype (rød skrifttype), da det kan skabe knflikt: den ene part pfatter den anden part sm anklager. Læs din e-mail igennem før afsendelse, da det skrevne rd kan virke mere kntant/anderledes end det sagte. Tænk dig gdt m, når du frmulerer din mail, så dit budskab ikke misfrstås. Overvej m det ville være bedre med en pringning. Svar ikke på en e-mail i vrede giv dig tid g tænk dig m først. Mdtager du en mail, hvis indhld lyder negativt, så lad være med at svare i samme tne. Skriv eller ring fr en afklaring. Måske tlker du frkert. Overvej m en e-mails rdlyd kun er beregnet fr dig, inden du eventuelt videresender den. Husk at e-pst har samme priritet g værdi sm papirpst. Kan du ikke nå at svare inden fr rimelig tid, så send en kvittering fr mdtagelse g besked m, hvrnår du vil vende tilbage med et svar. Overvej m det er nødvendigt at svare på alle e-mails, fr eksempel rienteringsmails. Afsenderens pstkasse bliver nemt fyldt p med OK -svar. Overvej m alle, du sender kpi til, har brug fr en kpi. Se efter i mdtagerfeltet, m vedkmmende har fået en kpi. 19