Datarapport. - Undersøgelse af de decentrale lederes oplevelse af administrative arbejdsopgaver samt deres forslag til forenklinger

Transkript

1 Datarapport - Undersøgelse af de decentrale lederes oplevelse af administrative arbejdsopgaver samt deres forslag til forenklinger Version 4, d. 14. maj, 2008

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Formål Datarapportens indhold og tilrettelæggelse Fortolkning af data Rapportens opbygning Resumé Generelle administrative opgaver og procedurer De administrative arbejdsopgaver generelt Samarbejde og rollefordeling mellem de decentrale og centrale enheder Organisering og nye opgaver Frihedsgrader og kontroller Opsummering Administrative opgaver indenfor personaleområdet Ansættelser og afskedigelser Lokalløn Forhandling med faglige organisationer Support - Personale og HR Opsummering Administrative arbejdsopgaver indenfor økonomiområdet Overblik over økonomien Konteringspraksis Attestering og anvisning Refusioner Indkøb IT systemer indenfor økonomiområdet Økonomisystemet generelt Mål og midler Decentral lønstyring Webbetaling Support Økonomisystemet generelt Opsummering IT Brugervenlighed og uddannelse i IT systemerne Autorisationer Support - IT

3 6.4 Opsummering Kommunikation Høring Mødestruktur Medsystem Broen og Personaleportal og distributionslister Post Opsummering Bilag 1: Projektgruppens medlemmer Bilag 2: Interviewpersoner Bilag 3: Spørgeskema Bilag 4: Oversigt over grupper af decentrale ledere for aftaleenhederne Bilag 5: Metode Fokusgruppeinterview Spørgeskema Svarprocent Tolkning af data og analysestrategi Bilag 6: Oversigt over svarfordelingen på alle spørgsmål i spørgeskemaet Bilag 7: Oversigt over graden af tilfredshed på udvalgte spørgsmål

4 1. Indledning Det skal være lettere at være decentral leder i Randers Kommune. Derfor har Direktionen i gang sat projektet forenkling af administrative arbejdsopgaver. Til at forestå arbejdet er der nedsat en projektgruppe (jf. bilag 1) bestående af repræsentanter fra de decentrale ledere indenfor skole-, ældre og daginstitutionsområderne samt de sociale institutioner. Derudover er der repræsentanter fra Økonomi, Personale og HR samt sekretariaterne. Projektet er gennemført i perioden fra september 2007 til april Formål Projektet har for det første til formål at undersøge, hvilke administrative arbejdsopgaver og procedurer, der er særligt udfordrende for de decentrale ledere, herunder en vurdering af arbejdsdelingen mellem de decentrale aftaleenheder og de centrale stabe/sekretariater. Decentrale ledere omfatter i denne sammenhæng alle, der er leder for en decentral aftaleenhed. For det andet har projektet til formål at opstille konkrete forslag til forenklinger samt give ideer til tilrettelæggelsen af nye procedurer. Det er vigtigt at understrege, at det ikke er hensigten at ændre ved den udstrakte beslutningskompetence, som er bestemt i Randersmodellen, samt at fastslå, at de foreslåede løsninger ikke behøver at være de samme for alle aftaleenheder. Derudover er projektet tilrettelagt, så der sikres bred involvering af de decentrale ledere. 1.2 Datarapportens indhold og tilrettelæggelse Rapporteringen af projektets resultater sker i to dele. Første del er nærværende datarapport. Anden del består af projektgruppens forslag og ideer til forenklinger af det administrative arbejde for de decentrale ledere. Denne datarapport indeholder en undersøgelse af, hvilke administrative arbejdsopgaver og procedurer, der opleves som udfordrende for de decentrale ledere samt forslag til forenklinger, som de decentrale ledere selv er fremkommet med. Datamaterialet er fremkommet på baggrund af: 4 fokusgruppeinterviews med decentrale ledere og administrative medarbejdere fra ældre og skoleområdet, daginstitutioner og sociale institutioner (bilag 2) Spørgeskemaundersøgelse, der er udarbejdet på baggrund af fokusgruppeinterviewene (bilag 3). Spørgeskemaet er rundsendt til alle kommunens decentrale ledere, hvor 87% har valgt at besvare spørgeskemaet. 4

5 Projektgruppens arbejde De enkelte metoder beskrives mere deltaljeret i bilag Fortolkning af data Når datarapportens resultater fortolkes, skal der gøres opmærksom på følgende 6 faktorer. For det første har de decentrale lederes forslag til forenklinger ikke været underlagt selektering, da formålet har været at opnå inspiration fra og bred inddragelse af de decentrale ledere. Der er således ikke taget stilling til om forslagene er mulige, og i rapporten kan der derfor være modstridende forslag og gentagelser. For det andet er et af projektets formål at undersøge hvilke administrative opgaver, der er særligt udfordrende for de decentrale ledere, hvorfor fokus i rapporten naturligvis vil være på det, der ikke virker, frem for det, der gør. For det tredje har Randers Kommune været igennem en sammenlægningsproces, hvor man i en overgangsperiode har valgt at fortsætte med gl. Randers styringsmodel. Derfor har medarbejdere fra de øvrige sammenlægningskommuner samt de amtslige medarbejdere naturligvis haft større udfordringer end medarbejderne fra gl. Randers til at vænne sig til nye opgaver og måder, at udføre opgaverne på. Denne tendens er dog ikke generel. For det fjerde skal læseren være opmærksom på de mange andre udfordringer, som en kommunesammenlægning af gode grunde har medført. Hvorvidt de problemstillinger, der nævnes i rapporten, eksempelvis skyldes selve arbejdsopgaven eller kommunesammenlægningen kan derfor være svært at afgøre. For at kunne identificere forskelle i ledernes svar, er svarene for det femte, grupperet efter hvilken afdeling/forvaltningsområde, den enkelte decentrale leder hører under. En oversigt over, hvilke aftaleenheder, der indgår i grupperne fremgår af bilag 4. Der gøres opmærksom på, at eksempelvis grupperne Miljø og Teknik og Kultur og Borgerservice henviser til gruppen af ledere for de decentrale aftaleenheder, der hører under forvaltningsområderne Kultur og Borgerservice og Miljø og Teknik. Da nogle af grupperne er meget små, har der været behov for at slå enkelte sammen. Dette er dog gjort med blik for, at de enkelte forvaltningsområder stadig er repræsenteret. Derfor er nogle af grupperne stadig forholdsvist små (jf. figur 1), og der henstilles til, at man som læser er varsom med at sammenligne svarene på tværs af grupperne. 5

6 Figur 1: Oversigt over størrelsen på grupperne af ledere for aftaleenhederne. Grupper af ledere for aftaleenhederne Gruppernes størrelse Ældre 9 Sundhed og Psykiatri 6 Daginstitutioner 62 Skoler 24 Børn og Skole, andet 9 Social og Arbejdsmarked 11 Kultur og Borgerservice 5 Miljø og Teknik 3 Total 129 Samtidig skal man være opmærksom på, at store grupper som Daginstitutioner kan påvirke det samlede billede. Derudover er risikoen for tilfældige udsving stor, når man arbejder med små grupper. Endeligt anvendes i rapporten både procentfordelinger og gennemsnit, hvorfor læseren skal være meget opmærksom på fortolkningen. Det anbefales at læse afsnittet om tolkning af data og analysestrategi, der fremgår af bilag 5, for en nærmere forståelse. Når vi ser på gennemsnit, anvender vi kort fortalt en skala, hvor svarkategorierne for spørgsmålene er konstrueret, så de går fra Negative tilkendegivelser giver en værdi på nul, hvilket indikerer en ekstrem lav grad af det, der måles. Omvendt medfører positive tilkendegivelser en værdi på 100 og afspejler en ekstrem høj grad af det målte. Så jo højere værdi, jo mere positive tilkendegivelser. Dette kan også udtrykkes som graden af tilfredshed, så jo højere værdi, jo mere tilfredse er lederne og omvendt 1. Når vi efterfølgende i rapporten henviser til gennemsnit, er det det samlede antal lederes eller grupper af lederes placering af svar på denne skala, der er tale om. 1.4 Rapportens opbygning Rapportens opbygning og indhold afspejler de temaer, som er fremkommet i forbindelse med fokusgruppeinterviewene og spørgeskemaet. Rapporten er overordnet opdelt i 7 kapitler, der igen er opdelt i en række afsnit, der indeholder udfordringer samt forslag til forenklinger, som lederne af de decentrale aftaleenheder har bidraget med. Kapitel 2 opsummerer datarapportens vigtigste resultater. Kapitel 3 omhandler de generelle arbejdsopgaver, samarbejde og rollefordeling mellem de centrale stabe/sekretariater og de decentrale aftaleenheder, organisering og nye opgaver samt frihedsgrader og kontroller. 1 Enkelte steder i rapporten kan gennemsnittet ikke tolkes på denne måde. I disse tilfælde er der eksplicit gjort rede for, hvordan gennemsnittet skal forstås. 6

7 Kapitel 4 berører administrative opgaver indenfor personaleområdet i forbindelse med ansættelser og afskedigelser, lokalløn, forhandling af løn med faglige organisationer samt support. I kapitel 5 kortlægges de administrative arbejdsopgaver indenfor økonomiområdet ift. overblik over økonomien generelt, konteringspraksis, attestering og anvisning, refusioner, indkøb, IT systemer indenfor økonomiområdet samt support. Kapitel 6 indeholder emner vedrørende IT generelt med hensyn til brugervenligheden af og uddannelse i IT systemerne, autorisationer samt IT support. Kapitel 7 behandler temaet kommunikation herunder brugen af høring, mødestruktur, MEDsystem, Broen og Personaleportal, og distributionslister og endelig post. 7

8 2. Resumé Det skal være lettere at være decentral leder, derfor er projekt forenkling af administrative arbejdsopgaver i gang sat. Projektet har til to formål - dels at undersøge, hvilke administrative arbejdsopgaver, der er særligt udfordrende for de decentrale ledere, og dels at opstille forslag og ideer til forenklinger. Nærværende datarapport er første del af projektgruppens arbejde og indeholder en undersøgelse af, hvilke administrative arbejdsopgaver, der er særligt udfordrende for de decentrale ledere, samt de decentrale lederes egne forslag til forenklinger. Forslagene er således ikke fremsat af projektgruppen, men lederne selv. Datarapporten er udarbejdet på baggrund af projektgruppens arbejde, fire fokusgruppeinterviews med decentrale ledere og administrative medarbejdere samt et spørgeskema, der er rundsendt til samtlige ledere af decentrale aftaleenheder i Randers Kommune. Oversigter over svarfordelinger og gennemsnit for spørgsmålene fremgår af bilag 6 og 7. I relation til de generelle administrative opgaver og procedurer viser rapportens resultater, at lederne generelt er meget tilfredse med måden, de udfører opgaverne, føler sig generelt klædt godt på samt oplever, at de har frihed til at kunne styre aftaleenhederne, som de ønsker. Der er dog mindre tilfredshed med tidsforbruget på de administrative arbejdsopgaver, samt at opgaverne nogle gange føles unødvendige, herunder især indberetningsopgaver. Samarbejdet med stabene og sekretariaterne er præget af respekt og forståelse. Dog kan hensigtsmæssigheden af opgavefordelingen overvejes. I den forbindelse er det påfaldende, at mange ledere tilkendegiver, at de centrale stabe gerne må løse flere administrative opgaver, da det vil give mere tid til at være leder. Der er generelt større behov for informationer og inddragelse i beslutninger især vedrørende nye opgaver. Interviewrunden samt spørgeskemaets data vidner også om, at det vil være hensigtsmæssigt, hvis løsninger tilpasses de enkelte sektorers behov. I forbindelse med de administrative arbejdsopgaver, der vedrører personaleområdet, viser det sig, at selvom flertallet af ledere tilkendegiver, at de finder proceduren i forbindelse med afskedigelser klar, at udfyldelsen af ansættelsesbreve ikke er svær, og at der ikke sker fejl i forbindelse med udfyldelsen af ansættelsesbreve, så er der dog stadig forholdsvist mange ledere, der oplever disse opgaver som udfordrende særligt opgaver i forbindelse med ansættelser. Både interviewrunden og spørgeskemaundersøgelsen viser også, at lederne oplever store udfordringer i forhold til Lokal Løn. De finder proceduren og skemaerne både tidskrævende og besværlig. 8

9 Arbejdsgangene vedrørende ansættelser og Lokal løn er nogle af de temaer, der oftest går igen både i interviewrunden, og når lederne i spørgeskemaet bliver bedt om at nævne, hvilke arbejdsopgaver, der med fordel kan forenkles. Noget tyder på, at man med fordel kan se nærmere på disse arbejdsopgaver samt inddrage de faglige organisationer i arbejdet. Derudover er det værd at nævne, at mange af de decentrale ledere foreslår centralisering af opgaveløsningen. Blandt lederne er der meget stor tilfredshed med supporten, både når det gælder personalemæssige problemstillinger og når de gælder problemer vedrørende løn. Mange ledere føler sig dog hæmmet af åbningstiderne i Personale og HR afdelingen. Inden for økonomiområdet viser analyserne, at der er forholdsvist mange ledere, der ikke oplever, at de har tilstrækkeligt med overblik over aftaleenhedens økonomi. Lederne peger selv på, at dette blandt andet skyldes for sen udmelding af budget og lønsum, samt at lederne generelt oplever udfordringer ift. at gennemskue hvilke parametre, der ligger til grund for disse to dele. Mange ledere nævner også problemer med refusioner. Lederne er generelt tilfredse med den nuværende konteringspraksis. Flere ledere påpeger dog, at ved opbygningen af en ny kontoplan kan der med fordel tages hensyn til aftaleenhedernes forskelligartede behov. At der er forskellige behov ses også i ledernes holdning til, om det er medarbejderne eller lederne, der skal anvise regninger. I forhold til indkøb er der generel tilfredshed med vareudvalget, men ofte problemer med at finde ud af, hvilke varer, der er omfattet af en indkøbsaftale. Det er også interessant at konstatere, at hvis lederne har problemer med at gennemskue indkøbsaftalerne, ses også en tendens til, at de er mindre tilfredse med vareudvalget. Der er generel tilfredshed med IT systemerne indenfor økonomiområdet og i særlig grad med webbetaling og supporten på økonomisystemet. Det tyder dog på, at lederne har behov for større viden om IT systemerne. Dette skal især ses i sammenhæng med, at ledernes opfattelse af systemernes brugervenlighed afhænger af, om lederne mener, at de får tilstrækkelig uddannelse i systemerne. Derudover er der en generel tendens til, at de administrative arbejdsopgaver vedrørende autorisationer giver udfordringer for de decentrale ledere. Det er især opgaven med at gennemskue, hvilke IT systemer medarbejderne skal autoriseres til, der volder problemer. Lederne peger også på, at skemaerne er svære at udfylde, og at det er tidskrævende. 9

10 I relation til ledernes opfattelse af IT supporten er der generel tilfredshed med den hjælp lederne får. Dog er især døgninstitutionerne og ældreområdet utilfredse med, at de eksempelvis ikke kan få IT support i weekender og om aftenen. Gennemgående for rapporten er det bemærkelsesværdigt, hvor mange ledere, der har svaret i midterkategorierne fx hverken enig eller uenig. Det er især gældende for spørgsmål, der vedrører IT. Dette kan skyldes flere ting. For det første kan det skyldes spørgsmålets formulering, hvor lederne enten ikke kan forstå spørgsmålet, eller at lederne bevist ikke har villet svare af hensyn til anonymitet. For det andet, at lederne ikke har kendskab til opgaverne og derfor ikke har kunnet svare. Slutteligt er det værd at fremhæve, at lederne har et udtalt ønske om, at de i højere grad inddrages i beslutninger og får informationer, hvis det er relevant. Som en decentral leder nævner: Randers Kommune er ikke kun Laksetorvet. For en mere detaljeret gennemgang af forskelle mellem grupper af ledere for aftaleenhederne samt ledernes forslag til forenklinger henvises til rapportens enkelte afsnit. Der henstilles til, at man som læser er varsom med at sammenligne svarene på tværs af grupperne, da nogle af grupperne er meget små jf. afsnit 1.3. Derudover opfordres til at læse bilag 5 omkring tolkning af data og analysestrategi. God læselyst! 10

11 3. Generelle administrative opgaver og procedurer Dette kapitel omhandler ledernes holdning til de generelle administrative opgaver og procedurer. I de kommende afsnit belyses 4 emner. Afsnit 3.1 behandler de administrative opgaver generelt. I afsnit 3.2 ses på samarbejde og rollefordelingen mellem de centrale stabe/sekretariaterne og de decentrale enheder ift. hensigtsmæssigheden af opgaveløsningen, rollefordelingen, samarbejdets karakter samt informationsniveauet. Afsnit 3.3 afdækker temaer omkring organisering og nye opgaver, og endeligt omhandler afsnit 3.4 frihedsgrader og kontroller. Kapitlet afsluttes med en generel opsummering i afsnit 3.5. Hvert afsnit i rapporten indeholder følgende elementer. Først i afsnittet er de udfordringer, som de decentrale ledere gennem spørgeskemaet og interviewene har peget på, oplistet i punktform. For de afsnit, hvori der er spørgeskemadata, behandles dette i umiddelbar forlængelse af de oplistede udfordringer. Her behandles spørgsmålene fra spørgeskemaet først overordnet, hvorefter vi ser mere detaljeret på svarfordelingerne for hvert enkelt spørgsmål i forhold til det samlede antal ledere og baggrundsvariablene. Baggrundsvariablene indbefatter grupper af ledere for de decentrale aftaleenheder, antallet af ansatte i aftaleenhederne, hvor lang tid, man har været leder, størrelsen på aftaleenhedens budget samt ansættelsessted før kommunesammenlægning. For de fire sidstnævnte rapporteres kun, hvis de har betydning for svarene. Til sidst i hvert afsnit er de decentrale lederes egne forslag til forenklinger oplistet. Vi vil nu se på de decentrale lederes holdning til de administrative opgaver generelt. 3.1 De administrative arbejdsopgaver generelt En vigtig del af de decentrale lederes opgaver er de administrative. En undersøgelse i HKs Kommunalbladet 2 viser, at lederne bruger mere og mere tid på det administrative arbejde. Det er derfor også vigtigt at få undersøgt, hvorvidt lederne generelt er tilfredse med de administrative arbejdsopgaver, som de udfører. Vi vil nu se på, hvilke udfordringer og forslag til forenklinger, som de decentrale ledere har peget på i relation til de administrative arbejdsopgaver generelt. Udfordringer Der er gennem interviewene og i spørgeskemaet blevet peget på følgende generelle udfordringer: Stort tidsforbrug på administrative arbejdsopgaver For mange unødvendige opgaver og arbejdsgange 2 Kommunalbladet, nr. 21, Findes på 11

12 For få interne netværk i kommunen, hvor man kan hente sparring Utilstrækkelig uddannelse af nye ledere I spørgeskemaet har vi søgt at belyse disse generelle emner gennem fire spørgsmål, der vedrører ledernes tidsforbrug, hensigtsmæssigheden af udførelsen af opgaverne, om man føler, at man bliver pålagt unødvendige arbejdsopgaver, samt om man er tilstrækkeligt klædt på til at løse de administrative arbejdsopgaver. Svarfordelingen for de enkelte spørgsmål fremgår af nedenstående figur. Figur 3.1: Ledernes procentvise svarfordeling på de fire generelle spørgsmål. 70% 66% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 10% 20% 4% 0% Jeg mener, at jeg løser mine administrative arbejdsopgaver på en hensigtsmæssig måde. 13% 30% 38% 15% 5% Jeg føler, at jeg bruger for meget tid på de administrative opgaver vedrørende økonomi og personale. 8% 26% 41% 41% 39% 23% 2% Jeg føler, at jeg bliver pålagt unødvendige arbejdsopgaver. 2% 14% 3% Jeg føler, at jeg er tilstrækkeligt klædt på til at løse de administrative opgaver. I meget høj grad I høj grad hverken eller I ringe grad I meget ringe grad/slet ikke Ud fra figuren ses, at der er et flertal af lederne, der mener, at de løser deres administrative arbejdsopgaver på en hensigtsmæssig måde, men samtidig også, at der er arbejdsopgaver, der opleves som unødvendige og som tager tid. Derudover er der et flertal, der mener, at de er klædt tilstrækkeligt på. Dette bliver mere klart, hvis vi ser på gennemsnittet for svarfordelingen på de enkelte spørgsmål. Her skal vi igen huske, at svarkategorierne er konstrueret, så de går fra Meget negative tilkendegivelser på spørgsmålene giver et lavt gennemsnit, hvilket indikerer en meget lav grad af tilfredshed, hvorimod meget positive tilkendegivelser opnår et højt gennemsnit, hvilket betyder stor tilfredshed. Det vil eksempelvis sige, at når spørgsmålet vedr. hensigtsmæssigheden af opgaveløsningen opnår et gennemsnit på 70 er det udtryk for, at mange ledere har udtrykt en positiv tilkendegivelse og dermed finder, at de i høj grad løser deres opgaver hensigtsmæssigt. Derimod opnår spørgsmålet vedr. tidsforbruget på personale - og økonomiopgaver et relativt lavere gennemsnit på 42, hvilket betyder, at et flertal af lederne har udtrykt en negativ tilkendegivelse og dermed også en vis grad 12

13 af utilfredshed omkring tidsforbruget i forhold til opgaver vedrørende økonomi og personale. Spørgsmålenes respektive gennemsnit fremgår af nedenstående figur. Figur 3.2: Oversigt over spørgsmålenes respektive gennemsnit. Jo mere positiv tilkendegivelse, jo højere gennemsnit og jo større grad af tilfredshed. Jeg mener, at jeg løser mine administrative arbejdsopgaver på en hensigtsmæssig måde 70 Jeg føler, at jeg bruger for meget tid på de administrative opgaver vedrørende økonomi og 42 personale* Jeg føler, at jeg bliver pålagt unødvendige arbejdsopgaver* 46 Jeg føler at jeg er tilstrækkeligt klædt på til at løse de administrative arbejdsopgaver. 56 *Udsagnene er negativt formuleret, og skalaen er derfor vendt om. Gennemgang af de enkelte spørgsmål samt forskelle på grupper af decentrale ledere Spørgsmålene vil nu blive behandlet enkeltvis, hvor vi ser nærmere på, hvordan forskellige grupper af ledere for de decentrale aftaleenheder forholder sig til spørgsmålene, og om der kan identificeres andre afgørende faktorer for svarene. Her tænkes på antallet af ansatte i aftaleenheden, budgettets størrelse, hvor lang tid, man har været leder samt ansættelsessted før kommunesammenlægning. Hensigtsmæssig opgaveløsning Spørgsmålet om hvorvidt lederne mener, at de løser deres opgaver på en hensigtsmæssig måde opnår et gennemsnit på 70. Dette vidner om en stor grad af tilfredshed med måden lederne løser deres opgaver på. Dette ses naturligvis også af, at 76 % har svaret i meget høj grad/ i høj grad til spørgsmålet. Der er derimod kun 4%, der mener det modsatte. Ser vi på de enkelte grupper af ledere for de decentrale aftaleenheder ses den samme generelle tilfredshed med hensigtsmæssigheden af opgaveløsningen jf. nedenstående figur 3.3. Gruppen af decentrale ledere indenfor Teknik og Miljø er dog en anelse mere utilfredse. Vi skal her huske på, at gruppen er meget lille. Der ses heller ikke forskel ift. graden af tilfredshed og aftaleenhedens antal ansatte, antal år som leder, og hvor man var ansat inden kommunesammenlægning. I resten af rapporten vil disse baggrundsvariable kun blive nævnt, hvis de har betydning for svarfordelingen. 13

14 Figur 3.3: Oversigt over gennemsnittene for grupper af ledere ift. spørgsmålet: Jeg mener, at jeg løser mine administrative arbejdsopgaver på en hensigtsmæssig måde. Jo mere negativ tilkendegivelse, jo lavere gennemsnit og jo mere utilfreds er man med hensigtsmæssigheden af opgaveløsningen og omvendt. Total = 70 Ældre 72 Sundhed og Psykiatri 63 Daginstitutioner 73 Skoler Børn og Skole, andet Social og Arbejdsmarked Kultur og Borgerservice Miljø og Teknik 58 Gennemsnit Tidsforbrug på økonomi- og personaleopgaver 43% har svaret i høj grad/ i meget høj grad til, at de bruger for meget tid på økonomi- og personaleopgaver. Der er derimod 20%, der svarer i ringe grad/ i meget ringe grad. Tilfredsheden med tidsforbruget er altså ikke så stor, hvilket gennemsnittet på 42 også vidner om. Det er også værd at bemærke, at der er relativt mange (38%), der har svaret hverken eller. Gennemsnittene for grupperne af decentrale ledere for aftaleenhederne viser, at der er forskelle ift. om lederne mener, at de bruger for meget tid på økonomi- og personaleopgaver jf. nedenstående figur. Grupperne Skoler, Miljø og Teknik samt gruppen Børn og Skole, andet er de grupper, der er mest utilfredse med tidsforbruget. Derimod er gruppen Ældre lidt mere tilfredse ift. det samlede gennemsnit for grupperne, dog er de meget delte. Vi skal her huske på, at nogle af grupperne er meget små (jf. bilag 4), hvorfor små afvigelser får stor betydning. Derudover er det værd at bemærke, at der er relativt mange fra daginstitutionerne (næsten 50%), der har svaret hverken/eller. 14

15 Figur 3.4: Oversigt over gennemsnittene for grupper af ledere for spørgsmålet: Jeg føler, at jeg bruger for meget tid på opgaver vedrørende økonomi og personale. Jo lavere gennemsnit, jo mere negativ tilkendegivelse, og jo mere utilfreds er man med tidsforbruget. Total = 42 Ældre 53 Sundhed og Psykiatri 42 Daginstitutioner 48 Skoler 30 Børn og Skole, andet 21 Social og Arbejdsmarked 43 Kultur og Borgerservice 50 Miljø og Teknik 17 Gennemsnit Der ses yderligere en svag tendens til, at ledere fra andre kommuner er mindre tilfredse med tidsforbruget, hvilket kan tolkes som, at de har skullet bruge mere tid til at sætte sig ind i nye måder at gøre tingene på. Unødvendige arbejdsopgaver Spørgsmålet om man føler, at man bliver pålagt unødvendige arbejdsopgaver får et gennemsnit på 46. Dette vidner om, at et flertal (35%) oplever, at de bliver pålagt unødvendige arbejdsopgaver, men også om en mere delt opfattelse hos de decentrale ledere. Der er således 25%, der ikke finder, at de bliver pålagt unødvendige arbejdsopgaver. Derudover er der igen en meget stor andel (41%), der har svaret hverken eller. For grupperne af decentrale ledere ses, at det er grupperne Daginstitutioner, Skoler og Børn og Skole, andet, der påvirker gennemsnittets størrelse i nedadgående retning. Disse grupper af ledere mener altså i højere grad, at de bliver pålagt unødvendige arbejdsopgaver, hvorimod de resterende grupper enten er delte eller har et flertal, der ikke finder, at de får stillet unødvendige arbejdsopgaver. Det sidstnævnte gør sig gældende for grupperne: Ældre, Social og Arbejdsmarked og Kultur og Borgerservice. Igen skal vi erindre om gruppernes størrelse. 15

16 Figur 3.5: Oversigt over gennemsnittene for grupper af ledere. ift. til spørgsmålet: Jeg føler, at jeg bliver pålagt unødvendige arbejdsopgaver. Jo mere negativ tilkendegivelse, jo lavere gennemsnit, og jo mere føler man, at man bliver pålagt unødvendige arbejdsopgaver. Total = 46 Ældre Sundhed og Psykiatri Daginstitutioner 44 Skoler 37 Børn og Skole, andet 42 Social og Arbejdsmarked 57 Kultur og Borgerservice 65 Miljø og Teknik 50 Gennemsnit Tilstrækkeligt klædt på til at løse opgaverne? En vigtig forudsætning for, at lederne føler, at de generelt er tilfredse med deres opgaver er, at de oplever, at de er tilstrækkeligt klædt på til at løse de administrative arbejdsopgaver. 41% føler således, at de er tilstrækkeligt klædt på til at løse deres administrative opgaver. Der er derimod 18%, der ikke mener dette. Det er også værd at bemærke, at der er relativt mange (41%), der har svaret hverken eller. Derfor opnår spørgsmålet et gennemsnit på 56. På tværs af grupperne af ledere ses forskelle. Det er især gruppen Skoler, der skiller sig ud, ved et lavere gennemsnit. Dette kan tolkes som, at lederne i denne gruppe i højere grad føler, at de ikke er tilstrækkeligt klædt på, hvorimod lederne i grupper som Ældre og Kultur og Borgerservice føler sig mere tilstrækkeligt klædt på. Figur 3.6: Oversigt over gennemsnittene for grupper af ledere ift. spørgsmålet: Jeg føler, at jeg er klædt på til at løse de administrative opgaver. Jo lavere gennemsnit, jo mindre mener man, at man i tilstrækkelig grad er klædt på. Total = 56 Ældre 64 Sundhed og Psykiatri Daginstitutioner Skoler Børn og Skole, andet Social og Arbejdsmarked Kultur og Borgerservice 70 Miljø og Teknik 58 Gennemsnit

17 Derudover ses en tendens til, at ledere, der har været ansat i Randers Kommune før sammenlægningen føler sig bedre klædt på end lederne, der arbejdede andre steder inden kommunesammenlægningen. Forslag til forenklinger af de administrative opgaver generelt De decentrale ledere er både i fokusgruppeinterviewene og i selve spørgeskemaet blevet bedt om at komme med forslag til forenklinger. På den baggrund er der fremkommet følgende forslag i relation til emnet administrative opgaver generelt: Forenkling af opgaverne generelt Afdækning af, hvilke opgaver er henholdsvis nødvendige og unødvendige Oprettelse af flere netværk, hvor de decentrale ledere og administrative medarbejdere kan hente sparring Decentral konsulent, der følger op efter kursus og kan supportere de decentrale ledere generelt Introduktionsprogram for nye ledere 3.2 Samarbejde og rollefordeling mellem de decentrale og centrale enheder Dette afsnit omhandler det overordnede samarbejde og rollefordelingen mellem de centrale enheder og de decentrale. Udfordringer Generelt blev der i interviewene udtrykt stor tilfredshed med samarbejdet. Der blev dog peget på følgende udfordringer: Manglende dialog og information om ændringer og beslutninger Stive regler, hvor der ikke er mulighed for tilpasninger. Eksempelvis er der blevet indført deadline for aftaleenhedernes lønindberetning til lønafdelingen. Hvis aftaleenhederne ansætter medarbejdere efter deadline medfører det, at nye medarbejdere ikke får løn før næste indberetning, da der ikke gives mulighed for acontobetalinger. Uklar rollefordeling ift., hvem der påtager sig, hvilke opgaver Ikke fælles forståelse af kommandoveje. De decentrale ledere går til stabene i stedet for sekretariaterne. Manglende inddragelse i beslutninger Randers Kommune er ikke kun Laksetorvet 17

18 I spørgeskemaet er der blevet stillet fire spørgsmål, der har til hensigt at indfange om arbejdsdelingen mellem det centrale og decentrale led er hensigtsmæssig, om man har overblik over, hvem der løser opgaverne, om samarbejdet er præget af forståelse, samt om informationsniveauet ift. vigtige beslutninger er tilstrækkeligt. Svarfordelingen for spørgsmålene samt deres respektive gennemsnit ses af nedenstående figurer. Figur 3.7: Ledernes procentvise svarfordeling på de fire spørgsmål. 70% 66% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1% 21% 51% 24% Jeg synes, at arbejdsdelingen mellem de centrale stabe/sekretariaterne, og de decentrale enheder er hensigtsmæssig. 44% 35% 12% 6% 3% 2% 17% 13% Jeg har overblik over, hvem der Jeg oplever, at de centrale Får du informationer om vigtige løser hvilke opgaver centralt og stabe møder mig med beslutninger, ændringer og decentralt. gensidig respekt og forståelse. fremtidsplaner i god tid? 4% 0% 2% 14% 47% 25% 13% I meget høj grad I høj grad hverken eller I ringe grad I meget ringe grad/slet ikke Figur 3.8: Oversigt over spørgsmålenes gennemsnit. Jo højere gennemsnit, jo mere positiv tilkendegivelse. Jeg synes, at arbejdsdelingen mellem de centrale stabe/sekretariaterne og de decentrale enheder 48 er hensigtsmæssig Jeg har overblik over, hvem der løser hvilke opgaver centralt og decentralt. 60 Jeg oplever, at de centrale stabe møder mig med respekt og forståelse 74 Får du informationer om vigtige beslutninger, ændringer og fremtidsplaner i god tid? 42 Overordnet ses, at lederne generelt føler, at de har overblik over, hvem der løser opgaverne og i meget høj grad mener, at samarbejdet er præget af respekt og forståelse. Derimod er der lidt større utilfredshed med arbejdsdelingen samt informationsniveauet ift. vigtige beslutninger og ændringer. Gennemgang af de enkelte spørgsmål samt forskelle på grupper af decentrale ledere Spørgsmålene gennemgås enkeltvis nedenfor i forhold til, hvordan forskellige grupper af ledere for de decentrale aftaleenheder forholder sig til spørgsmålene samt betydningen af øvrige baggrundsvariable. Hensigtsmæssig arbejdsdeling ml. de centrale stabe/sekretariaterne og de decentrale enheder På dette spørgsmål er det bemærkelsesværdigt, at halvdelen af lederne (51%), svarer hverken eller til spørgsmål om arbejdsdelingen er hensigtsmæssig. Ydermere er der et lille flertal af de decentrale ledere (28%), der ikke finder arbejdsdelingen hensigtsmæssig, hvorimod der er 22%, der gør. Lederne er altså 18

19 generelt delte på spørgsmålet, og udtrykker således ikke specielt stor tilfredshed med hensigtsmæssigheden af arbejdsdelingen. Spørgsmålet opnår således et gennemsnit på 48. På tværs af grupperne af decentrale ledere er der visse forskelle jf. figur 3.9. Grupperne Ældre, Sundhed og Psykiatri og Skoler er de grupper, der udtrykker den laveste grad af tilfredshed med arbejdsdelingen jf. det lave gennemsnit. De øvrige grupper følger det samlede billede, dog er de decentrale ledere i grupperne Miljø og Teknik samt Kultur og Borgerservice mere tilfredse. Vi skal igen huske på gruppernes størrelse. Figur 3.9: Oversigt over gennemsnit for grupper af ledere ift. spørgsmålet: Jeg synes, at arbejdsdelingen ml. de centrale stabe/sekretariaterne og de decentrale enheder er hensigtsmæssig. Jo lavere gennemsnit, jo mere uhensigtsmæssig mener lederne arbejdsdelingen er. Total = 48 Ældre 36 Sundhed og Psykiatri 42 Daginstitutioner 51 Skoler 41 Børn og Skole, andet 46 Social og Arbejdsmarked 50 Kultur og Borgerservice Miljø og Teknik Gennemsnit Overblik over hvem der løser opgaverne centralt og decentralt Lederne har generelt overblik over opgaveløsningen, hvilket ses ud fra gennemsnittet på 60. Ca. halvdelen har således svaret bekræftende til, at de har overblik over, hvem der løser hvilke opgaver, hvorimod 15% ikke mener, at de har overblik. På tværs af grupperne af decentrale ledere ses generelt ikke de store forskelle jf. nedenstående figur. Skolelederne har dog udtrykt utilfredshed med overblikket over opgaveløsningen i en noget større grad end de øvrige grupper af ledere. Lederne i gruppen Social og Arbejdsmarked er mere delte. 19

20 Figur 3.10: Oversigt over gennemsnit for grupper af ledere ift. spørgsmålet: Jeg har overblik over, hvem der løser hvilke opgaver centralt og decentralt. Jo lavere gennemsnit, jo mindre overblik har lederne. Total = 60 Ældre 69 Sundhed og Psykiatri Daginstitutioner Skoler 43 Børn og Skole, andet 71 Social og Arbejdsmarked 50 Kultur og Borgerservice Miljø og Teknik Gennemsnit Samarbejde præget af respekt og forståelse Ud fra det høje gennemsnit (74) ses, at samarbejdet i høj grad opleves som at være præget af respekt og forståelse. Der er således 83%, der svarer, at de oplever dette, hvorimod der kun er 4%, der svarer benægtende. Der ses ikke nævneværdige forskelle på tværs af grupperne jf. nedenstående figur. Figur 3.11: Oversigt over gennemsnit for grupper af ledere ift. spørgsmålet: Jeg oplever, at de centrale stabe møder mig med gensidig respekt og forståelse.. Jo lavere gennemsnit, jo mindre mener lederne, at de bliver mødt med respekt og forståelse og omvendt. Ældre Sundhed og Psykiatri Daginstitutioner Skoler Børn og Skole, andet Social og Arbejdsmarked Kultur og Borgerservice Miljø og Teknik Total = Gennemsnit Informationsniveauet ift. vigtige beslutninger, ændringer og fremtidsplaner Der er kun 16%, der har svaret i meget høj grad/i høj grad til, at de får tilstrækkeligt med informationer i god tid. Der er derimod 38%, der svarer i ringe grad/ i meget ringe grad. Det er værd at bemærke, at 47 % svarer hverken eller. Spørgsmålet får dermed et gennemsnit på 42, hvilket vidner om, at lederne ikke 20

21 oplever i så høj grad, at de får informationer om vigtige beslutninger, ændringer og fremtidsplaner i god tid. Ser vi på tværs af grupperne af decentrale ledere ses, at det er grupperne Daginstitutioner, Skoler og Kultur og Borgerservice, der primært medfører det lave gennemsnit, og dermed er mindre tilfredse med informationsniveauet ift. de øvrige ledere. De andre grupper af ledere er gennemsnitlig mere positive, dog også meget delte internt. Igen skal vi huske på, at nogle af grupperne er relativt små. Figur 3.12: Oversigt over gennemsnit for grupper af ledere ift. spørgsmålet: Får du informationer om vigtige beslutninger, ændringer og fremtidsplaner i god tid.. Jo lavere gennemsnit, jo mere utilfreds er lederne med informationsniveauet. Total = 42 Ældre 56 Sundhed og Psykiatri 50 Daginstitutioner 39 Skoler 31 Børn og Skole, andet Social og Arbejdsmarked Kultur og Borgerservice 35 Miljø og Teknik 58 Gennemsnit Forslag til forenklinger af samarbejde og rollefordeling Der er fremkommet følgende forslag til forenklinger ift. samarbejde og rollefordeling: Bedre dialog ml. centrale og decentrale enheder Arbejde ud fra princippet om, at være hinandens bedste venner Flere informationer om ændringer og beslutninger 3.3 Organisering og nye opgaver I tæt relation til ovenstående afsnit fremkom der under interviewrunden et tema omkring udlægningen af nye opgaver og organiseringen af disse. Udfordringer Lederne har peget på følgende udfordringer: Manglende ressourcer til nye opgaver Uhensigtsmæssig placering af nye arbejdsopgaver Mangel på viden om, hvordan nye opgaver skal løses, samt hvad formålet er. 21

22 Manglende dialog om opgavernes placering samt inddragelse i beslutningerne Opgaver, der decentraliseres som følge af besparelser på Laksetorvet. Medfører en forøgelse af ressourceforbruget decentralt og ikke en egentlig besparelse centralt. Stramme regler for opgaveløsningen af nye opgaver Manglende rutine i opgaveudførelsen. Enhederne er ofte for små til at løse de administrative opgaver. Ledere udfører ofte de administrative opgaver Problemer med back up ved fravær af adm. medarbejdere Som det ses af ovenstående peges der på nogle af de samme udfordringer ift. manglende inddragelse i beslutninger og informationer som i det forrige afsnit om samarbejde og rollefordeling. Derudover er der flere ledere, der har peget på placeringen af udførelsen af det administrative arbejde som en udfordring. Vi har derfor i spørgeskemaet stillet et spørgsmål, hvor person A og person B kommer med forskellige udsagn, hvorefter lederne skal prioritere deres svar efter, hvilken person de er mest enige med. A siger: Når vi har kompetencen til at træffe beslutninger, er det også bedst, at vi selv udfører de administrative opgaver, der er forbundet hermed. B siger: Jeg ville ønske, at de centrale stabe ville løse flere administrative arbejdsopgaver, da det ville give mig mere tid til at være leder. Ledernes svarfordeling ses nedenfor: Figur 3.13: Ledernes procentvise svarfordeling på A s og B s udsagn 35% 30% 29% 25% 20% 15% 18% 15% 18% 20% 10% 5% 0% Klart mest enig med A Mere enig med A end med B Både enig med A og B Mere enig med B end med A Klart mest enig med B Gennemgang af spørgsmål samt forskelle på grupper af decentrale ledere Ud fra figuren ses, at der er 49%, der er mere enig med B s udsagn om, at de centrale stabe kan overtage flere adm. opgaver. Derimod er der 33%, der er mere enig med A. Spørgsmålet opnår et gennemsnit på 46, og skal tolkes som den andel, der er enige As udsagn, så jo højere gennemsnit, jo mere enige er man med A og dermed i, at aftaleenhederne selv skal løse de administrative arbejdsopgaver. 22

23 På tværs af grupperne af decentrale ledere fremkommer der interessante forskelle jf. nedenstående figur. Grupperne Ældre og Social og Arbejdsmarked og Kultur og Borgerservice adskiller sig, fordi de er mere enige i As udsagn. Disse grupper af ledere ønsker altså i højere grad at udføre de administrative arbejdsopgaver selv. Derimod er de andre grupper generelt mere enige med B s udsagn om at centralisere nogle af de administrative arbejdsopgaver. Figur 3.14: Oversigt over gennemsnit for grupper af ledere ift. A s og B s udsagn. Jo lavere gennemsnit, jo mere enig er lederne med B om, at centralisere de administrative opgaver, og jo højere gennemsnit jo mere enig er lederne med A om at udføre opgaverne decentralt. Total = 46 Ældre 58 Sundhed og Psykiatri 21 Daginstitutioner 47 Skoler 40 Børn og Skole, andet 17 Social og Arbejdsmarked 55 Kultur og Borgerservice 88 Miljø og Teknik 33 Gennemsnit I relation hertil er det også interessant at se på spørgsmålet: Jeg mener det ville være bedre, hvis udarbejdelsen af ansættelsesbreve løses centralt. Spørgsmålet gennemgås mere detaljeret i afsnit 4.1. Her viser der sig også et flertal for at få centraliseret opgaveløsningen. Derudover er der stor sammenhæng mellem spørgsmålene. Dvs. de ledere, der mener, at udarbejdelsen af ansættelsesbreve skal centraliseres naturligvis også er enige med B s udsagn. Forslag til forenklinger af organisering og nye opgaver Der er fremkommet følgende løsningsforslag i relation til emnet nye opgaver og organisering: Centralisering af løsningen af udvalgte administrative opgaver. Samling af administrative opgaver i en områdeadministration Ansættelse af en fælles administrativ medarbejder Ved fravær kan opgaveløsningen flyttes ind på Laksetorvet midlertidig Inddragelse af ledere i beslutningerne Bedre kommunikation Bedre uddannelse, når de decentrale ledere skal varetage nye opgaver Følge opgaverne til dørs - ikke blot overlade opgaveløsningen til det decentrale led 23

24 3.4 Frihedsgrader og kontroller Dette afsnit omhandler i hvilket omfang de decentrale ledere er tilfredse med de kontroller, der er til stede i deres arbejde. Udfordringer Lederne har nævnt følgende udfordringer i forhold til frihedsgrader og kontroller: Overflødig kontrol eksempelvis i form af dokspec. og andre indberetningsopgaver Usikkerhed om, hvornår man kan bruge skannet underskrift og mail Lukkede kalendere, hvor rettigheder skal gives først. I spørgeskemaet har vi anvendt tre spørgsmål til at indfange, hvorvidt lederne er tilfredse med de kontroller og frihedsgrader, de er underlagt og føler, at de har frihed til at disponere over aftaleenheden, som de ønsker. Derudover har vi stillet et spørgsmål vedrørende holdningen til generelle regler, hvor lederne skal vælge mellem person A s og person B s udsagn: A siger: Jeg synes, at generelle regler er med til at gøre det lettere at være leder B siger: Generelle regler gør det mere besværlig at være leder, fordi jeg så ikke længere selv kan bestemme over aftaleenheden fuldt ud. Spørgsmålsformuleringer og svarfordelingerne for de fire spørgsmål ses nedenfor. Figur 3.15: Ledernes procentvise svarfordeling på de tre spørgsmål. 60% 54% 50% 40% 41% I meget høj grad / Helt enig I høj grad / Delvist enig 30% 20% 10% 18% 20% 7% 8% 17% 20% 14% 25% 29% 24% 15% 7% Hverken eller / Hverken enig eller uenig I ringe grad / Delvist uenig I meget ringe grad/slet ikke / Helt uenig 0% 1% Mener du, at de decentrale aftaleenheder har frihed til at disponere over deres økonomi, som de ønsker? Jeg bliver pålagt kontroller som er overflødige. Jeg synes, at indberetningsopgaver generelt tager for meget af min tid. 24

25 Figur 3.16: Ledernes procentvise svarfordeling på A s og B s udsagn om generelle regler. 35% 30% 28% 32% 25% 20% 15% 18% 15% 10% 7% 5% 0% Klart mest enig med A Mere enig med A end med B Både enig med A og B Mere enig med B end med A Klart mest enig med B Figur 3.17: Oversigt over spørgsmålenes respektive gennemsnit. Jo mere positive tilkendegivelser jo højere gennemsnit. Mener du, at de decentrale aftaleenheder har frihed til at disponere over deres økonomi, som de 71 ønsker? Jeg bliver pålagt kontroller som er overflødige * 54 Jeg synes, at indberetningsopgaver generelt tager for meget af min tid. * 38 AB spørgsmål om generelle regler** 43 *Spørgsmålene er negativt formuleret, hvorfor de er vendt. ** AB spørgsmålets gennemsnit skal tolkes som den andel, der er enige med As udsagn om, at generelle regler, gør det lettere at være leder. Dvs. jo højre gennemsnit jo mere enige er lederne med As udsagn. Ud fra ovenstående ses, at lederne generelt føler, at de har frihed til at disponere over deres økonomi, og at de fleste ledere mener, at generelle regler gør det besværligt at være leder. Lederne er dog mere delte i deres holdning ift. om de bliver underlagt overflødig kontrol. Samtidig er der et flertal, der mener, at indberetningsopgaverne tager for meget tid. Gennemgang af de enkelte spørgsmål samt forskelle på grupper af decentrale ledere De enkelte spørgsmål, og om der er forskel på gruppernes svar gennemgås nedenfor. Frihed til at disponere Spørgsmålet opnår et gennemsnit på 71, hvilket vidner om, at langt størstedelen føler, at de har frihed til at disponere over deres egen økonomi. Der er således 72%, der mener dette, hvorimod kun 8% ikke føler, at de har frihed nok. Generelt følger grupperne af decentrale ledere det samlede positive billede. Dog har relativt mange fra grupperne Ældre og Skoler svaret hverken eller. 25

26 Figur 3.18: Oversigt over gennemsnit for grupper af ledere ift. spørgsmålet: Mener du, at de decentrale enheder har frihed til at disponere over deres økonomi, som de ønsker. Jo højere gennemsnit, jo mere enig er lederne i, at aftaleenhederne har tilstrækkeligt med frihed. Total = 71 Ældre Sundhed og Psykiatri Daginstitutioner 75 Skoler 61 Børn og Skole, andet Social og Arbejdsmarked Kultur og Borgerservice 80 Miljø og Teknik 67 Gennemsnit Overflødig kontrol? Der er 25%, der erklærer sig helt enig/delvist enig i udsagnet om, at man bliver underlagt overflødig kontrol (jf. figur 3.15). Der er derimod 34%, der mener det modsatte. Hele 41% har dog svaret hverken enig eller uenig. Spørgsmålet opnår således et gennemsnit på 54. Ser vi på grupperne af ledere, følger de generelt det samlede billede. Dog skiller Daginstitutionerne, Skoler og Social og Arbejdsmarked sig ud ved internt i grupperne at være mere delte. Indenfor grupperne Daginstitutioner og Skoler er der også forholdsvist mange ledere, der har svaret hverken eller. Lederne i grupperne Børn og skole, andet samt Kultur og Borgerservice er dog lidt mere tilfredse med kontrollen end de øvrige grupper, hvilket ses ved det højere gennemsnit. Dog skal vi igen huske på gruppernes størrelse. Figur 3.19: Oversigt over gennemsnit for grupper af ledere ift. spørgsmålet: Jeg bliver pålagt kontroller, som er overflødige. Jo lavere gennemsnit jo mere enig er lederne i, at man bliver pålagt unødvendige kontroller. Total = 54 Ældre Sundhed og Psykiatri Daginstitutioner Skoler Børn og Skole, andet 65 Social og Arbejdsmarked 52 Kultur og Borgerservice 65 Miljø og Teknik 58 Gennemsnit

27 Indberetningsopgaver Som det kan ses ud fra gennemsnittet (38) er der en relativ stor utilfredshed med tidsforbruget på indberetningsopgaverne. Der er således 54%, der har givet en negativ tilkendegivelse i form af at have erklæret sig helt enig/delvist enig i udsagnet om, at indberetningsopgaver tager for meget tid. Der er derimod 22%, der har svaret delvist uenig/helt uenig. Samtidig er det værd at bemærke, at mange lægger sig helt ude i yderkategorien helt enig jf. figur Ser vi på grupperne af ledere er det Skoler og gruppen Børn og Skole, andet, der er mest utilfredse med tidsforbruget på indberetningsopgaverne. De resterende grupper af følger det samlede billede eller er mere delte. Gruppen af decentrale ledere indenfor Kultur og Borgerservice er mere tilfredse med indberetningsopgaverne. Figur 3.20: Oversigt over gennemsnit for grupper af ledere ift. spørgsmålet: Jeg synes, at indberetningsopgaver generelt tager for meget af min tid. Jo lavere gennemsnit jo mere enig er lederne i, at indberetningsopgaver tager for meget tid. Total = 38 Ældre Sundhed og Psykiatri Daginstitutioner Skoler 16 Børn og Skole, andet 25 Social og Arbejdsmarked 50 Kultur og Borgerservice 60 Miljø og Teknik 50 Gennemsnit Derudover ses også en tendens til, at ansættelse før kommunesammenlægning har betydning, således at ledere i gl. Randers har større tilfredshed med indberetningsopgaverne end lederne fra andre steder. Tilfredsheden er dog stadig ikke stor. Der ses også en svag tendens til, at jo flere ansatte aftaleenhederne har, jo større er utilfredsheden med tidsforbruget ift. indberetningsopgaverne. Generelle regler gør det besværligt at være leder 25% af lederne svarer, at de er enige med A s udsagn om, at generelle regler gør det lettere at være leder. Derimod er 47% mere enige med Bs udsagn om, at generelle regler gør det mere besværligt at være leder. På tværs af grupperne af decentrale ledere er det det samme billede som det generelle, der tegner sig. Spørgsmålet opnår et gennemsnit på 43. og skal tolkes som den andel, der er enige med A, 27

28 så jo højere gennemsnit jo flere deler A s holdning. Det forholdsvis lave gennemsnit på 43 betyder altså, at et flertal er enige med B. Figur 3.21: Oversigt over gennemsnit for grupper af ledere ift. A s og B s udsagn. Jo højere gennemsnit jo mere enig er lederne med person A om, at generelle regler gør det lettere at være leder, og jo lavere gennemsnit jo mere enig er lederne med person B. Total = 43 Ældre 47 Sundhed og Psykiatri Daginstitutioner Skoler Børn og Skole, andet Social og Arbejdsmarked Kultur og Borgerservice Miljø og Teknik Gennemsnit Forslag til forenklinger af frihedsgrader og kontroller Gennem fokusgruppeinterviewene og spørgeskemaet er der fremkommet følgende forslag til at forenkle kontrollerne samt tidsforbruget i relation hertil: Mindre kontrol Kan flere papirer sendes pr. mail frem for på papir: Oprettelse af personlig mail/digital signatur Underskrift skannes ind Anvendelse af ESDH Revidering af kasse og regnskabsregulativ. Indførelse af alternative kontroller eksempelvis gennem udefrakommende stikprøver og dokumentationskrav. 3.5 Opsummering I relation til temaerne indenfor de generelle administrative opgaver og procedurer viste det sig, at lederne generelt set er meget tilfredse med måden, de udfører opgaverne, føler sig generelt klædt godt på samt oplever, at de har frihed til at kunne styre aftaleenhederne, som de ønsker. Der er dog mindre tilfredshed med tidsforbruget på de administrative arbejdsopgaver, samt at opgaverne nogle gange føles unødvendige, herunder især indberetningsopgaver. I forhold til om samarbejdet er præget af respekt og 28