trâdte ikraft den 12. april 1957, saerlig artikel 6, 9, 12,

Transkript

1 De Europaeske Faellesskaber REVISIONSRETTEN Europâsche Gemenschaften RECHNUNGSHOF Evponal'tcéç Kovôttjtcç EAErKTIKO IYNEAPIO Comundades Europeas TRIBUNAL DE CUENTAS \h*at'0a European Communtës COURT OF AUDITORS Communautés Européennes COUR DES COMPTES Comuntà Europee CORTE DEI CONTI Europese Gemeenschappen REKENKAMER Comundades Europeas TRIBUNAL DE CONTAS UDTALELSE NR. 7/88 m fra Revsonsretten for De Europaeske F&llesskaber om forslag tl f nansforordnng for Europaskolerne REVISIONSRETTEN FOR DE EUROEoISKE F_2LLESSKABER HAR - under henvsnng tl Vedtaegten for Europaskolen af 1957, som trâdte kraft den 12. aprl 1957, saerlg artkel 6, 9, 12, 13, 21, 22, 25 og 26, # under henvsnng tl Protokol af 1962 om Oprettelse af Europaskoler, som er udarbejdet under henvsnng tl Vedtaegten for Europaskolen, og som trâdte kraft den 13. aprl 1962, saerlg artkel 3, 4, 5, 6 og 7, under henvsnng tl Tllaegsprotokollen af 15. december 1975 tl Protokollen om Oprettelse af Europaskoler, saerlg artkel 3 og 4, under henvsnng tl artkel 12, stk. 4, ltra c), y fnansforordnngen af 21. december 1977, under henvsnng tl anmodnng en fra repraesentanten for Det 0verste Râd, dateret den 17. jun 1988, om en udtalelse fra Revsonsretten om forslaget tl f nansforordnng for Europaskolerne, fremsat af Det 0verste Râd, og 12, RUE ALCIDE DE GASPERI L-161S LUXEMBOURG TELEPHONE ADRESSE TELEGRAPHIQUE: EURAUDn LUXEMBOURG TELEFAX TELEX 3512 EURAUD LU

2 - 2 - ud fra f/61gende betragtnnger : B&llesskabets tlskud udg/5r reelt mère end 2/3 af skolernes f nanserng; det er fjolgelg njodvendgt at fastlgge forvaltnngsregler, som harmonerer med de forvaltnngsregler, der gaelder for Faellesskaberne, uden at skolernes autonom dermed anfaegtes; under hensyntagen tl skolernes antal og deres geografske sprednng b/ôr deres /ôkonomske og admnstratve forvaltnng /ft ratonalseres ; endvdere bjz5r udformnngen af budget- og regnskabsdokumenter gjtfres ensartet med henblk pâ at lette Rettens revson af skolernes regnskaber henhold tl artkel 22 fnansforordnngen af 13. aprl 1962; prncppet med étârge budget ter bjzjr styrkes det forelggende forslag tl forordnng, og der b/5r kun ske undtagelse herfra behjrfrgt begrundede, saerlge tlfaelde; lgeledes bjor der skres en réel adskllelse af bef/6jelserne mellem pâ den ene sde budgetmyndgheden, den retsfastsaettende og dechargegvende myndghed og pâ den anden sde den nstans, der er ansvarlg for den daglge ledelse af skolerne; skolerne kan kke undlade at tage hensyn tl den retlge og poltske udvklng nden for Fffllesskaberne, og de b/sr, hvor det er n^dvendgt, s^rge for, at deres tdsplan for forelaeggelse og vedtagelse af budgettet samt regnskabsaflaeggelse tlpasses den tdsplan, der er gaeldende for Eaellesskaberne henhold tl fnansforordnngen; en sâdan harmonserng af de to lovgvnnger b/6r foruden denne revson af skolernes f nansforordnng ogsâ omfatte fastlaeggelse af nye gennemfjdrelsesbestemmelser, der er sa

3 - 3 - enkle som mulgt; dsse bestemmelser skal vedr/6re kontrollen med de budgetmassge, fnanselle og regnskabsmassge transaktoner, den centrale admnstratve ledelse af ale skolerne og udstedelsen af fuldmagter, sâledes at denne ensartethed pâ det fnanselle omrâde kan g^re skolernes centrale admnstraton mère effektv; skolernes udgftsnveau er steget staerkt, ford der pâ skolerne gâr et stort antal élever, hvs foraeldre arbejder organsatoner, der kke hjtfrer under Fallesskabet;.det er der for n/rdvendgt at ajourf/rre de fnanselle aftaler, som skolerne har ndgâet med dsse organsatoner, sâledes.at der skabes en lgelg fordelng af byrderne -. VEDTAGET F0LGENDE UDTALELSE: F0RSTE DEL: GENERELLE BEM_SRKNINGER # 1. Retten konstaterer med tlfredshed, at Europaskolerne gennem dette forslag tl fnansforordnng vser, at de er ndstllet pâ at andre og tlpasse deres fnansforordnng, sâledes at den f/z51ger bestemmelseme fnansforordnngen af 21. december 1977 vedrjzrende Faellesskabernes almndelge budget. Dette skyldes kke blot, at skolerne fjrfler sg som en del af Fallesskabet; det skyldes ogsâ, at det er rtjodvendgt at afhjelpe de mangler, Revsonsretten har pâpeget ved gentagne lejlgheder. 2. Retten har gennemgâet forslaget tl fnansforordnng med henblk pâ at styrke sammenhangen mellem den foreslâede lovgvnng og de tlsvarende bestemmelser, der galder for forvaltnngen af Fallesskabets fnanselle mdler; de detaljerede bemarknnger tl artklerne forslaget er derfor samlet anden del af denne udtalelse.

4 m ANDEN DEL: DETAIJEREDE BEMSRKNINGER Forslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag Konmentarer Artkel 1 og 2 uaendret Artkel 3 I forbndelse med fremlaeggelsen for Det 0verste Râd af ethvert forslag, der vl kunne fâ budgetrlssg vrknng og/eller konsekvens for antallet af ansatte, udarbejder skolerne og repraesentanten for Dst 0verste Râds kontor en f nanser ngsoversgt. I artkel 3 ndsaettes tl sdst:..."; dette vl ajore det mulgt at saette tal pâ afgjorelsernes budgetmassge konsekvenser og regelrraessgt at evaluere skolernes aktvteter ud fra prncppet om forsvarlg ^koncmsk forvaltnng." Artkel 4, stk. 2: Skolen kan modtage ethvert gavetlsagn og ethvert tlskud. Ethvert gavetlsagn, der vl kunne medf#re nogen form for forplgtelse, kan kun accepteres med Det 0verste Râds godkendelse. Artkel 4, stk. 2, affattes sâledes: "Skolen kan modtage ethvert gavetlsagn og ethvert tlskud. Ethvert gavetlsagn, der vl kunne medf#re nogen form for forplgtelse, kan kun accepteres med Det 0verste Râds forudgàende godkendelse."

5 m m Eorslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag Artkel 5 uaendret Artkel 6 uandret Artkel 7 Artkel 7, stk. 1: Anvendelsen af bevllngerne tl olgende régler: sker henhold Artkel 7, stk. 1, affattes sâledes: "Anvendelsen af bevllngerne sker henhold tl folgende régler: - prncppet med étârge bevllnger udelukker pr. défnton enhver frenf#rsel. Der kan dspenseres Bevllnger vedr/z5rende vederlag og gcdtgjz5relser tl personalet kan kke fremfjzsres bortset fra de de vedlagte gennerf#relsesbestemmelser navnte undtagelsestlfelde. a) bevllnger vedr/5rende vederlag og godtgorelser tl personalet kan kun fremfjores undtagelsesvs, og kun sâfremt der efter den 15. december er ndgâet behorgt konstateret og begrundet forplgtelse herfor." herfor forbndelse med forplgtelser, der ndgâs efter den 15. december for at nyzsdegâ usadvanlge forhold, nâr det kke er mulgt over budgettet for det #lgende regnskabsâr at daekke de behov, der svarer tl dsse forplgtelser. En sâdan franf#rsel Ul skal godkendes af den bemyndgede person eller af den pâgaldende skoles admnstratonsrâd.

6 Forslag tl fnansforordnng for skolerne m Rettens aendrngsforslag < > Artkel 7, stk. 2: Bevllnger tl betalnger, der er forfaldne den 31. december henhold tl forplgtelser ndgâet mellem den 1. januar og den 31. december, fr émgrés automatsk, dog kun tl det fjolgende regnskabsâr. Artkel 7, stk. 2, affattes sâledes: "Bevllnger tl betalnger, der er forfaldne den 31. december henhold tl forplgtelser ndgâet mellem den 1. januar og den 31. december, kan efter beslutnng. truffet senest den 15. februar f rener es, dog kun tl det folgende regnskabsâr, tl daknng af tdlgere forplgtelser, nâr det over bevllngerne pâ de pâaaldende poster budgettet for det ffflgende regnskabsâr kke er mulgt at dakke behovene." - Jf. artkel 7, stk. 1. cr» I

7 Forslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag Artkel 8 uaendret Artkel 9, 10, og 11 uandret

8 Forslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag m Artkel 12, stk. 1: Repraesentanten for Det 0verste Râd sammenfatter de foregâende artkel antalte overslag et forel/5bgt budgetforslag, som han forelagger for Dat 0verste Râd senest den 15. marts hvert âr. Artkel 12, stk. 1, affattes sâledes: "Repraesentanten for Dat 0verste Râd sammenfatter ffflge en ensartet kontoplan de artkel 11, stk. 3, cmtal te overslag et forel/obgt forslag tl skolernes almndelge budget, som han frenlaegger for Det 0verste Râd senest den 15. marts hvert âr." - De enkelte skolers budgetter og budgettet for Det 0verste Râds kontor skal sammenfattes et doktment. Samnenfatnngen fcjz5r kke vaere en beskrvelse af hver enkelt skoles behov opgjort tal, men en syntese af skolernes samlede behov. Det ïqesr af dokunentets ttel fremgâ, at det drejer sg om et dokment, der er faelles og gênerelt for ale skolerne. 00

9 Forslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag '' # Artkel 13 uaendret Artkel 14 Artkel 14, stk. 3: Sâfremt det endelge tlskud fra Faellesskaberne og Den Europ2ske Patentorgansaton tlsanmen er mndre end det bel/6b, der er opf/zjrt det af Det 0verste Râd opstllede budget, traeffer Det 0verste Râd pâ ntatv af sn repraesentant de forrtfdne forholdsregler og vedtager budgettet endelgt. Artkel 14, stk. 3, affattes sâledes: "Sâfremt det endelge tlskud fra Rellesskaberne og Dan Europeske Patentorgansaton tlsarrmen er mndre end det beljob, der er opf/zjrt det af Det 0verste Râd opstllede budget, vedtager Det 0verste Râd et andrngsbudget for at tage hojde for den sâledes opstâede stuaton." (Resten af omstâende stykke udgâr). - Kun fremgangsmâden med et andrngsbudget skrer, at der forelgger tlstrakkelg begrundelse. I V

10 Forslag tl fnansforordnng for skolerne # m Rettens aendrngsforslag Artkel 14, stk. 4: I tlfaelde af at faellesskabernes tlskud som opf#rt Bellesskabernes almndelge budget skulle vse sg at overstge det beljéb, som er opf/z5rt det henhold tl bestormelserne artkel 13 opstllede budget, kan Dat 0verste Râd beslutte at forhjdje udgf terne tl skolernes drft, dog hjrjst et omfang, der svarer tl det ekstra bel/5b, der sâledes er stllet tl râdghed; sâfremt Dat 0verste Râd kke er stand tl at traeffe en sâdan beslutnng, betragtes det henhold tl bestemmelserne artkel 13 opstllede budget for endelgt vedtaget. Artkel 14, stk. 4, affattes sâledes: "I tlfalde af at Eaellesskabernes tlskud som opf#rt Eaellesskabernes almndelge budget skulle vse sg at overstge det beljz5b, som er opfjtfrt det henhold tl bestenroelserne artkel 13 opstllede budget, kan Dat 0verste Râd beslutte at forrjdje skolernes udgfter, dog hjdjst et omfang, der svarer tl det ekstra beljob, der er stllet tl râdghed og kun tl behorgt begrundede forma; Det 0verste Râds beslutnng tager form af et tllagsbudget. Sâfremt Det ffverste Râd kke er stand tl at traffe beslutnng om forhojelse af udgf terne, betragtes det henhold tl bestemmelserne artkel 13 udarbejdede budget som endelgt vedtaget." - Jf. artkel 13 og artkel 14, stk. 3. o

11 m Ebrslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag # Artkel 14, stk. 5 uaendret Artkel 15, stk. 1: Sâfremt der opstâr uundgâelge, usadvanlge eller uforudsete cmstandgheder, kan reprasentanten for Dat 0verste Râd forelagge forslag tl tllagsbudget. I artkel 15, stk. 1, andres ordet "tllagsbudget" tl "tllags- eller andrngsbudget". - I overenssterrmelse med prncpperne om forsvarlg forvaltnng skal Dat af en 0verste Râd tlfalde uundgâelg eller uforudset anstandghed kunne fnde en IjzSsnng pâ stuatonen ved hjelp af et andrngsbudget. Artkel 16, 17 og 18 uaendret

12 Forslag tl fnansforordnng for skolerne m Rettens aendrngsforslag m Artkel 19 uaendret Artkel 19, sdste afsnt: 7y3mnstratonsrâdene, reprasentanten for Det 0verste Râd og f nansnspekt4z5ren skal underrettes om sâdanne fuldmagter. I artkel 19 ndsaettes efter " f nansnspektjzjren" : "og Revsonsretten" Artkel 20, f#rste afsnt:... anser det for rtfdvendgt, ogsâ pâ stedet. I artkel 20, f#rste afsnt, ndsattes 5. lnje efter ordet "stedet": "Dokumentet vedr^rende udnavnelse af f nansnspektoren samt dennes kontrolrapport fremsendes tl Revsonsretten."

13 Forslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag # Artkel 20, 6. lnje: FnansnspektgzJren skal râdsporges forbndelse med ndf/tfrelsen af regnskabssystemerne. Artkel 20, 6. lnje, uaendret Artkel 20, andet afsnt Artkel 20, andet afsnt, uaendret

14 . Forslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag m Artkel 21 I hver enkelt skole foretages nkasserng af ndtagter og betalng af udgfter af en eller flere underordnede regnskabsfjz5rere, udnavnt af admnstratonsrâdet. I artkel 21 ndsttes der tl sdst efter ordet "admnstratonsrâdet" et nyt afsnt: "Der ydes en sarlg godtgorelse tl regnskabsfjoreren og de underordnede regnskabsfffrere. De tl denne godtgorelse svarende bel/sb kredteres hver mâned en sarlg konto âbnet af skolen regnskabsfftrerens navn med henblk pâ at oprette en garantfond, der skal dakke et eventuelt kasse- eller bankunderskud, son regnskabsf>6reren vlle rare ansvarlg for, hvs dsse underskud kke dakkes af f orskrngsselskabernes erstatnngsbel/sb. " Teksten er udarbejdet analog med bestemmelserne Faellesskabernes fnansforordnng vedr/rfrende godtgjrfrelsen tl regnskabsâr erne EF-nsttutonerne og organer oprettet af Fallesskaberne. I betragtnng af det store ansvar, der medf#r af artkel 21 forslaget tl fnansforordnng pâhvler skolernes regnskabsf/zsrere, er det /rfnskelgt, at dsse og de underordnede regnskabsfj?5rere y_es tlsvarende garanter. Artkel 22, stk. 4, andet afsnt: Dar udarbejdes en over sg t over de godkendte overfjz5rsler, scm fremlaegges ved m/sderne admnstratonsrâdene. I artkel 22, stk. 4, ndsaettes der sdst andet afsnt: "... og for reprasentanten for Det ffverste Râd." Beslutnngerne cm overf^rsel skal sammenfattes centrat afdelngen under reprasentanten for Det Çfverste Râd. Artkel 22, stk. 6: Ethvert forslag cm overf#rsel nden for et kaptel eller mellem kaptler skal bertfrgt begrundes og skal pâtegnes af f nansnspekt^ren, der attester er, at bevllngerne er tl stede. I artkel 22, stk. 6, andres saetnngen "og skal pâtegnes af fnansnspekt/rren" tl "og skal fond pâtegnes af fnansnspektjzjren."

15 Forslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag m Artkel 23 uaendret Artkel 24, stk. 1, ltra b), f jerde afsnt: Skolens admnstratonsrâd og reprasentanten for Det 0verste Râd kan pâ eget ansvar og ved en behjrrgt begrundet beslutnng undlade at tage hensyn tl nagtelsen. Denne beslutnng har retskraft; den meddeles fnansnspekt/z5ren tl underretnng. Acmnstratonsrâdet og reprasentanten for Det 0verste Râd underretter hvert kvartal Dat 0verste Râd om ale sâdanne beslutnnger. I artkel 24, stk. 1, ltra b), ndsaettes sdste satnng efter "Det 0verste Râd": "og Revsonsretten". Ul

16 Forslag tl fnansforordnng for skolerne # Rettens aendrngsforslag Artkel 24, stk. 1, andet afsnt: Regnskabsf#reren underretter den anvsnngsberettgede og fnansnspaktjzjren cm de ndtagter, der kke er blevet ndbetalt pâ de fastlagte tdspunktër. Ban ndleder eventuelt tlbages0gnngsproceduren. I artkel 25, stk. 1, andet afsnt, udgâr ordet "eventuelt"; stedet ndsaettes tl sdst: "efter beslutnng truffet af den kompetente anvsnngsberettgede. " - Det pâhvler skolens kompetente anvsnngsberettgede og kke regnskabsf0reren at konstatere og nkassere en fordrng. Artkel uandret Artkel 30, stk. 2: GennonfjzJrelsesbestQTmelserne tl ovennavnte artkel fastsattes gennenf^relsesbestamelserne artkel 91. Ce skal skre et ry5jagtgt rëgnskab med forplgtelser og anvsnnger. I artkel 30, stk. 2, ndsattes sdste punktum efter "Da skal": "ud fra de vrkelge behov"... Ehdrng analog med artkel 32, stk. 3, fnansforordnngen for De Europaske Bellesskaber. Artkel uandret

17 Forslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag m Artkel 49 uaendret Artkel 50, stk. 1, andet afsnt: Et frt udbud er prncpelt offentlgt og henvender sg tl de kanddater, scm den anvsnngsberettgede har besluttet at rette henvendelse tl pâ grund af deres sarlge kvalf katoner. Sâfremt mdlertd sarlge forhold taler herfor, kan den anvsnngsberettgede, nâr han har ndhentet godkendelse fra repraesentanten for Det 0verste Râd, beslutte at anvende begranset udbud. I artkel 50, stk. 1, andet afsnt ndsaettes den franske tekst efter ordet "ouvert" : "ou publc". I den danske tekst ndsaettes efter ordet "offentlgt": ". Det er begranset, nâr det henvender sg..."; sdste punktun udgâr ordet "mdlertd". uatrykket "offentlgt udbud" foruds en generel ndkaldelse af tlbud. Begranset udbud kan forekomme med en forudgâende udvalgelse af kanddaterne. Artkel 51, ltra c) : sâfremt ydelsen pâ grund af teknske ryrfdvendgheder eller faktske eller retlge forhold kun kan leveres af en bestont leverand/5r eller entreprenjrfr. I artkel 51, ltra c), ndsattes tl sdst: "efter at skolen har afprjovet ale andre mulgheder og har ndhentet godkendelse hos reprasentanten for Det 0verste Râd."

18 m Forslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag Artkel 52 uandret Artkel 53 Aftaler, der overstger ECU, skal godkendes af reprasentanten for Dat* 0verste Râd. Godkendelsen sker pâ bass af den anvendte procédure, valget af lever andjzte en og al almndelghed de betngelser, der er fastlagt for ndgâelse af tontrakten. I artkel 53 affattes andet punktum sâledes: "For ndkob af varer m.v. eller tjenesteydelser sker godkendelsen efter arbejdets afslutnng pâ bass af..." ( resten uandret). Sdst artkel 53 ndsattes: "Kontrakteme skal omfatte de samlede behov forbndelse med en vareleverance tl en eller gvet fald ale skolerne". - Dat er vgtgt at skre en objektv procédure for ndgâelse af kontrakter. oo Artkel 54 og 55 uaendret Artkel 56, sdste afsnt: Skolen lader sne egne afdelnger kontrollere, at fortegnelserne er korrekte. I artkel 56, sdste afsnt, ndsaettes efter "fortegnelserne": "svarer tl de faktske forhold, sâledes at der hvert tredje âr kan foretages en central kontrol; kop heraf sendes tl de admnstratve og fnanselle afdelnger under Det flverste Râds kontor." - De centrale afdelnger under Dat 0verste Râds kontor skal ved denne kontrol forvsse sg cm, at hver enkelt skoles ljogrfre faktsk forefndes.

19 ''' Forslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag Artkel 57, 58, 59, 60 og 61 uaendret Artkel 62, andet afsnt: Dog afvkles de artkel 40, andet og tredje afsnt, cmtalte forskud scm hovedregel senest seks uger efter gennemftfrelsen af den foranstaltnng,... I artkel 62 udgâr "scm hovedregel". Fbr at fjerne enhver tvetydghed forbndelse med fortolknngen af denne artkel. Artkel uaendret Artkel 71, stk. 3, tredje afsnt: I gvet fald f#jes der tl denne opstllng en oversgt over sald og bruttobeljdb for de artkel 23, stk. 2, omhandlede transaktoner. I artkel 71, stk. 3, tredje afsnt, udgâr "I gvet fald"; afsnttet affattes sâledes: '"Tl denne opstllng fjojes en oversgt, der sarsklt vser godtgorelser fra medlemsstaterne for afgfter (moms) ndregnet prserne pâ varer og tjenesteydelser tl Europaskolerne og tl Det 0verste Râds kontor. " a-hkel 72, 73, 74 og 75 uandret

20 Forslag tl fnansforordnng for skolerne Rettens aendrngsforslag Artkel Artkel udgâr. I stedet ndsattes Êolgende: "Ale skolernes regnskaber revderes af Revsonsretten for De Europasha Fallesskaber. Retten varetager sne opgaver henhold tl bestemmelseme traktaterne og fnansforordnngen vedr/5rende De Europaske Fallesskaber s almndelge budget. De teknske bestemmelser for gennemtyorelsen af denne revson fastlagges en aftale mellem Revsonsretten og Det 0verste Râd. - Skolernes fnansforordnng kan kke ensdgt fastlagge, hvorledes Rettens revson skal fnde sted. Dat Jqfz5r ske ved, at skolerne og Retten ndgâr en aftale, hvs ordly- endnu kke er fastlagt. to o

21 Vedtaget af Revsonsretten pâ m/sdet den 22. september Pâ m Revsonsrettens vegne Marcel Mart Formand