Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland Dato 10. september 2010 Best Practice Case: Jobcenter Næstved er tæt på fuld rettidighed i indsatsen overfor kontantog starthjælpsmodtagere 1. Emne At sikre fuld rettidighed i indsatsen overfor kontant- og starthjælpsmodtagere. 2. Resultater Jobcenter Næstved har fra april 2009 april 2010 haft fuld rettidighed 1 for afholdelse af jobsamtaler for kontant- og starthjælpsmodtagere. Rettidigheden for afholdelse af jobsamtaler lå i april 2010 på 92 procent. Jobcenteret har siden september 2009 haft næsten fuld rettidighed for afgivelse af aktiveringsforløb for kontant- og starthjælpsmodtagere. Rettidigheden for afgivelse af aktiveringstilbud lå i april 2010 på 82 procent og 76 procent for henholdsvis første og gentagne aktiveringstilbud for arbejdsmarkedsparate kontant- og starthjælpsmodtagere, og 74 procent og 82 procent for henholdsvis første og gentagne aktiveringstilbud for ikkearbejdsmarkedsparate kontant- og starthjælpsmodtagere. Jobcenter Næstved har i perioden september 2009 april 2010 manglet mellem 1 og 6 rettidige tilbud for at opnå fuld rettidighed for afgivelse af både første og gentagne aktiveringstilbud til kontant- og starthjælpsmodtagere. Aktiveringsgraden for kontant- og starthjælpsmodtagere i Næstved Kommune har i de første 5 måneder af 2010 været 35,7 procent, mens den samlet for Østdanmark har været 27,3 procent. I Næstved Kommune påbegynder 51,1 procent (januar marts 2010) af kontant- og starthjælpsmodtagerne første aktiveringstilbud inden for den første måned efter tilmelding. Samlet for Østdanmark er det 40,1 procent af de ledige på kontant- og starthjælp. Der var ultimo maj 1.747 modtagere af kontant- og starthjælp samt introduktionsydelse i Næstved Kommune. For at overholde rettidigheden for jobsamtaler indebærer det ca. 600 samtaler om måneden. I første kvartal 2010 blev der afholdt i alt 2.247 jobsamtaler i jobcenteret. Ovenstående resultater var baggrunden for udarbejdelse af nærværende case. Det kan tilføjes, at Jobcenter Næstved i den seneste måling af rettidighed har fuld rettidighed for 1 Minimumsrettighederne for kontant- og starthjælpsmodtagere anses for opfyldt når jobsamtaler har en rettighed på 90 pct. og første og gentagne tilbud har en rettidighed på 80 pct. for arbejdsmarkedsparate og 75 pct. for ikke-arbejdsmarkedsparate. 1/8
afgivelse af første tilbud til de arbejdsmarkedsparate kontant- og starthjælpsmodtagere og for afgivelse af gentagne tilbud til alle kontant- og starthjælpsmodtagere. For afholdelse af jobsamtaler har jobcenteret en rettidighed på 79 procent, mens jobcenteret for afgivelse af første tilbud til de ikke-arbejdsmarkedsparate kontant- og starthjælpsmodtagere har en rettidighed på 41 procent. 3. Strategi Beskæftigelsesudvalget i Næstved Kommune har et stærkt fokus på beskæftigelsesområdet. Udvalget har bl.a. bevilget midler til ansættelse af en rettidighedskonsulent i jobcenteret. Beskæftigelsesudvalget får hver måned fremlagt de nyeste rettidighedsmålinger for Næstved Kommune, ligesom rettidighed altid er på dagordenen ved møder i LBR. Jobcenter Næstved tror på, at hyppig kontakt og målrettet aktivering virker, så borgerne hurtigere kommer tilbage i job eller nærmere arbejdsmarkedet. Det betyder, at de vigtigste fokusområder i indsatsen er opnåelse af fuld rettidighed, høj aktiveringsgrad og lav forløbsvarighed. Målene for 2010 er fuld rettidighed, en aktiveringsgrad på 43 pct. og en nedbringelse af forløbsvarigheden på forsørgelse. Jobcenteret arbejder sideløbende på at forbedre kvaliteten i forløbene. I forhold til rettidighedsopgørelserne kan det formentlig medføre færre jobsamtaler og aktiveringsforløb. Jobcenteret arbejder målrettet med etablering af virksomhedscentre. Der er indtil videre oprettet 5-7 virksomhedscentre (alt efter definition) herunder flere med støtte fra LBR. Der er oprettet et virksomhedscenter i kommunen, som primært anvendes til de tungeste målgrupper. Tanken er en trappemodel, hvor de offentlige praktikpladser anvendes til de tungeste målgrupper, indtil de bliver i stand til at deltage i et forløb hos en privat arbejdsgiver. 4. Organisering af indsatsen Jobcenteret er opdelt i tre enheder, hvor indsatsen for kontant- og starthjælpsmodtagere varetages af enheden Job og Kompetence. Job og Kompetence hører under jobcenterchefen, og den daglige ledelse varetages af en kontorchef. Job og Kompetence er opdelt i seks mindre teams. Heraf varetager fire teams indsatsen for henholdsvis de under og over 30-årige modtagere af dagpenge, kontant- og starthjælp opdelt på match 1 og match 2-3. Derudover er der i jobcenteret et integrationsteam og et virksomhedskonsulentteam. I hvert team er der udpeget en koordinator, som står for den overordnede kontakt til ledelsen. Der er ansat en rettidighedskonsulent, som udarbejder lister til brug for indkaldelser samt ledelsesinformation vedr. rettidighed på team- og sagsbehandlerniveau. Listerne til brug for indkaldelser udarbejdes 1½ måned frem, således det bliver muligt at udjævne eventuelle udsving i antallet af jobsamtaler over en periode. Rettidighedskonsulenten indkalder borgere til jobsamtaler for de sagsbehandlere, som enten ikke kan eller selv vil. Der er dog efterhånden udviklet lige så mange forskellige ordninger, som der er sagsbehandlere i jobcenteret. 2/8
Det administrative arbejde i forbindelse med sanktionering ved aktivering er centraliseret på en enkelt medarbejder i jobcenteret, mens ansvaret for sanktionering ved udeblivelser fra jobsamtaler ligger hos den enkelte sagsbehandler. Jobcenteret skiftede i marts/april IT-system fra KMD Opera til Workbase. 5. Metoder/indhold Der blev i slutningen af 2007 sat skarpt fokus på rettidighed, og kontorchefen valgte at konvertere en sagsbehandlerstilling til en planlæggerstilling. Medarbejderens primære opgave var at indkalde borgere til jobsamtaler for alle sagsbehandlere ordningen er siden blevet frivillig. For de medarbejdere som ikke selv kan overholde rettidigheden for jobsamtaler, bliver der fortsat indkaldt centralt. Rettidighed tages løbende op på de ugentlige personalemøder, ligesom det er på dagsordenen på de ugentlige teammøder. Derudover hænger ledelsen hver måned de nye rettidighedsmålinger op på gangen, således at de er tilgængelige for alle sagsbehandlere. Ledelsen oplever, at det er nødvendigt med et kontinuerligt fokus på rettidigheden. Medarbejderne styrer selv rettidigheden for afgivelse af aktiveringstilbud. Emnet indgår i de årlige MUS, hvor medarbejderne bliver spurgt konkret om, hvorledes de styrer rettidigheden for afgivelse af aktiveringstilbud. På den måde spreder ledelsen engagement, skaber sig overblik og får mulighed for at sprede gode ideer. Her er det erfaringen, at nogle medarbejdere anvender 100 pct. aktivering for at undgå at arbejde med falddatoer. Andre medarbejdere anvender manuelle adviser for falddatoer i Opera/Workbase. Der er været afholdt flere sceancer, hvor medarbejderne er blevet oplært i systematikken bag rettidighedsmålingerne. Det har givet en langt større forståelser for principperne bag rettidighedsberegningerne. Der er udpeget makkerpar i samtlige teams. Makkerparrene hjælper hinanden i spidsbelastningsperioder, ferier og lign. Ved akut sygdom bliver det fra gang til gang aftalt, hvem der i stedet tager de planlagte samtaler. Det er yderst sjældent, at samtaler bliver aflyst. Jobcenteret anvender i stedet ventetider og kortere samtaler, hvis der ikke er sagsbehandlere, som har tid i kalenderen. Ved længerevarende sygdom fordeles sagerne af ledelsen. Indkaldelser skal være 14 dage foran i forhold til falddatoen. Det er formuleret som en skriftlig arbejdsinstruks. Til de medarbejdere, der har svært ved at efterleve denne arbejdsinstruks, udleverer jobcenterets rettidighedskonsulent lister med informationer om, hvilke ledige der skal have en samtale i løbet af de næste 14 dage. Ved ferier er det hensigten, at den enkelte medarbejder planlægger sig ud af det ved at være ca. 14 dage forud i sit arbejde. Det kan evt. arrangeres i samarbejde med den centrale indkaldelsesfunktion eller den pågældendes makker. Den centrale indkaldefunktion sørger for at indkalde borgere til umiddelbart efter ferier. Jobcenteret følger tæt udviklingen i brugen af tilbudsviften, således at der hele tiden er et tilstrækkeligt antal ledige pladser. 3/8
Jobcenteret råder selv over en række aktiveringsforløb, hvor der løbende er aktiveret omkring 250-300 kontant- og starthjælpsmodtagere. Derudover er de enkelte teams med til årligt at udvælge to tilbud hos eksterne aktører, hvor der udarbejdes en aftale om en række faste pladser. Det er medarbejdere i de enkelte teams, som varetager tovholderfunktionen for tilbuddene hos de eksterne aktører, og som kender tilbuddenes indhold til bunds. Er der et ønske om at benytte helt andre tilbud, skal ledelsen søges skriftligt herom. Ledelsen har gennemgået samtlige papirsgange ved visitering til aktiveringstilbud og har efterhånden skåret det ned til et minimum. Det gør det lettere for sagsbehandlerne hurtigt at visitere til et tilbud. Medarbejderne har selv kompetencen til at fritage borgerne for hhv. aktivering og kontaktforløb. Erfaringen er dog, at medarbejderne bruger hinanden ved tvivlsspørgsmål, ligesom det månedlige ledelsestilsyn har fokus på brug af fritagelser. Jobcenteret har fået tildelt 250.000 kr. til undervisning i blandt andet rådighed, sanktionering og fritagelser. Undervisningen blev afholdt af eksterne konsulenter i mindre grupper (op til 14 sagsbehandlere pr. konsulent). Ledelsen bruger den anerkendende tilgang og medarbejderne involveres i udarbejdelse af målsætninger og tiltag i forbindelse med økonomiske besparelser. 6. Fremadrettede planer I forbindelse med overgangen fra Opera til Workbase har jobcenteret haft nogle problemer med statistikmodulet. Det er besluttet, at medarbejderne skal på kursus i anvendelsen heraf. Ledelsen vil gerne fremadrettet synliggøre rettidighed for afgivelse af aktiveringstilbud på team- og medarbejderniveau. Rettidighedskonsulenten er p.t. i gang med at udarbejde lister på baggrund af data fra Workbase. Jobcenteret vil i august starte et projekt med henblik på at belyse, hvordan jobcenteret udnytter selve samtalen til at få de ledige i arbejde hurtigst muligt. Fokus vil blandt andet være på gruppesamtaler og på den gruppedynamik, der kan opstå i forbindelse hermed. Jobcenteret afholder pt. fælles informationsmøder med efterfølgende individuelle samtaler for de under 30-årige. Jobcenteret vil fremover også anvende denne samtaleform for de over 30-årige. Jobcenteret vil efter sommer starte et projekt, der skal belyse kvaliteten og anvendelsen af aktiveringstilbud. Jobcenteret vil konkret gennemgå de tilbud, som borgere med mindst 2 års ledighedsanciennitet har deltaget i. Hensigten er at finde ud af, hvorfor nogle ledige bliver hængende i systemet, mens andre kommer videre og ophører med at være ledige. Det skal indgå i jobcenterets indsatsplan for 2011 i form af initiativer og tiltag til forbedring af aktiveringsindsatsen. Jobcenteret har planer om at iværksætte et projekt med ydelseskontoret, som indebærer hurtigere udmøntning af sanktioner. Det er planen, at der efter sommerferien skal ske 4/8
daglige registreringer af udeblivelser og deraf hurtigere sanktioner til borgerne. Jobcenteret forventer, at det har en opdragende effekt. Jobcenteret har en forventning om, at anvendelsen af sms er kan lette kontakten til forskellige ledighedsgrupper især de unge. Det ønsker jobcenteret at få prøvet af. Der ligger en juridisk udfordring i konceptet, men det er noget jobcenteret vil arbejde videre med efter sommer. Jobcenterets aktiveringsgrad er i 2010 på 43 procent. For at få økonomien til at hænge sammen skal aktiveringsgraden i 2011 øges til 50 procent, hvor de 7 yderligere procentpoint udelukkende skal omfatte virksomhedsrettede tilbud. Jobcenteret vil fremover forsøge at få oprettet flere virksomhedsrettede tilbud, herunder satellitbaserede virksomhedscentre. Det kan eksempelvis bestå af et virksomhedscenter i et vikarbureau, hvor de ledige kan komme i forløb i en række forskellige virksomheder, evt. blot i kortere perioder af gangen. Som et led i incitamentstrukturen er det planen, at det fremover vil udløse en form for bonus, når målene for rettidighed, aktiveringsgrad og forløbsvarighed opnås. Jobcenteret skal deltage i projektet På rette vej i job. 7. Styring og opfølgning Jobcenter Næstved har intern aftalestyring, og der indgås årlige kontrakter mellem jobcenteret og de enkelte teams. Der laves aftaler vedrørende rettidighed, aktiveringsgrad og forløbsvarighed. Medarbejderne skal hver fredag aflevere en opgørelse over ikke-rettidige samtaler og aktiveringsforløb for den forgangne uge. Herudover skal der være angivet en begrundelse for de ikke-rettidige hændelser. Ledelsen trækker til sammenligning hver mandag en liste over ikke-rettidige samtaler i Opera/Workbase. Der kan ikke trækkes lister over ikke-rettidige aktiveringsforløb i Opera/Workbase, men ledelsen trækker til gengæld en oversigt over aktiveringsgrad på sagsbehandlerniveau. Proceduren omkring aflevering af skemaer er blevet organiseret, så man sikrer sig, at alle skemaer bliver afleveret og behandlet. Ledelsen foretog i en periode daglige tilsyn med ikke-rettidige jobsamtaler. Formålet var at sikre, at al indberetning foregik dagligt, og der ikke blev samlet til bunker. De fleste medarbejdere klarer det hele omkring planlægning, indkaldelse og afholdelse af samtaler selv. I nogle få tilfælde har det været nødvendigt fra ledelsens side, at organisere medarbejderens kalender. Hvis ikke det ønskede mål nås, tages der en snak med den pågældende medarbejder. I første omgang er det rettidighedskonsulenten, der tager snakken. Hjælper det ikke, tager kontorchefen over. 5/8
En gang om måneden er der ledelsestilsyn, hvor 20 sager vælges ud. En økonomimedarbejder trækker cpr. numrene, mens den faglige chef udfører selve ledelsestilsynet. Her indgår rettidighed som et væsentligt fokusområde. Der bliver hver måned lavet en liste over ikke-rettidige hændelser med angivelse af dage og beløb. På baggrund heraf foretager ydelseskontoret månedligt en omkontering af beløbene, således at kommunen ikke hjemtager uretmæssig statsrefusion. 8. Ressourcer Jobcenteret har 65 faste medarbejdere incl. ledere. Sagsbehandlerne har individuelle sagsstammer. Hver sagsbehandler har op til 130 sager alt efter målgruppe og øvrige opgaver mv. Sagerne er fordelt efter cpr. numre, og der flyttes som udgangspunkt ikke sager mellem medarbejdere. Sker der en skævvridning, så den enkelte får for mange sager, foretager medarbejderne selv en omfordeling. Grundet kommunens fokus på rettidighed, har Beskæftigelsesudvalget valgt at bevilge midler til at ansætte en rettidighedskonsulent. Der er tale om en udvidelse af jobcenterets planlæggerstilling, som oprindelig har haft indkaldelser som hovedområde. Rettidighedskonsulentens opgaver tager mere og mere over og planlæggerstillingen forsvinder langsomt (der er ikke brug for den længere). Nye medarbejdere introduceres til arbejdspladsen via faglige mapper og sidemandsoplæring. De faglige mapper er udarbejdet for hvert team med angivelse af lovgivning, arbejdsopgaver, snitflader, profiler for medarbejderne osv. Det bliver fra starten understreget, at rettidigheden og borgerens retskrav i forhold til rettidigheden har højeste prioritet, og at fuld rettidighed giver plads og rum til, at man efterfølgende kan fokusere på det gode sagsarbejde. Der gives løn for at lære en ny kollega op. Det ligger derfor også i opgaven, at ledelsen skal underrettes om forløbet. 9. Rammebetingelser 2 Næstved Kommune havde i maj 2010 en ledighed på 4,1 procent, svarende til 1.329 (fuldtids) forsikrede ledige og 316 arbejdsmarkedsparate kontanthjælpsmodtagere. Den samlede ledighed for Østdanmark var i maj 4,0 procent. Antallet af fuldtidspersoner på kontant- og starthjælp (inklusive aktiverede) udgør i Næstved Kommune 3,2 procent af befolkningen mellem 16 og 66 år (maj 2010). I Østdanmark udgør gruppen 3,6 procent af befolkningen. I maj i år var 1.707 (omregnet til fuldtidspersoner) på kontant- eller starthjælp i Næstved Kommune. Det var 14,6 procent flere end i maj 2009. Samlet for Østdanmark er antallet af kontant- og starthjælpsmodtagere steget med 10,7 procent fra maj 2009 til maj 2010. Den gennemsnitlige varighed på kontanthjælp er 4,1 uge for såvel Næstved Kommune som for Østdanmark. 2 Kilder: www.jobindsats.dk og www.e-report.dk/profilmodel 6/8
Andelen af jobklare kontant- og starthjælpsmodtagere (match 1) er forholdsvis stor, mens andelen af indsatsklare kontant- og starthjælpsmodtagere (match 2) er lav i Næstved Kommune sammenlignet med gennemsnittet for Østdanmark. 49,3 procent er i matchgruppe 1 i Næstved (mod 41,2 procent i Østdanmark), 35,8 procent er i matchgruppe 2 (mod 45,3 procent i Østdanmark) og 14,4 procent i matchgruppe 3 (mod 13,0 procent i Østdanmark). Andelen af unge (under 30 år) på kontanthjælp er høj i Næstved Kommune sammenlignet med Østdanmark. I Næstved Kommune udgør andelen 41 procent, hvor gennemsnittet for Østdanmark er 34 procent. 50,5 procent af kontant- og starthjælpsmodtagerne i Næstved Kommune har været på ydelsen i mere end 40 uger. Den tilsvarende andel for hele Østdanmark er 49,5 procent. 7,8 procent af befolkningen mellem 16 og 66 år i Næstved Kommune er på førtidspension. Det tilsvarende tal for Østdanmark er 5,9 procent. 14,8 procent af en årgang i Næstved Kommune har ingen uddannelse ud over Folkeskolen, mens 74,4 procent får en faglært eller videregående uddannelse. For Region Sjælland er andelen med Folkeskolen som højeste uddannelse 17,2 procent, mens 73,7 procent får en faglært eller videregående uddannelse. 10. Samlet vurdering Det er Jobcenter Næstveds vurdering, at følgende faktorer er vigtige i forhold til at nå fuld rettidighed i indsatsen for kontanthjælpsmodtagere: Fokus på rettighed og aktiveringsprocent både hos ledelse og hos medarbejdere samt på, at borgeren skal have indfriet sine retskrav. Synlig ledelse og vedvarende fokus. Der skal også være fokus, når det går godt, ellers skrider rettidigheden. Klare udmeldinger til medarbejderne om, hvad der forventes. Tæt opfølgning fra ledelsen/rettidighedskonsulenten. Rettidigheden måles på jobcenterniveau, teamniveau og medarbejderniveau. Hjælp til de medarbejdere som ikke selv er i stand til at indkalde borgerne til tiden i form af ugentlige lister. Ugentlige opgørelser over manglende rettidighed både opgørelser udarbejdet af medarbejderen samt lister trukket af ledelsen. Medarbejderen skal redegøre for årsagerne til den manglende rettidighed. Ledelsen trækker lister for samtalerne, men kan for aktiveringen kun se, hvor mange ledige den enkelte medarbejder har sendt i aktivering. 7/8
Let for sagsbehandlerne at visitere til et aktiveringstilbud. Papirsgangene er minimeret, og der er altid et tilstrækkeligt antal ledige pladser. 11. Kontaktoplysninger Pia Andersen Kontorchef Flemming Larsen Fagchef Karina Hvidsted Rettidighedskonsulent 8/8